Captura de Documentos

A captura é a ação mais importante do E-Docs. O sistema é, antes de tudo, um gerenciador de documentos arquivísticos, e é a partir dos documentos que tudo acontece: encaminhamentos, autuação e tramitação de processos, e demais operações pressupõem documentos já capturados. Capturar é o ato que incorpora um documento ao sistema e o torna institucional, com validade legal e jurídica.

Esta página é a referência detalhada sobre a captura no E-Docs. Para o panorama dos documentos (fases, valor, características de um documento capturado e o que ocorre depois), consulte a Visão Geral de Documentos. Aqui o foco está em como capturar, nas decisões que o usuário toma durante a captura e nas regras legais que sustentam cada uma delas.

Toda a lógica de captura é regida pelo Decreto nº 4410-R, de 18 de abril de 2019, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a interação do cidadão com o Estado e para a realização do processo administrativo no Poder Executivo Estadual. É desse decreto que vêm as definições de documento nato-digital e digitalizado, de assinatura eletrônica e as regras de valor (original ou cópia) que estruturam a captura.

O conteúdo desta página se organiza em dois planos complementares: os modos de captura, que são as regras que definem o documento resultante, e as funcionalidades de captura, que são as telas, operações e integrações por onde a captura pode ser realizada. As regras que valem para todos os modos, como classificação, nível de acesso e tamanho dos arquivos, ficam reunidas em Regras comuns a todos os modos.

Muito mais que um upload

Embora, na prática, comece por um envio de arquivo, a captura não se resume a um upload. "Captura" é um termo da Arquivologia: incorporar um documento a um sistema de gestão arquivística envolve questões de guarda, de leitura no longo prazo, de classificação documental, de nível de acesso e sigilo, tudo pensado em segurança e preservação, para que o documento possa ser lido e compreendido daqui a décadas. Por isso a captura exige rigor técnico e de procedimentos, e por isso o usuário é conduzido por uma série de decisões antes de o documento ser efetivamente incorporado.

Os fundamentos arquivísticos que justificam esse rigor (ciclo de vida documental, classificação, temporalidade e preservação digital) estão reunidos em Arquivologia e Gestão Documental.

Quem pode capturar

A captura pode ser realizada tanto por cidadãos quanto por servidores. Isso consolida o E-Docs dentro do serviço público como ferramenta institucional e, ao mesmo tempo, mostra a força do sistema como porta de entrada para a prestação de serviços à população.

• O servidor escolhe, no início de qualquer captura, qual dos seus papéis (cargo ou função) usará para capturar o documento, e essa escolha acompanha todo o restante do processo. Um mesmo servidor pode ter vários papéis, em órgãos e patriarcas diferentes, e ainda dispõe do papel de cidadão. O papel escolhido determina, entre outras coisas, quais planos de classificação ficam disponíveis e quais fundamentos legais de acesso podem ser aplicados (ver Classificação documental e Nível de acesso).
• O cidadão não faz essa escolha: atua sempre em nome próprio.

Onde a captura é contabilizada

Para fins estatísticos, o documento é contabilizado conforme o capturador. Capturado por um servidor, conta para o órgão e o setor do papel usado na captura, nas consultas de captura do sistema, como o Dashboard de Captura de Documentos. Capturado por um cidadão, é contabilizado como capturado por cidadão e não conta para nenhum órgão, mesmo que um órgão venha a receber o documento depois, por exemplo, via encaminhamento.

A noção de papel, e o que muda entre capturar como cidadão ou como servidor, é detalhada em Agente.

Os modos de captura

Toda captura no E-Docs se enquadra em um dos modos descritos nesta seção. O modo de captura é o conjunto de regras que define o documento resultante: seu valor legal, a necessidade de assinatura, a exigência de classe documental e os metadados registrados. O modo independe da funcionalidade usada para capturar: seja pela tela passo a passo, pela captura em lote, pela API Pública ou ao final de uma elaboração ou de uma fase de assinatura, as regras são as mesmas. As funcionalidades são tratadas em As funcionalidades de captura.

O eixo principal que separa os modos é uma única pergunta sobre a origem do documento: ele é nato-digital ou digitalizado? A distinção vem do art. 3º, II, do Decreto nº 4410-R:

• Documento nato-digital (art. 3º, II, "a"): documento criado originariamente em meio eletrônico. Nunca existiu uma versão original em papel. São exemplos os documentos redigidos no Word ou no Google Docs, as notas fiscais geradas por sistemas, as passagens aéreas eletrônicas, entre outros.
• Documento digitalizado (art. 3º, II, "b"): documento obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital. Na prática, é o PDF resultante do escaneamento de um documento em papel.

Tudo o que se decide a seguir (necessidade de assinatura, valor legal, classificação) decorre dessa distinção.

Documento nato-digital

Para os documentos nato-digitais, a pergunta determinante é: este documento precisa ser assinado?

