Encaminhamentos
O Encaminhamento é a forma mais leve de tramitar documentos no E-Docs. Funciona como uma mensagem (parecida com um e-mail, porém mais robusta) que pode levar documentos já capturados de um remetente para um ou mais destinatários.
Por não exigir o rigor do Processo Administrativo, o encaminhamento é o instrumento adequado para a maioria das tramitações do dia a dia: prestar uma informação, enviar um documento, dar uma satisfação, fazer uma solicitação interna ou responder a um cidadão.
No dia a dia, a palavra encaminhamento é usada com dois sentidos diferentes, o que causa muita confusão:
- Toda a tramitação: o conjunto de mensagens que tratam de um mesmo assunto, agrupadas sob um mesmo número de registro.
- Uma mensagem isolada: cada envio individual feito dentro daquela tramitação (a mensagem inicial, uma resposta, um reencaminhamento, etc.).
Ao longo desta documentação, sempre que houver risco de ambiguidade, usaremos os termos "encaminhamento" para se referir à tramitação inteira e "mensagem de encaminhamento" para se referir a um envio individual.
A tela inicial dá destaque ao encaminhamento: um atalho central abre a Caixa de Encaminhamento consolidada (com contador somando as pendências de todas as caixas do usuário), e a área de novas ações inclui um botão para iniciar um novo encaminhamento.
Encaminhamento não é Processo Administrativo
Apesar de ambos serem instrumentos de tramitação no E-Docs, encaminhamento e processo são coisas profundamente diferentes. Confundir os dois leva a más decisões sobre qual usar em cada situação.
Encaminhamento é uma cadeia de mensagens ligadas. Cada mensagem tem seu próprio remetente, destinatários, data e conteúdo, e pode levar um ou mais documentos anexados. As mensagens são ligadas entre si pelo número de registro, formando o histórico da conversa, mas cada uma é uma unidade independente. É como uma conversa de e-mail com validade legal.
Processo Administrativo é um dossiê cumulativo. Os documentos vão sendo entranhados nele ao longo do tempo, e o dossiê inteiro tramita em bloco, sob a custódia de um responsável por vez. Não há "mensagens" no processo: há atos processuais (autuação, despacho, entranhamento, etc.), cada um podendo trazer um ou mais documentos para dentro do dossiê, que cresce continuamente.
| Característica | Encaminhamento | Processo Administrativo |
|---|---|---|
| Unidade básica | Mensagem | Ato processual |
| O que tramita | Cada mensagem, separadamente | A pasta inteira, em bloco |
| Destinatários por envio | Um ou vários, em paralelo | Um único custodiante por vez |
| Cidadão pode participar | Sim, como remetente ou destinatário | Não, só como interessado |
| Cruza patriarcas | Sim | Não |
| Rigor formal | Menor | Maior |
Duas das diferenças da tabela são especialmente decisivas, porque o Processo Administrativo simplesmente não permite esses cenários:
- Comunicação com o cidadão: o cidadão não tem voz dentro do Processo (figura apenas como interessado). É pelo encaminhamento que ele envia documentos, faz solicitações e recebe respostas oficiais do poder público.
- Comunicação entre patriarcas: o Processo só tramita dentro de um único patriarca. Quando o destinatário está em outro ente (uma prefeitura, outro poder, uma autarquia de outro patriarca), o encaminhamento é o único instrumento disponível.
Consulte Segregação por Patriarca para entender as fronteiras gerais do sistema.
Anatomia de um encaminhamento
Um encaminhamento (no sentido de tramitação inteira) é composto por uma mensagem inicial e, opcionalmente, mensagens posteriores vinculadas a ela. Cada uma dessas mensagens é montada a partir do mesmo conjunto de elementos.
Elementos de uma mensagem
Toda mensagem de encaminhamento, independentemente do tipo, é composta por:
- Remetente: o agente que envia a mensagem (um papel servidor ou um cidadão).
- Destinatários: um ou mais agentes que recebem a mensagem, respeitando as regras descritas em Quem pode enviar e para quem.
- Texto: conteúdo escrito da mensagem, sempre obrigatório, que dá origem ao Registro de Encaminhamento.
