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Segregação por Patriarca

O E-Docs é uma aplicação única, sem instalações separadas para o Governo do Estado, prefeituras municipais ou outros entes. A segregação entre essas organizações é feita logicamente, por meio do conceito de Organização Patriarca, que funciona como uma "instância virtual", definindo fronteiras nas operações em que essa separação é necessária.

Apesar das fronteiras, em diversas operações é possível atuar entre patriarcas, o que é uma das forças do E-Docs: bases de dados independentes não permitiriam a busca abrangente nem a interação dinâmica entre entes e poderes que o sistema oferece atualmente.

A seguir, como cada parte do sistema reage à segregação por patriarcas.

Cadastros administrativos​

Plano de Classificação Documental​

  • Planos, classes, níveis e tipos são cadastrados por patriarca.
  • Todo patriarca possui ao menos um plano-meio ativo no nível do patriarca.

Modelos de Documentos​

  • Só podem ser cadastrados no patriarca do dono do modelo.
  • O público-alvo pode ser qualquer setor ou órgão do mesmo patriarca do dono. O próprio patriarca também pode ser definido como público-alvo.
  • A classe documental utilizada pertence a um plano do mesmo patriarca.
  • Nível de acesso: os fundamentos legais disponíveis são os de uso geral (que servem para todos os patriarcas), acrescidos dos que pertencem ao mesmo patriarca do dono.
  • Fundamentos legais que não pertencem a nenhum patriarca podem ser usados por qualquer usuário do sistema, inclusive cidadãos.
  • Fundamentos legais vinculados a um patriarca podem ser usados apenas por papéis do mesmo patriarca.

Sinalização de Prioridade de Processos (selo prioritário)​

  • Sinalizações são cadastradas por patriarca.
  • Um servidor com permissão de aplicar sinalização só pode selecionar sinalizações do patriarca do seu papel.

Documentos​

Captura​

  • Documentos capturados em um patriarca podem ser usados em encaminhamentos e processos de qualquer patriarca, sem restrição.
  • Quando o documento é original, a classe documental informada pertence a um plano de classificação do mesmo patriarca do papel do servidor capturador.
  • Nível de acesso: os fundamentos legais disponíveis são os de uso geral, acrescidos dos que pertencem ao patriarca do papel do servidor capturador.
  • Assinantes indicados: podem ter papel em qualquer patriarca, além de cidadãos.

Fase de Assinatura​

  • Documentos podem ser assinados por papéis de qualquer patriarca, além de cidadãos.
  • Caso quem subiu o documento perca o papel, somente outro assinante do mesmo patriarca pode assumir o documento. Justificativas:
    • Classe: o documento já tem classe documental atrelada a um patriarca, e um assinante de outro patriarca não poderia usá-la caso se tornasse o capturador.
    • Nível de acesso: o documento pode ter sido restringido por fundamento legal vinculado àquele patriarca.

Elaboração​

  • Os modelos disponíveis são apenas os do mesmo patriarca do papel do elaborador.
  • Classe documental e nível de acesso seguem as mesmas regras descritas na Captura.

Credenciamento​

  • Servidores de qualquer patriarca podem solicitar credenciamento a qualquer documento, além de cidadãos. O fluxo de aprovação/recusa permanece inalterado.

Classificação da Informação​

  • Os fundamentos legais que permitem classificar um documento (Reservado, Secreto ou Ultrassecreto) são os previstos na Lei Estadual nº 9.871/2012 (Lei de Acesso à Informação estadual). Por se aplicarem à Administração Pública Estadual, apenas papéis vinculados ao patriarca GOVES os utilizam.

Encaminhamentos​

  • Destinatários podem ser agentes de qualquer patriarca, além de cidadãos. É possível, inclusive, misturar destinos de patriarcas diferentes em um mesmo encaminhamento.
  • Ao escolher destinos de patriarca diferente do papel do remetente, as opções disponíveis são Órgão, Unidade e Grupo. A opção Servidor não é exibida, pois a comunicação entre patriarcas se dá em nível institucional.
  • Nível de acesso do registro de encaminhamento: segue a mesma lógica descrita anteriormente.

Processos​

  • Processos só tramitam dentro do mesmo patriarca. Não há movimentação de processos entre patriarcas. A restrição vale para autuação, despacho, avocamento, encerramento, reabertura, entranhamento, desentranhamento, edição e ajuste de custódia.
  • Autuação: classe documental e nível de acesso seguem as regras descritas na Captura.
  • Trâmite entre patriarcas: como não é possível despachar para outro patriarca, o envio de documentos entre entes (por exemplo, de uma prefeitura para o GOVES) ocorre por outras vias, como por exemplo:
    • Encaminhamento ao órgão de destino, que então autua um novo processo. Os servidores do ente de origem podem ser credenciados nesse novo processo para acompanhá-lo.
    • Envio de uma cópia do processo por e-mail.

Credenciamento​

  • Servidores de qualquer patriarca podem solicitar credenciamento ao processo, além de cidadãos.
  • Credenciamento direto: o custodiante pode credenciar servidores de qualquer patriarca, além de cidadãos.
  • Fluxo de aprovação/recusa/revogação: o fluxo permanece inalterado. O custodiante atual do processo tem 10 dias para se posicionar; após esse prazo, o processo fica bloqueado.
  • Auto-credenciamento: segue o comportamento padrão.

Associação de Processos​

  • Um processo pode ser incluído em associações cadastradas em qualquer patriarca, sem restrição. Não há segregação patriarcal nas associações: um setor de uma prefeitura pode associar processos do GOVES, um setor do GOVES pode associar processos de uma autarquia ou de um município, e assim por diante.
  • A liberdade existe porque a associação não é juntada nem apensação: trata-se apenas de um link de referência entre processos. Nenhum ato processual é praticado sobre o processo associado, então não há motivo para exigir que ele pertença ao mesmo patriarca do local da associação.
  • O mesmo processo pode estar simultaneamente em associações de patriarcas diferentes.