Diferentemente do papel, em que a assinatura à caneta pode ter vários significados (autoria, ciência, aprovação, testemunho), no meio digital a assinatura tem um propósito preciso: denotar a autoria do documento. Quem assina se declara autor ou coautor do conteúdo e responde por ele. É por isso que a necessidade de assinatura não é uma escolha livre do capturador, e sim uma consequência de quem produziu o documento. A regra prática é:

• Documentos de autoria própria precisam ser assinados. Documentos redigidos por uma ou mais pessoas, em especial no âmbito do serviço público (atas, ofícios, despachos, pareceres, relatórios, planos de trabalho), precisam ser assinados pelos seus autores para que valham como originais. Um documento redigido por servidores ou cidadãos no Word ou no Google Docs é um exemplo de documento que precisa ser assinado.
• Documentos recebidos de terceiros são cópias. Quando quem faz a captura não é o autor nem participou da redação, mas recebeu o documento já pronto de terceiros, esse documento é capturado como cópia e não precisa ser assinado pelo capturador. Cabe aos produtores do documento garantir suas informações e a originalidade, caso isso venha a ser necessário no futuro (por exemplo, em questões judiciais). A nota fiscal ou o contrato recebido de outra empresa são exemplos de documentos capturados como cópia.

Ter o documento assinado equivale, para todos os fins, a um documento original. Vale destacar o que isso significa no meio digital: o original é o PDF, o documento eletrônico que está dentro do E-Docs. Não existe uma versão em papel desse documento; se alguém o imprime, a versão impressa tem valor de cópia. A discussão conceitual sobre por que um arquivo PDF, sozinho, não carrega evidência de ser original ou cópia, e como o E-Docs supre isso com marcas formais, está em Visão Geral de Documentos.

O envio eletrônico de documentos pelo interessado, assinados ou não, está previsto no art. 11 do Decreto nº 4410-R.

Quando o documento precisa ser assinado, o E-Docs reconhece duas formas de assinatura, definidas no art. 3º, IV, do Decreto nº 4410-R, e elas não podem ser misturadas em um mesmo documento, como destacado adiante. Combinando a necessidade de assinatura com o tipo escolhido, chega-se aos três modos nato-digitais descritos a seguir.

Nato-digital com assinatura eletrônica E-Docs

A assinatura eletrônica E-Docs é feita com o login do próprio sistema. É a forma mais comum e mais prática: todo cidadão e todo servidor que usa o E-Docs já tem essa capacidade de assinatura embutida, de forma gratuita.

O valor jurídico dessa assinatura é assegurado pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001 e pelas demais normas federais, em especial a Lei nº 14.063/2020 e o Decreto nº 10.543/2020. No âmbito estadual, o art. 6º, § 1º, do Decreto nº 4410-R admite expressamente a comprovação de autoria e integridade por identificação de usuário e senha, e o art. 10 reconhece como originais os documentos nato-digitais assinados eletronicamente nas relações do Estado com o cidadão em âmbito administrativo.

A coleta dessas assinaturas funciona assim:

• A pessoa que envia o documento, chamada de capturador, já figura automaticamente como um indicado para assinar o documento.
• Se ela concluir a operação como único assinante, a captura acontece imediatamente: assinatura e captura se juntam em uma única ação.
• Se ela indicar outras pessoas para assinar, o documento entra na fase de assinatura e passa a aguardar a manifestação (assinatura ou recusa) dos indicados.

Nos metadados do documento capturado, o tipo de assinatura fica registrado como Eletrônica E-Docs e o valor legal como Original. Quando o capturador é um servidor, o documento recebe classe documental; quando é um cidadão, não (ver Classificação documental).

A fase de assinatura tem regras próprias e detalhadas (quem pode ser indicado, manifestação, recusa, bloqueio, captura automática ao final, tratamento de agentes que ficam inativos, entre outras). Tudo isso está em Fase de Assinatura.

O capturador é sempre quem subiu o documento

Mesmo que o documento entre em fase de assinatura e seja assinado por outras pessoas, quem o capturou é sempre quem fez o upload, e não os indicados. É essa pessoa que figura como capturador na folha de metadados e que detém as funções especiais sobre o documento durante a coleta de assinaturas. Veja Fase de Assinatura.

Nato-digital já assinado com ICP-Brasil

A segunda possibilidade é a assinatura digital ICP-Brasil, baseada em certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada (art. 3º, IV, "a", e art. 6º, caput, do Decreto nº 4410-R). Esse certificado é contratado pelos próprios autores e a assinatura é aplicada no arquivo PDF por fora do E-Docs, em software dedicado. Um documento assinado com ICP-Brasil é considerado original com base no art. 6º do mesmo decreto.

O tratamento desses documentos no E-Docs tem três particularidades importantes:

• Nunca entram em fase de assinatura. O sistema entende que todos os indicados assinam por fora, em seus próprios computadores, e que, quando tudo estiver pronto, o capturador faz a incorporação no E-Docs. O arquivo pode trazer quantas assinaturas forem necessárias e é capturado diretamente.
• Não passam pelo processo padrão de institucionalização. O documento não recebe o carimbo azul nem a folha extra de metadados. A razão é técnica: o documento já entra no sistema com a assinatura ICP-Brasil embutida, e qualquer modificação no arquivo PDF invalidaria essa assinatura. Por isso, esses documentos são uma exceção à regra (ver A institucionalização do documento).
• Não recebem classe documental, mesmo tendo valor de original e mesmo quando capturados por servidor. O documento foi criado e assinado fora do E-Docs, e o sistema não tem como garantir que ele foi produzido no âmbito do patriarca em questão (por exemplo, o GOVES). Sem essa garantia, não cabe associá-lo a uma classe do plano de classificação daquele patriarca. Na assinatura eletrônica E-Docs, a situação é outra: o documento é assinado por um usuário logado, cujo papel, órgão e patriarca são conhecidos, e é essa garantia que permite exigir a classificação.