- Documentos: zero, um ou mais documentos já capturados no E-Docs, anexados ao envio. Se nenhum documento for anexado, a mensagem leva apenas o Registro de Encaminhamento.
- Data de envio: gerada automaticamente pelo sistema.
Atributos exclusivos da mensagem inicial
Além dos elementos comuns descritos acima, a mensagem inicial carrega dois atributos que só ela possui e que se aplicam à tramitação inteira:
Número de registro : Identifica unicamente a tramitação. Cumpre, para o encaminhamento, o mesmo papel que o número do processo cumpre no Processo Administrativo: é por ele que se localiza, consulta e referencia a tramitação como um todo.
Título : Nomeia a tramitação inteira. É definido livremente pelo remetente da mensagem inicial e deve descrever de forma sucinta o assunto. Todas as mensagens posteriores (respostas, reencaminhamentos, complementos) herdam o mesmo título, fazendo com que toda a conversa seja identificada pelo mesmo nome nas caixas dos envolvidos.
Encadeamento das mensagens
Cada mensagem trocada dentro de uma tramitação é uma unidade independente, com seus próprios elementos. Todas, porém, ficam encadeadas sob o mesmo número de registro, formando o histórico completo da tramitação.
Esse encadeamento é o que permite acompanhar a conversa de ponta a ponta, mesmo quando ela passa por várias pessoas, setores ou órgãos.
Tipos de mensagem de encaminhamento
Toda mensagem de encaminhamento pertence a um destes cinco tipos:
Encaminhamento inicial : A primeira mensagem da tramitação. Carrega os atributos exclusivos da mensagem inicial (número de registro e título), que se aplicam a toda a tramitação.
Resposta : Devolve a tramitação ao remetente da mensagem anterior. O remetente original entra automaticamente como destinatário e não pode ser removido. Outros destinatários podem ser acrescentados livremente.
Reencaminhamento : Continua a tramitação para um novo destino. Diferentemente da resposta, não há destinatário pré-fixado: o usuário escolhe livremente para quem enviar.
Complemento : Permite ao remetente de uma mensagem adicionar documentos que ficaram de fora do envio original. O complemento mantém os mesmos destinatários da mensagem original e fica anexado a ela, preservando a integridade do histórico.
Recuperação de caixa : Tipo específico de mensagem utilizado por pontos focais quando o destinatário de uma mensagem pendente está inativo, tornando a mensagem inacessível em sua caixa.
A mensagem inicial é o ponto de partida. Os três tipos de continuidade (resposta, reencaminhamento e complemento) funcionam de forma muito parecida entre si, prosseguindo a conversa com pequenas variações de regra, e todos permitem incluir novos documentos no envio. A recuperação de caixa é uma exceção: trata-se de uma ação administrativa específica, sem inclusão de novos documentos.
Ao responder ou reencaminhar, é possível selecionar destinatários a partir da lista de envolvidos, que reúne todos os remetentes e destinatários das mensagens anteriores daquela tramitação.
A função é especialmente útil para responder a um cidadão: como cidadãos só podem ser localizados pelo CPF (e não pelo nome), a lista de envolvidos traz o cidadão já pronto para ser selecionado, sem precisar saber seu CPF.
Quem pode enviar e para quem
A possibilidade de enviar e receber mensagens de encaminhamento depende do tipo de agente envolvido. Para os conceitos de cidadão, servidor, papel, grupo, unidade, órgão e patriarca, consulte Agente.
Servidor
Um servidor pode enviar mensagem de encaminhamento para destinatários de qualquer patriarca, com uma distinção importante quanto ao tipo de destino permitido:
- Dentro do próprio patriarca: órgãos, unidades, grupos de trabalho ou comissões, outros servidores (por papel) e cidadãos (informando o CPF).
- Em outros patriarcas: apenas destinos impessoais, ou seja, órgãos, unidades e grupos. Não é possível selecionar um servidor específico de outro patriarca, pois a comunicação entre patriarcas se dá sempre de forma impessoal.
Uma mesma mensagem pode misturar destinatários de patriarcas diferentes, respeitando essas regras para cada destino selecionado. Consulte Segregação por Patriarca para o panorama completo.
