Documentos

O documento é o elemento central do E-Docs. O sistema nasceu como uma ferramenta de gestão arquivística, por isso há grande rigor com a preservação digital e com as garantias de autoria, integridade e validade legal e jurídica dos documentos armazenados.

Esta página apresenta uma visão geral dos documentos no E-Docs: as fases pelas quais passam até se tornarem válidos, suas características, valor (ORIGINAL ou CÓPIA) e formas de uso depois de capturados.

Fases de um Documento

Na prática, a criação de um documento pode passar por três fases: elaboração, assinatura e captura.

Fase de Elaboração

A elaboração é a fase em que o documento é efetivamente produzido. Essa produção pode ocorrer de várias formas:

• Em editores de texto externos, como Microsoft Word ou Google Docs.
• Em sistemas que geram arquivos PDF (por exemplo, sistemas que emitem nota fiscal ou relatórios).
• No próprio E-Docs, por meio de seu módulo interno de elaboração.

O módulo interno de elaboração oferece um editor de texto mais simples, com funcionalidades básicas como negrito, itálico e tabelas. Não tem o poder de um editor completo, mas é suficiente para a confecção de documentos do dia a dia em formato oficial. Há também modelos de documento prontos, contendo elementos como cabeçalho e logotipo do patriarca, e cada órgão pode criar modelos adicionais conforme sua necessidade.

Fase de Assinatura

A fase de assinatura ocorre quando se quer garantir a autoria de um documento, por uma ou várias pessoas, em meio eletrônico. Existem duas formas principais de assinatura:

• Assinatura eletrônica E-Docs: realizada dentro da própria ferramenta, utilizando o login e senha do usuário. Qualquer pessoa cadastrada (servidor ou cidadão) pode assinar, e não há limite de assinantes por documento.
• ICP-Brasil: o documento é assinado externamente, com certificado digital adquirido junto a empresas especializadas (geralmente em token ou cartão), e a assinatura é aplicada diretamente no arquivo PDF antes do envio ao E-Docs.

Antes da captura, o documento ainda não vale

Enquanto está em fluxo dentro do E-Docs, seja em elaboração no módulo interno, seja em coleta de assinaturas, o documento ainda não é considerado válido. Nessa condição, ele não pode ser usado em encaminhamentos ou processos, e só é visível para quem o está elaborando e para os assinantes indicados.

Fase de Captura

A captura é a fase final, e a mais importante do ponto de vista arquivístico. É o momento em que o documento passa a ter validade legal e jurídica dentro do E-Docs, e as assinaturas eletrônicas passam a valer. O documento é então considerado institucionalizado.

A seção Documentos Capturados abaixo detalha as características e funcionalidades disponíveis a partir desse ponto.

Estas fases não são as do ciclo de vida documental

Elaboração, assinatura e captura descrevem o caminho prático de criação de um documento no E-Docs. Não se confundem com as fases do ciclo de vida documental da Arquivologia, que são corrente, intermediária e permanente. Os dois modelos se encontram na captura: ao ser capturado, o documento passa a ser válido e entra na fase corrente do seu ciclo de vida. Veja Arquivologia e Gestão Documental.

Documentos Capturados

Documentos capturados são a forma final e válida de um documento no E-Docs. A partir desse ponto, podem ser usados em encaminhamentos, processos e demais funcionalidades do sistema.

Características de um Documento Capturado

Ao ser capturado, o documento adquire marcas e tratamentos que o caracterizam como institucional. Em concreto, ele:

• Recebe um registro de documento (código de protocolo único).
• Recebe um carimbo azul em cada página.
• Ganha uma folha extra com metadados, contendo informações sobre quem fez a captura, quem produziu o documento e quem foram os assinantes.
• Passa pelo tratamento do E-Docs Chain, a tecnologia exclusiva do E-Docs que garante autoria e integridade do documento do ponto de vista legal e jurídico.

Imutabilidade

Após a captura, o documento se torna imutável: o arquivo e seus metadados essenciais não podem mais ser alterados.

Formatos Suportados

O E-Docs suporta uma lista restrita de formatos de arquivo, escolhida com foco em preservação digital. A premissa é garantir que o documento continue legível por décadas, sem depender de softwares de terceiros que podem se tornar obsoletos.