Nos metadados do documento capturado, o tipo de assinatura fica registrado como Digital ICP-Brasil e o valor legal como Original, sem classe documental.

Não é possível misturar tipos de assinatura

Em um mesmo documento, não dá para uma pessoa assinar com ICP-Brasil e outra com a assinatura eletrônica E-Docs. O motivo é a garantia da autoria.

Cada sistema que possui lógica de assinatura eletrônica (o E-Docs, o gov.br e outros) é responsável por garantir a autoria e a autenticidade das informações. Em outras palavras, o documento é original no sistema onde foi assinado, e quem o recebe precisa conferir, naquele sistema, se o documento em mãos é realmente válido.

• A vantagem de assinar dentro do E-Docs é que os servidores passam boa parte do tempo trabalhando no próprio sistema: estando dentro dele, não precisam se preocupar com essa verificação, pois o documento assinado no E-Docs já está garantido pelo próprio E-Docs.
• De forma análoga, a assinatura ICP-Brasil fica embutida no arquivo PDF: basta abrir o documento em um visualizador de PDF para conferir quem foram os assinantes e se o documento continua íntegro.

Nato-digital sem assinatura

Quando o documento nato-digital não será assinado (o caso típico do documento recebido de terceiros), ele é capturado com valor de Cópia Simples. Por ser cópia, não recebe classificação documental (ver Classificação documental). Nos metadados do documento capturado, o tipo de assinatura fica registrado como Não Assinado.

Documento digitalizado

Um documento digitalizado é um arquivo PDF cujo conteúdo, ao ser visualizado, é claramente um escaneamento de um documento em papel. São documentos muito importantes e largamente usados, porque nem sempre o servidor recebe a documentação necessária já em PDF: muitas vezes os órgãos ainda precisam lidar com informações em papel, que precisam ser digitalizadas para entrar no E-Docs e seguir alguma tramitação.

Tanto cidadãos quanto servidores podem capturar documentos digitalizados, mas o valor legal do resultado difere:

• Capturado por cidadão: o documento resultante tem sempre valor de Cópia Simples.
• Capturado por servidor: o valor depende do tipo do documento em papel que foi escaneado, conforme o art. 12, § 1º, do Decreto nº 4410-R.

No caso do servidor, ele informa como era o documento em papel:

Documento em papel que foi escaneado	Valor legal do PDF capturado
Original (ex.: uma carteira de identidade, uma CNH, que o servidor constata ser original)	Cópia Autenticada Administrativamente, pelo servidor que fez a operação
Cópia autenticada em cartório	Cópia Simples
Cópia autenticada administrativamente	Cópia Simples
Cópia simples	Cópia Simples

Ou seja, a digitalização de um original em papel resulta em uma Cópia Autenticada Administrativamente; a digitalização de qualquer tipo de cópia resulta em Cópia Simples. Em todos esses casos, por se tratar de documento com valor de cópia, não há classificação documental.

Nos metadados do documento capturado, a natureza fica registrada como Digitalizado e o tipo de assinatura como Não Assinado. O valor legal registra também qual era o documento em papel que deu origem ao arquivo; por exemplo: Cópia Simples (documento em papel era Cópia Autenticada em Cartório).

O teor e a integridade do documento digitalizado são de responsabilidade do interessado (art. 11, § 1º), havendo presunção de boa-fé dos servidores e cidadãos (art. 12, caput). A administração pode, a seu critério, exigir a exibição do original em papel até que decaia o seu direito de rever os atos do processo (arts. 13 e 14).

Escaneou em vários arquivos? Una antes de capturar

Se você escaneou um documento e gerou vários PDFs, um por folha, é preciso unir tudo em um único arquivo antes de capturá-lo.

Esta é a digitalização comum

A digitalização tratada aqui é a comum e resulta sempre em cópia. Quando a necessidade é equiparar a cópia escaneada ao original em papel, existe o modo especial e restrito de Digitalização com Valor de Original, embasado em decreto próprio.

Digitalização com Valor de Original

Neste modo especial, é possível digitalizar documentos públicos ou privados de modo que produzam os mesmos efeitos legais dos seus originais em papel, incluindo a comprovação de qualquer ato perante os órgãos e entidades estaduais. Ao final, o documento passa a ter valor legal de Original, ainda que sua natureza seja a de um documento digitalizado.

Nos metadados do documento capturado, a natureza fica registrada como Digitalizado, o tipo de assinatura como Não Assinado e o valor legal como Original, com classe documental informada. É o único caso no E-Docs em que um documento com valor de original é registrado como não assinado: aqui, quem sustenta a originalidade não é uma assinatura de autor, mas o rigor do procedimento previsto em decreto.