Cidadão
O cidadão tem alcance mais restrito. Ele só pode enviar mensagens de encaminhamento para destinatários impessoais:
- Órgãos
- Unidades
- Grupos de trabalho e comissões
Essa restrição segue a mesma lógica do envio entre patriarcas: garantir que a entrega do cidadão ao serviço público seja sempre impessoal, e não direcionada a um servidor específico, que pode estar afastado, ter mudado de setor ou já ter deixado o serviço público.
O encaminhamento vem sendo cada vez mais usado como porta de entrada para serviços digitais ao cidadão: protocolar solicitações, enviar documentos para inscrições, fazer pedidos e receber respostas oficiais do poder público.
Para tornar essa experiência ainda mais simples e estruturada, existe o E-Flow, sistema complementar que permite ao poder público criar formulários específicos para cada demanda, com campos e documentos próprios. O formulário guia o cidadão pelo serviço sem que ele precise dominar detalhes do E-Docs (captura de documentos, valor legal, níveis de acesso, etc.).
No fim das contas, o E-Flow gera automaticamente um novo encaminhamento no E-Docs ao concluir o preenchimento: é uma camada amigável que se apoia no mesmo instrumento.
Opções de envio para Grupo
Quando o destinatário escolhido é um grupo de trabalho ou comissão, o remetente pode escolher entre duas formas de envio. A escolha afeta como a mensagem aparece nas caixas dos membros e como o controle de pendências funciona.
Para o Grupo (padrão) : O destinatário registrado na mensagem é o próprio Grupo. A mensagem vai para a caixa de entrada do grupo, onde todos os membros enxergam e podem atuar. Quando o primeiro membro toma uma ação (responde, reencaminha, marca como resolvida, etc.), a mensagem é considerada resolvida para o grupo inteiro e sai do contador de pendências dos demais.
Para os membros do grupo : Cada membro é registrado como destinatário individual, e a mensagem é entregue na caixa de entrada pessoal de cada um. O Grupo, em si, não aparece como destinatário. Se o grupo tem 3 membros, há 3 destinatários independentes, e cada um precisa tratar sua própria cópia.
Registro de Encaminhamento
Toda mensagem de encaminhamento exige um texto. Esse texto, junto com os metadados da mensagem (remetente, destinatários, data, lista de documentos), gera automaticamente um documento PDF chamado Registro de Encaminhamento.
O Registro de Encaminhamento é:
- Capturado automaticamente no sistema, com a mesma validade legal de qualquer documento capturado.
- Assinado eletronicamente pelo remetente, com valor de original.
- Imutável: não pode ser alterado nem removido após o envio.
Por que ele importa
O Registro de Encaminhamento garante que a história da tramitação fique preservada também no próprio documento, e não apenas no sistema. Como ele contém remetente, destinatários, data, documentos e texto, qualquer pessoa que receba o PDF (por e-mail, WhatsApp, impressão, etc.) consegue entender o contexto da tramitação sem precisar abrir o E-Docs.
Como o texto vira um documento assinado com validade legal, não é necessário criar um PDF separado para um despacho simples, uma satisfação, uma orientação ou um ofício curto. Basta escrever o conteúdo no próprio campo de mensagem do encaminhamento.
Outra evidência dessa centralidade: o encaminhamento não tem numeração própria. Ele pega emprestado o código do Registro de Encaminhamento gerado na mensagem inicial, que vira o número de registro da tramitação inteira.
Nível de acesso do Registro
O texto da mensagem pode conter informação pública, organizacional ou sigilosa. Por isso, no momento do envio, é possível definir o nível de acesso do Registro de Encaminhamento, da mesma forma como se faz na captura de um documento. Os níveis e suas regras estão descritos em Restrição de Acesso.
Metadados sempre públicos
Independentemente do nível de acesso do Registro, os metadados da mensagem de encaminhamento são sempre públicos. Qualquer usuário do sistema (servidor ou cidadão) que chegue ao encaminhamento por algum meio pode visualizá-los:
- Título do encaminhamento inicial
- Número de registro
- Data de envio
- Remetente e destinatários
- Nome dos documentos incluídos
Caixas de Encaminhamento
O E-Docs agrupa as mensagens de encaminhamento em caixas, semelhantes às caixas de e-mail. A caixa funciona como um agrupador: é nela que o usuário enxerga, juntas, as mensagens que recebeu e as que enviou.