• Documentos textuais: somente PDF. É um formato consolidado, aceito em todo o mundo, próprio para guarda de longo prazo e com suporte nativo a assinaturas embutidas, inclusive ICP-Brasil. Hoje, abrir um PDF é trivial: praticamente qualquer computador, celular ou navegador faz isso sem necessidade de software adicional.
• Áudio e vídeo: arquivos em diversas extensões são aceitos no upload, mas o E-Docs realiza a conversão para formatos padronizados que garantem a execução futura desses conteúdos.

Para refletir

Um arquivo .doc do Word 98 ilustra o problema da obsolescência: o formato caiu em desuso, e mesmo as versões atuais do Word podem ter dificuldade para abri-lo corretamente. Já um arquivo em formato CAD (usado em projetos de engenharia e arquitetura) ilustra outro problema, o da disponibilidade: depende de software proprietário, em geral pago e de nicho profissional específico, o que restringe quem consegue de fato acessar seu conteúdo.

A adoção do PDF e a conversão de áudio e vídeo para formatos padronizados neutralizam os dois riscos: são arquivos lidos por ferramentas comuns, gratuitas e disponíveis em praticamente qualquer ambiente, tanto hoje quanto daqui a décadas.

Modos de Captura

O E-Docs oferece diferentes funcionalidades para a captura de documentos, todas seguindo os preceitos do Decreto nº 4410-R, que estabelece o uso do meio eletrônico para a interação cidadão-Estado e para a realização do processo administrativo.

As principais formas de captura disponíveis são:

• Captura passo a passo: conduz o usuário pelas decisões necessárias (tipo de documento, valor, assinaturas, classe, nível de acesso).
• Captura em lote: permite capturar vários documentos de uma só vez, agilizando o trabalho quando há grande volume.
• Captura de áudio e vídeo: oferece opções específicas para esses formatos, contemplando a conversão para os padrões aceitos pelo sistema.
• Captura de Digitalizado com Valor de Original: modo especial e restrito, detalhado na subseção Documentos Digitalizados.
• Atalhos de captura: disponíveis durante a criação de encaminhamentos e em certos atos processuais, permitindo capturar um documento dentro do próprio fluxo da operação que se está executando.

Para detalhes sobre cada modo de captura, consulte a seção Captura.

Valor do Documento: Original ou Cópia

Todo documento capturado no E-Docs recebe um valor, que pode ser ORIGINAL ou CÓPIA. Esse valor depende da origem do arquivo (nato-digital ou digitalizado a partir de papel) e de como ele é capturado.

Alguns documentos também recebem uma classe documental no momento da captura. As condições em que a classificação é exigida estão na seção Quando a classificação é exigida no E-Docs.

Documentos Nato-Digitais

Documentos nato-digitais são aqueles criados originariamente em meio eletrônico, sem versão prévia em papel. São arquivos PDF gerados em editores de texto, sistemas, formulários eletrônicos e similares. Por terem nascido em formato digital, não precisam de uma versão impressa para ter valor.

Aqui, o valor depende de quem criou o documento:

• Criado pelo próprio usuário: um cidadão elaborando um documento de sua autoria, ou um servidor produzindo um documento no exercício do cargo (como atas, ofícios, decretos, decisões, relatórios e planos de trabalho). Nesse caso, o documento deve ser assinado eletronicamente pelo autor ou autores para garantir a autoria. Uma vez assinado na forma da legislação, é considerado ORIGINAL já em formato PDF, sem necessidade de impressão e assinatura à caneta. O E-Docs garante tecnicamente a autoria e a integridade do arquivo, e cabe a quem assinou responder pelo seu valor, caso seja requisitado. Regra prevista no art. 10 do Decreto nº 4410-R.
• Criado por terceiros: uma nota fiscal recebida por e-mail, um atestado médico emitido por outro profissional, ou similar. Quem captura não pode assinar pelo autor do documento, e o arquivo é capturado com valor de CÓPIA. Cabe a quem gerou o documento responder por seu valor, caso seja requisitado.

Documentos Digitalizados

Quando o documento existe em papel e é digitalizado (escaneado) para gerar uma versão em PDF, o valor do arquivo no E-Docs depende do modo de captura usado:

• Digitalização comum: feita pelos modos comuns de captura (passo a passo ou em lote), bastando informar que o documento é escaneado. Resulta em um documento com valor de CÓPIA.
• Captura de Digitalizado com Valor de Original: funcionalidade especial e restrita, voltada justamente aos casos em que a cópia escaneada precisa ser equiparada ao original em papel. Seguindo a técnica e os requisitos exigidos pela legislação, o PDF resultante recebe o valor de ORIGINAL.