Diferentemente da digitalização comum, que resulta em cópia, este modo está embasado no Decreto nº 5491-R (que regulamenta a técnica e os requisitos da digitalização de documentos para que produzam os mesmos efeitos legais dos originais em papel), com as alterações do Decreto nº 6024-R. Todos os procedimentos previstos nesses decretos precisam ser seguidos para garantir o valor de original. Há também o Manual de Digitalização de Documentos da PROGED, com informações importantes sobre essa captura.

A captura como ato de digitalização

O ponto que liga esse modo ao E-Docs é o art. 6º-A do Decreto nº 5491-R (acrescentado pelo Decreto nº 6024-R), que trata especificamente dos documentos digitalizados cujo objetivo é a captura no E-Docs:

• fica dispensada a certificação digital do arquivo: a assinatura ICP-Brasil, se existente, é substituída pela assinatura ICP-Brasil padrão do ato de captura do E-Docs (art. 6º-A, I). Essa assinatura padrão é a assinatura ICP-Brasil de aplicação, adicionada pelo E-Docs Chain aos PDFs capturados: é o próprio ato de captura, com a garantia técnica do sistema, que atesta a autoria da digitalização;
• os padrões técnicos do Anexo I do decreto devem ser mantidos, e os metadados do Anexo II devem ser informados durante o ato de captura (art. 6º-A, II);
• só é permitida a captura de documentos digitalizados em formato PDF que atendam aos padrões técnicos do Anexo I (art. 6º-A, III).

É por isso que esta captura exige um conjunto extenso de informações: elas correspondem aos metadados mínimos exigidos pelo Anexo II do decreto, que precisam ser declarados no momento da captura.

Os metadados declarados na captura

O Anexo II do Decreto nº 5491-R define os metadados mínimos do documento digitalizado. Parte deles é declarada pelo servidor no momento da captura:

• Título: o nome que identifica o documento.
• Classe / tipo documental: a classe do plano de classificação, exigida porque o documento terá valor de original (ver Classificação documental).
• Assunto (palavras-chave): termos que representam o conteúdo do documento.
• Destinação final prevista: a destinação (eliminação ou guarda permanente), quando já conhecida. É a única informação opcional: sem ela, o documento é capturado sem destinação final prevista.
• Informações de produção do documento original em papel: autor (nome), data de produção ou autuação e local de produção.
• Informações da digitalização: nome do responsável pela digitalização, data e hora da digitalização e local da digitalização.
• Resolução declarada e cor declarada: os padrões técnicos com que o documento foi digitalizado, conforme o Anexo I (a resolução mínima é de 300 dpi, e a cor, monocromática, em escala de cinza ou RGB, varia conforme o tipo do documento).

Os demais metadados do Anexo II o E-Docs já trata automaticamente, sem que o servidor precise informá-los:

• Gênero: sempre Textual, pois este modo só captura documentos em PDF.
• Formato do arquivo: sempre PDF, imposto pelo próprio decreto (art. 6º-A, III).
• Prazo de guarda: os prazos estabelecidos na Tabela de Temporalidade e Destinação são aplicados posteriormente, de acordo com o código de classificação atribuído ao documento.
• Identificador do documento digital: é o registro gerado na captura.
• Hash (checksum) do documento: calculado automaticamente e protegido pelo E-Docs Chain.
• Restrição de acesso e fundamento legal da restrição: derivados do nível de acesso, que o servidor define nesta captura como em qualquer outra.

A folha de metadados deste modo de captura

A folha de metadados gerada neste modo de captura é diferente da folha das demais. Além dos metadados que toda captura registra, ela recebe uma tabela própria com todas as informações extras declaradas, sob o título Digitalização com Valor de Original. Essa folha registra ainda a declaração do responsável de que observou todos os critérios do Decreto nº 5491-R e de que os metadados informados estão em conformidade com o Anexo II. Um exemplo dessa folha pode ser visto em A folha de metadados.

Modo restrito, com rigor técnico

A Digitalização com Valor de Original exige rigor técnico e equipamentos adequados para os procedimentos descritos nos decretos, e o seu uso é restrito: nenhum servidor tem acesso automático à funcionalidade. No âmbito do Governo do Estado do Espírito Santo, a liberação é feita pela GEDOC (Gerência de Gestão de Documentos) do APEES: o órgão interessado deve procurá-la e, após uma reunião prévia, são mapeadas as pessoas que terão acesso à funcionalidade e é feita a liberação.

Áudio e vídeo

O E-Docs também captura documentos de áudio e vídeo. Os limites de tamanho de upload (ver Tamanho dos arquivos) também se aplicam a esses arquivos. Áudio e vídeo são sempre capturados com valor de Cópia Simples, tanto por cidadãos quanto por servidores.

Nos metadados do documento capturado, o gênero fica registrado como Áudio ou Vídeo e a natureza como Nato-digital, com tipo de assinatura Não Assinado, valor legal de Cópia Simples e sem classe documental.