Cada caixa tem duas visões: a Caixa de Entrada (mensagens recebidas) e a Caixa de Saída (mensagens enviadas). Uma mesma tramitação pode ter mensagens nas duas visões do mesmo usuário, todas vinculadas ao mesmo número de registro, mantendo o rastreio da conversa.
Tipos de caixa
Um mesmo usuário pode ter acesso a várias caixas simultaneamente, conforme seus vínculos. Cada caixa se define pelo agente que a possui e por quem tem permissão para acessá-la:
| Caixa | Quem possui | Quem acessa |
|---|---|---|
| Cidadão | Todo usuário tem uma | Somente o próprio cidadão |
| Papel | Cada papel de servidor (cargo efetivo, comissionado, membro de comissão, etc.) | Somente o servidor titular do papel |
| Grupo ou Comissão | Cada grupo de trabalho ou comissão | Todos os membros |
| Institucional (Unidade ou Órgão) | Cada unidade e cada órgão do organograma | Por padrão, apenas o chefe ou responsável (ver Acesso à caixa institucional) |
A Caixa Institucional cumpre papel especial: permite que unidades e órgãos sejam remetentes e destinatários institucionais de mensagens de encaminhamento, independentemente de quem ocupa a chefia naquele momento.
Acesso à caixa institucional
Por padrão, o acesso automático à caixa de uma unidade ou órgão pertence apenas ao chefe ou responsável registrado no organograma oficial.
Para que outras pessoas (assessores, equipe de apoio, secretariado) possam atuar na caixa institucional, o chefe utiliza a função de delegação de acesso. A delegação:
- É concedida diretamente pelo próprio chefe, sem depender de terceiros.
- Dá ao delegado as mesmas possibilidades operacionais que o responsável pela caixa: visualizar, responder, reencaminhar, entranhar a processo, marcar situação, entre outras.
- Centraliza o trabalho da equipe na mesma caixa, mantendo a visão institucional unificada.
O comportamento institucional das caixas, a delegação e o permissionamento são tratados em detalhe em Acesso Institucional e Delegação.
Antes da delegação de acesso, o caminho para liberar acesso a uma caixa institucional passava pelo ponto focal do órgão. Essa forma ainda existe, mas está em desuso e tende a ser descontinuada, pois a delegação resolve o mesmo problema diretamente pelo gestor.
Papel do remetente ao atuar na caixa
Quando o usuário envia uma mensagem de continuidade (responder, reencaminhar ou complementar) a partir de uma caixa, o papel registrado como remetente é determinado pela própria caixa, e não escolhido no momento do envio. Um servidor com múltiplos papéis precisa abrir a caixa correspondente para atuar em nome de cada um; não é possível trocar de papel sem trocar de caixa.
A regra não se aplica ao iniciar uma nova tramitação: como o envio não parte de uma caixa existente, o usuário escolhe livremente qualquer um de seus papéis, ou ainda enviar como cidadão.
Para mensagens de continuidade, a regra se aplica a cada tipo de caixa da seguinte forma:
- Caixa por Papel: o remetente é o próprio papel da caixa.
- Caixa por Grupo ou Comissão: o remetente é o papel com o qual o usuário foi incluído como membro do grupo.
- Caixa Institucional: o remetente é o papel que recebeu a permissão de acesso, seja por delegação do chefe, seja por concessão via ponto focal.
A Caixa Institucional admite uma exceção: um mesmo usuário pode, raramente, acumular acessos por mais de um mecanismo, por exemplo, ter uma delegação concedida com um papel e uma permissão do ponto focal com outro. Esse é o único cenário em que a caixa exige que o usuário escolha qual papel usar ao atuar.
Caixa de Entrada
A Caixa de Entrada reúne as mensagens recebidas naquela caixa. É o espaço de trabalho ativo: é nela que o usuário toma conhecimento, classifica e dá tratamento às mensagens que chegam.
A caixa de entrada possui dois recursos próprios para apoiar esse trabalho: o conceito de situação (pendente ou resolvida) e a organização em pastas.