No âmbito do Governo do Estado do Espírito Santo, a Captura de Digitalizado com Valor de Original é restrita aos membros das CAD de cada órgão estadual, instituídas no âmbito do PROGED. A técnica e os requisitos estão regulamentados pelo Decreto nº 5491-R, alterado pelo Decreto nº 6024-R. Para facilitar a consulta, há também o texto compilado do Decreto nº 5491-R, que já incorpora todas as alterações.

Diferença em relação ao papel

No mundo do papel, o simples fato de o documento existir em papel já lhe confere um valor de original. Em muitos casos, a assinatura à caneta ou a autenticação em cartório acrescentam camadas adicionais de certeza, conforme a necessidade. E uma cópia costuma ser reconhecível à primeira vista, por ficar claro que o original passou por uma fotocopiadora.

No meio digital, nada disso se aplica diretamente. Um arquivo PDF, sozinho, não carrega evidência de ser original ou cópia. Por isso o E-Docs depende de marcas formais para distinguir uma coisa da outra:

• Para os nato-digitais: a assinatura eletrônica E-Docs (via login e senha) ou a assinatura digital ICP-Brasil marcam a originalidade.
• Para os digitalizados: a funcionalidade restrita de Captura de Digitalizado com Valor de Original marca a originalidade.

Sem essas marcas, o arquivo é tratado como cópia.

Após a Captura

Esta seção descreve o comportamento dos documentos depois de capturados: como circulam pelo sistema, como são acessados e como podem ser localizados.

Vida Própria dos Documentos

Uma característica importante, herdada da arquivologia, é que os documentos têm vida própria no E-Docs. Embora o sistema ofereça processos administrativos e outras formas de tramitação, o foco principal é o documento, e não o processo.

Na prática, isso significa que:

• Um documento não pertence a um processo. Ele existe de forma independente.
• O mesmo documento pode ser usado em vários lugares: um encaminhamento, um processo, outro processo de outro órgão, e assim por diante.
• O nível de acesso está vinculado ao documento, não ao processo. Independentemente de em quantos lugares ele esteja sendo usado, as regras de quem pode ler seu conteúdo são preservadas.

Captura é pré-requisito para o processo

Quem quiser usar um documento como peça de um processo administrativo precisa, primeiro, capturar esse documento no E-Docs. Só então ele poderá ser entranhado no processo.

Acesso aos Documentos

O acesso a um documento capturado se divide em duas dimensões:

• Metadados: são sempre públicos. Qualquer pessoa pode consultar informações como o nome do documento, o registro (protocolo), quem capturou, quem assinou, o tamanho do arquivo, a duração (no caso de áudio e vídeo), se o documento é original ou cópia, entre outras informações.
• Conteúdo: é o que está dentro do PDF, áudio ou vídeo em si. Seu acesso é regido pelas regras de nível de acesso (Público, Organizacional, Sigiloso, Classificado), definidas conforme a Lei de Acesso à Informação. No âmbito estadual, aplica-se a Lei Capixaba de Acesso à Informação (Lei nº 9.871/2012), regulamentada pelo Decreto nº 3152-R.

Transparência por padrão

A filosofia é prezar pela transparência: mostra-se tudo o que pode ser mostrado nos metadados, ao mesmo tempo em que o conteúdo é protegido conforme a legislação vigente.

Para mais detalhes sobre níveis e restrições de acesso, consulte a seção Restrição de Acesso.

Credenciamento

Quando um usuário precisa ler o conteúdo de um documento ao qual não tem acesso, ele pode solicitar credenciamento sobre o próprio documento ou sobre o processo onde ele está sendo usado, abrindo um fluxo formal de solicitação e aprovação dirigido a quem já tem acesso (o credenciador), que pode aprovar ou reprovar o pedido, sempre com justificativa.

Para mais detalhes, consulte a seção Credenciamento.

Buscas e Consultas

O E-Docs oferece diversos recursos para localizar documentos:

• Busca avançada, com filtros por protocolo, assunto, período, classe documental, sinalizações e agentes envolvidos.
• Barra de busca rápida, disponível a qualquer momento, que pesquisa por palavras tanto nos metadados quanto no conteúdo dos documentos a que o usuário tem acesso.
• Dashboards de captura, que oferecem uma visão consolidada de quantos documentos foram capturados por setor, órgão ou patriarca.

A busca é abrangente o suficiente para localizar documentos por trechos do conteúdo, mesmo quando o usuário não conhece o registro.