Vídeo. São aceitos arquivos nas extensões MP4, MPEG, MPG, MOV, AVI, FLV, OGV e WEBM. O E-Docs realiza um processamento desses arquivos:

• insere, no início do vídeo, uma vinheta padronizada contendo o número de registro do documento, em letras brancas sobre fundo preto, exibida por alguns segundos;
• a resolução máxima suportada é HD (720p); vídeos maiores são redimensionados para baixo;
• todos os vídeos são convertidos para o formato H.264, amplamente suportado e adotado, com especificação estável desde 2003, bem documentado e com bom equilíbrio entre compressão e qualidade.

Áudio. São aceitos arquivos nas extensões MP3, M4A, AAC, OGG, OPUS, WAV e WMA. O processamento do áudio é mais brando: a única alteração é o codec, com a conversão para AAC antes da captura.

As especificações técnicas resultantes são:

• Vídeo: container MP4 (MPEG-4 Part 14); codec de vídeo H.264; resolução máxima 1280x720 pixels; frame rate máximo de 60 fps; bit rate máximo de 5 Mbps para vídeos até 30 fps e de 7,5 Mbps para vídeos até 60 fps.
• Áudio: container MP4 (MPEG-4 Part 14); codec de áudio AAC-LC; bit rate máximo de 128 Kbps.

A escolha do H.264 e do AAC segue a mesma filosofia de preservação digital que levou à adoção do PDF para os documentos textuais; veja Formatos Suportados.

Resumo dos modos de captura

Depois de capturado, todo documento exibe em sua tela de detalhes um conjunto de metadados que resulta diretamente do modo de captura: o gênero, a natureza, o tipo de assinatura, o valor legal e, quando houver, a classe documental. O quadro abaixo consolida o resultado de cada modo, independentemente da funcionalidade usada para capturar:

Modo de captura	Capturador	Gênero	Natureza	Tipo de assinatura	Valor legal	Classe
Nato-digital com assinatura eletrônica E-Docs	Servidor	Textual	Nato-digital	Eletrônica E-Docs	Original	Sim
Nato-digital com assinatura eletrônica E-Docs	Cidadão	Textual	Nato-digital	Eletrônica E-Docs	Original	Não
Nato-digital já assinado com ICP-Brasil	Servidor ou cidadão	Textual	Nato-digital	Digital ICP-Brasil	Original	Não
Nato-digital sem assinatura	Servidor ou cidadão	Textual	Nato-digital	Não Assinado	Cópia Simples	Não
Escaneado a partir de papel original	Servidor	Textual	Digitalizado	Não Assinado	Cópia Autenticada Administrativamente	Não
Escaneado a partir de cópia (simples, de cartório ou administrativa)	Servidor	Textual	Digitalizado	Não Assinado	Cópia Simples	Não
Escaneado	Cidadão	Textual	Digitalizado	Não Assinado	Cópia Simples	Não
Áudio	Servidor ou cidadão	Áudio	Nato-digital	Não Assinado	Cópia Simples	Não
Vídeo	Servidor ou cidadão	Vídeo	Nato-digital	Não Assinado	Cópia Simples	Não
Digitalização com Valor de Original	Servidor (uso restrito)	Textual	Digitalizado	Não Assinado	Original	Sim

Algumas leituras que o quadro deixa visíveis:

• Só existem três maneiras de obter o valor de original: a assinatura eletrônica E-Docs, a assinatura digital ICP-Brasil e a Digitalização com Valor de Original. Todo o restante resulta em cópia.
• A classe documental aparece apenas quando o valor é original e o sistema tem a garantia institucional de que o documento pertence ao âmbito do patriarca: o original assinado eletronicamente por servidor e a Digitalização com Valor de Original. Por isso o original assinado com ICP-Brasil, criado fora do sistema, não recebe classe.
• Áudio e vídeo são registrados como nato-digitais, com gênero próprio, e resultam sempre em cópia simples.

Regras comuns a todos os modos

As regras desta seção valem para todo documento capturado, independentemente do modo e da funcionalidade usados.

Classificação documental

Todo documento com valor de original capturado por um servidor precisa ter informada a sua classificação documental (com exceção dos documentos assinados com ICP-Brasil, explicada abaixo). A classificação é importante para a organização dos documentos nos órgãos e para o cálculo futuro de descarte, seguindo a tabela de temporalidade (ver Arquivologia e Gestão Documental). A obrigatoriedade de classificar e avaliar os documentos conforme o plano de classificação e a tabela de temporalidade está no art. 16 do Decreto nº 4410-R.

Não precisam de classificação:

• documentos com valor de cópia (qualquer cópia simples ou autenticada);
• documentos capturados por cidadão, ainda que com valor de original;
• documentos assinados com ICP-Brasil, ainda que com valor de original e capturados por servidor; o motivo está em Nato-digital já assinado com ICP-Brasil.

O plano de classificação é extenso, com centenas de classes possíveis. Para facilitar, o E-Docs oferece ferramentas de apoio:

• sugestões de classe baseadas no nome do documento;
• uma lista das classes usadas recentemente pelo próprio servidor;
• uma lista das classes usadas pelas pessoas que trabalham no mesmo setor do servidor.

A classe escolhida na captura está sujeita a duas condições:

• precisa estar ativa; e
• precisa pertencer a um plano de classificação meio do patriarca relativo ao papel selecionado, ou a um plano de classificação fim do órgão relativo àquele papel.

Em caso de dúvida, procure a CAD do seu órgão

A classificação correta nem sempre é trivial. A orientação adequada deve ser buscada na Comissão de Avaliação de Documentos (CAD) do próprio órgão, que conhece o plano de classificação em detalhe.

Nível de acesso

Todo documento capturado recebe um nível de acesso, que define quem poderá ler o seu conteúdo. A regra não tem exceção: vale para originais e cópias, em qualquer modo de captura. A classificação da informação quanto ao grau de sigilo observa a Lei Federal nº 12.527/2011, a Lei Estadual nº 9.871/2012 e as demais normas aplicáveis (art. 9º do Decreto nº 4410-R).

Por padrão, o E-Docs considera os documentos no nível Organizacional. Na captura, o capturador pode:

• mantê-lo Organizacional (o padrão);
• torná-lo Público, em transparência ativa;
• selecionar um fundamento legal que o torne Sigiloso ou até Classificado.

A escolha do nível de acesso não é trivial e tem consequências práticas, jurídicas e sociais: a regra geral é a publicidade, e o sigilo é exceção, aplicável apenas quando houver fundamento legal. Os quatro níveis, os fundamentos legais disponíveis e as regras da classificação da informação (inclusive a geração automática do Termo de Classificação da Informação para documentos Classificados) estão detalhados em Restrição de Acesso.

Tamanho dos arquivos

Os limites de tamanho valem para todos os uploads, seja de PDF, seja de áudio e vídeo: a tela sugere o limite de 250 MB, mas, na prática, o limite real é de 1 GB; prefira sempre tamanhos menores. A razão é prática: os documentos capturados são acessados e baixados diretamente pela interface do sistema, e arquivos de grande porte impõem dificuldades de acesso, especialmente para usuários com conexões de internet mais lentas ou equipamentos de menor capacidade, situação recorrente no serviço público estadual.

As funcionalidades de captura

Os modos de captura descritos acima podem ser acionados por diferentes funcionalidades: telas do sistema, operações que disparam a captura ao serem concluídas e a API Pública. A funcionalidade não muda as regras: qualquer que seja ela, o documento resultante segue o modo de captura correspondente. Cada funcionalidade dá acesso a um subconjunto dos modos, e a escolha entre elas é uma questão de conveniência.

Na interface, a captura e a elaboração são acessadas a partir da tela inicial do E-Docs, na opção Capturar ou Elaborar.

Captura passo a passo

É a funcionalidade principal para o upload de um documento PDF. Como o Decreto nº 4410-R prevê diversas nuances de valor e de assinatura, a funcionalidade conduz o usuário por um passo a passo guiado pelas decisões que definem o documento: o papel usado na captura, a origem do documento (nato-digital ou digitalizado), a assinatura quando houver, o nome do documento, a classe quando exigida e o nível de acesso. Cobre os modos nato-digitais e o documento digitalizado comum.

Há também telas equivalentes para o upload de áudio e de vídeo, com um roteiro mais curto: como esses documentos são sempre cópia simples e não recebem classe, restam o papel, o nome do documento e o nível de acesso.

Atalhos de captura: o mesmo roteiro aparece dentro de outras operações (por exemplo, ao montar um encaminhamento ou em determinados atos processuais), permitindo capturar um documento sem sair do fluxo da operação que se está executando.

Captura em lote

A captura em lote é ideal para quem precisa fazer muitos uploads por dia e já tem conhecimento mais avançado das possibilidades da captura. É possível escolher até 50 arquivos de uma vez, e todos precisam ser PDF.

Em vez de um passo a passo individual, a captura em lote apresenta quatro configurações de documento que o usuário aplica aos arquivos selecionados:

• Para Assinar Eletronicamente: para documentos que serão assinados pela assinatura eletrônica E-Docs. É preciso indicar ao menos um assinante. O documento pode entrar ou não em fase de assinatura, dependendo de o capturador ser o único indicado a assinar.
• Eletrônico sem Assinatura: para documentos nato-digitais que não precisam de assinatura, o que resulta em documento com valor de Cópia Simples.
• Documentos Escaneados: para documentos em papel que passaram por digitalização.
• Já Assinado com ICP-Brasil: para arquivos que já chegam assinados com certificado ICP-Brasil, com valor de Original.

O funcionamento é o seguinte:

• o usuário marca ao menos um documento da lista para aplicar uma das configurações; é possível marcar um, alguns ou todos de uma vez;
• é necessário informar a classe documental nos casos em que ela se aplica (ver Classificação documental); em todos os casos, é possível configurar o nível de acesso, com a ressalva de que o nível Classificado não está disponível nesta funcionalidade (ver abaixo);
• quando todos os documentos estão corretamente configurados e o usuário confirma, cada documento inicia o seu processo individual de captura, e a interface mostra o andamento caso a caso.

Quando o lote rende mais

A captura em lote é especialmente útil quando todos, ou a grande maioria, dos documentos são do mesmo tipo (todos sem assinatura, ou todos assinados pelas mesmas pessoas), pois é aí que ela maximiza a agilidade.

Lote alimenta a Área de Transferência

Na captura em lote, cada documento capturado é copiado automaticamente para a Área de Transferência do E-Docs, o que facilita reaproveitá-lo na sequência, por exemplo, em um encaminhamento ou na autuação de um processo.

Documentos classificados não podem ser capturados em lote

A captura em lote não permite capturar documentos com nível de acesso Classificado. Por isso, ao configurar o nível de acesso nesta funcionalidade, a lista de fundamentos legais não exibe, de propósito, os fundamentos que tornariam o documento Classificado. Ficam disponíveis apenas os níveis Público, Organizacional e Sigiloso.

Essa restrição é intencional e decorre de dois fatores:

• O lote é otimizado para agilidade e produtividade. Sua proposta é oferecer a menor quantidade possível de configurações e passos, para que muitos documentos sejam capturados de uma vez. Um documento Classificado puxaria, para dentro desse fluxo enxuto, configurações que não cabem nele.
• A classificação exige cuidado e configuração mais complexa. Tornar um documento Classificado requer, além do fundamento legal, informar o prazo da classificação e indicar o aprovador responsável (quando o capturador não possui a competência para classificar no grau pretendido), com a consequente geração do Termo de Classificação da Informação (TCI) e o bloqueio do documento até a aprovação.

Quando o documento precisa ser Classificado, a captura deve ser feita pela funcionalidade passo a passo, que conduz o usuário por essas etapas adicionais. As regras completas do nível Classificado, do TCI e da aprovação por autoridade competente estão em Restrição de Acesso.

Tela de Digitalização com Valor de Original

O modo Digitalização com Valor de Original possui uma tela própria, apartada das demais funcionalidades, em que o servidor envia o PDF digitalizado e declara todos os metadados exigidos pelo Decreto nº 5491-R. O acesso a essa tela é restrito, mediante autorização, conforme descrito no próprio modo de captura.

Captura ao final da Elaboração

Documentos produzidos no módulo de Elaboração são convertidos em PDF e capturados no momento em que são finalizados: a conclusão da elaboração dispara a captura. O modo de captura, nesse caso, é sempre o de nato-digital com assinatura eletrônica E-Docs, pois o documento é de autoria de quem o redigiu e precisa ser assinado. Havendo mais de um assinante indicado, o documento passa antes pela fase de assinatura.

Captura ao final da Fase de Assinatura

Um documento que entrou em fase de assinatura é capturado automaticamente no instante em que o último indicado assina; não existe uma ação extra de captura. Também aqui o modo de captura é o de nato-digital com assinatura eletrônica E-Docs. Veja Conclusão da fase: a captura automática.

API Pública

Sistemas podem capturar documentos de forma programática pela API Pública do E-Docs, incluindo a colocação de documentos em fase de assinatura e a digitalização com valor de original. Veja a documentação da API de Captura e a API de Documento Digitalizado com Valor de Original.

A institucionalização do documento

Concluída a captura, o documento passa a ser institucionalizado: recebe um registro, o código único que o identifica (ver O número de registro), e se torna um documento válido no E-Docs. Todo documento PDF adquire ainda as marcas do tratamento padrão:

• recebe um carimbo azul em cada página (ver O carimbo azul);
• ganha uma folha extra de metadados, com informações sobre quem capturou, quem produziu o documento e quem foram os assinantes (ver A folha de metadados);
• passa pelo tratamento do E-Docs Chain, a tecnologia que garante a autoria e a integridade do documento do ponto de vista legal e jurídico: recebe a assinatura ICP-Brasil de aplicação e tem o seu hash registrado em uma cadeia imutável de documentos especiais.

A partir desse momento, o documento se torna imutável: o arquivo não pode mais ser alterado nem excluído, em nenhuma hipótese. Os metadados também ficam imutáveis, com duas exceções: a classe documental e o nível de acesso, que podem ser ajustados posteriormente. Justamente por poderem mudar, esses dois metadados não constam em nenhuma parte do PDF, apenas nas telas do sistema (ver A folha de metadados).

A exceção dos documentos ICP-Brasil

Os documentos já assinados com ICP-Brasil não recebem o carimbo, a folha extra de metadados nem a assinatura ICP-Brasil de aplicação, porque qualquer alteração no arquivo invalidaria a assinatura embutida (ver Nato-digital já assinado com ICP-Brasil). Ainda assim, o hash desses documentos é registrado na cadeia do E-Docs Chain, recebendo o seu carimbo do tempo.

Cuidado com PDFs protegidos por senha

Arquivos protegidos por senha ou bloqueados para alteração podem apresentar problemas na captura, justamente porque o E-Docs precisa inserir o carimbo em cada página do documento.

O carimbo azul

O carimbo azul é aplicado em todas as páginas do PDF capturado: uma linha de texto em letras azuis, escrita de baixo para cima na margem lateral direita da página. Ele reúne, em sequência, o registro do documento (ver O número de registro), a identificação E-DOCS, o valor legal, a data e hora da captura e a numeração da página.

A numeração considera o documento final: o total de páginas do carimbo já inclui a folha de metadados, descrita a seguir.

Exemplos de carimbo, um para cada modo de captura (os documentos já assinados com ICP-Brasil não recebem o carimbo, como visto acima):

Nato-digital com assinatura eletrônica E-Docs:

2026-FS195W - E-DOCS - DOCUMENTO ORIGINAL    09/07/2026 13:36    PÁGINA 1 / 24

Nato-digital sem assinatura:

2026-VQB32J - E-DOCS - CÓPIA SIMPLES    09/07/2026 13:38    PÁGINA 1 / 15

Escaneado a partir de papel original:

2026-BT2S3Q - E-DOCS - CÓPIA AUTENTICADA ADMINISTRATIVAMENTE    09/07/2026 13:42    PÁGINA 1 / 3

Escaneado a partir de cópia:

2026-DLMRQT - E-DOCS - CÓPIA SIMPLES    09/07/2026 13:46    PÁGINA 1 / 15

Digitalização com Valor de Original:

2026-DCN7L6 - E-DOCS - DOCUMENTO ORIGINAL    09/07/2026 13:58    PÁGINA 1 / 3

O carimbo exibe DOCUMENTO ORIGINAL tanto para o nato-digital assinado eletronicamente quanto para a Digitalização com Valor de Original: o valor de original é o mesmo, independentemente do caminho que o produziu.

A folha de metadados

A folha de metadados é acrescentada ao final de todo documento PDF capturado (com a exceção dos já assinados com ICP-Brasil, vista acima). É nela que ficam registrados os valores definidos durante a captura e citados ao longo desta página: quem capturou o documento e com qual papel, a data e hora da captura (no horário de Brasília), o valor legal e a natureza. Nos documentos assinados eletronicamente, a folha traz ainda a declaração de assinatura conforme a MP nº 2.200-2/2001 e a relação dos assinantes, com o papel e a data e hora de cada assinatura (e das recusas, quando o documento passou pela fase de assinatura; ver Registro na folha de metadados).

A tarja de informações muda de cor conforme o valor legal: verde claro para documentos com valor de original e cinza para os com valor de cópia. O QR Code contém o link do documento no sistema, o mesmo exibido na última linha da tarja: com o documento em mãos, impresso ou em arquivo, qualquer pessoa pode conferir a sua disponibilidade diretamente no E-Docs.

Por que a classe e o nível de acesso não aparecem na folha

Tudo o que a folha registra é imutável, assim como o restante do PDF capturado. A classe documental e o nível de acesso são as exceções: ambos podem ser ajustados posteriormente, seja para corrigir uma classificação equivocada, seja para rever a restrição de acesso quando a causa do sigilo cessa (ver Funções do capturador sobre o documento). Por isso nenhum dos dois aparece na folha, nem em qualquer outra parte do PDF, em qualquer modo de captura: um dado que pode mudar não pode ser eternizado em um arquivo protegido contra alterações.

Os exemplos a seguir mostram a folha em quatro situações.

Nato-digital com assinatura eletrônica E-Docs (original): a folha traz a relação dos assinantes e a tarja verde de original.

Nato-digital sem assinatura (cópia simples): sem assinantes, resta a tarja, em cinza.

Escaneado a partir de papel original (cópia autenticada administrativamente): a tarja cinza registra também a conferência com o documento original em suporte papel.

Digitalização com Valor de Original: além da tarja verde de original, a folha recebe a tabela com os metadados do Anexo II declarados na captura (ver A folha de metadados deste modo de captura). A linha de conferência, aqui, registra que o documento foi capturado sem conferência: o que sustenta o valor de original é o procedimento do decreto.

O número de registro

O registro segue sempre o formato AAAA-XXXXXX, em duas partes separadas por hífen:

• AAAA: o ano da captura do documento, sempre com 4 dígitos (por exemplo, 2026).
• XXXXXX: seis caracteres em Base 30.

A Base 30 é um alfabeto de 30 símbolos, formado pelos 10 algarismos (0 a 9) e pelas 20 consoantes. A exclusão das vogais é proposital: sem elas, evita-se que o sistema gere automaticamente registros que formem palavras caluniosas ou de baixo calão, um risco real em códigos sorteados. Um exemplo de registro válido: 2026-K4WPTH.

Processos usam a mesma lógica

O número de um processo é formado da mesma maneira, o ano seguido de caracteres em Base 30, com uma diferença: no processo são 5 caracteres após o ano, e no documento são 6.

Funções do capturador sobre o documento

Quem capturou o documento, ou quem pertence a um grupo ou setor que o recebeu, dispõe de funções sobre ele, como:

• autuar um novo processo ou entranhar o documento em um processo já existente (no caso de quem tem papel de servidor);
• alterar a classe e o nível de acesso do documento;
• consultar os históricos de acessos e de alterações de nível de acesso.

O comportamento do documento depois de capturado (como ele circula, é acessado, credenciado e localizado, e a noção de que os documentos têm vida própria, independentes dos processos) está detalhado em Visão Geral de Documentos.