Situação: Pendente e Resolvido
Diferentemente de um e-mail, que apenas marca mensagens como lidas ou não lidas, a caixa de entrada do encaminhamento trabalha com a noção de demanda: cada mensagem está pendente ou resolvida.
A lógica reflete o fato de que uma mensagem de encaminhamento normalmente carrega uma solicitação, uma tarefa ou uma comunicação que exige tratamento. Apenas ler não basta.
Quando uma mensagem é considerada resolvida:
- Automaticamente, quando o usuário responde, reencaminha a mensagem, ou entranha seus documentos em um processo.
- Manualmente, quando o usuário marca a mensagem como resolvida, sem precisar enviar nada de volta. É o caso de avisos, comunicados e mensagens informativas que não exigem ação.
O caminho inverso também existe: uma mensagem já resolvida pode ser marcada novamente como pendente, caso o usuário decida retomá-la.
Cada caixa de entrada exibe um contador de pendências, permitindo a quem trabalha com a caixa enxergar de forma imediata quantas demandas ainda precisam de atenção.
Filtro de listagem: a caixa de entrada pode ser filtrada para exibir apenas pendentes, apenas resolvidas ou ambas ao mesmo tempo. O padrão é mostrar apenas pendentes, por ser a visão que mais ajuda o usuário a focar no que precisa ser tratado e acompanhar a redução do contador ao longo do dia.
Pastas
Apenas a caixa de entrada permite criar pastas para organização das mensagens; a caixa de saída funciona como uma listagem simples, sem subdivisões. As pastas da caixa de entrada:
- Aceitam tanto mensagens pendentes quanto resolvidas.
- Exibem seu próprio contador de pendências, refletindo as mensagens pendentes movidas para dentro delas.
A movimentação para pastas é sempre manual: toda mensagem nova chega na caixa de entrada principal, nunca direto em uma pasta. Cabe ao usuário decidir se a move para alguma pasta ou se a mantém na entrada.
Regras para criação de pastas:
- O nome da pasta deve conter no máximo 50 caracteres e não pode possuir caracteres especiais.
- O nome não pode ser idêntico ao de outra pasta existente na mesma caixa.
- Não é permitido criar pastas com os nomes "Entrada", "Saída" ou variações dessas palavras (são reservadas para as caixas principais).
Ordem de exibição: as pastas são ordenadas primeiro por pendência (pastas com mensagens pendentes aparecem antes) e depois por ordem alfabética.
Caixa de Saída
A Caixa de Saída lista as mensagens enviadas a partir daquela caixa (encaminhamentos iniciais, respostas, reencaminhamentos e complementos). Funciona como um arquivo de envios consultável: o usuário pode abrir qualquer mensagem para revisar seu conteúdo e acessar seu rastreio. A única ação que cria uma nova mensagem a partir da caixa de saída é Complementar; demais ações (favoritar, editar título, ver rastreio, copiar) ficam disponíveis pela tela de detalhe da mensagem.
Funcionalidades sobre a mensagem
Diversas ações podem ser executadas sobre uma mensagem de encaminhamento, a partir de dois pontos de acesso:
Pela própria caixa de entrada ou de saída : A listagem da caixa oferece atalhos para as principais ações (responder, reencaminhar, entranhar a processo, complementar, marcar situação), com algumas funcionando também em lote sobre várias mensagens selecionadas ao mesmo tempo (especialmente a marcação de situação). A caixa também conta com um visualizador rápido de documentos, evitando a abertura completa da mensagem só para uma leitura.
Pela tela de detalhe da mensagem : Foca em uma mensagem específica e mostra, junto dela, suas mensagens predecessoras, navegando o ramo da tramitação de volta até a mensagem inicial. Todos os documentos da mensagem atual e dos antecessores no ramo ficam disponíveis para leitura, permitindo ao usuário se inteirar da história completa antes de dar prosseguimento à demanda. É a visão mais rica de uma mensagem dentro do contexto da tramitação, e o único local de acesso a algumas funcionalidades específicas.
Em qualquer um dos dois locais, quais ações aparecem depende da relação do usuário com a mensagem (remetente, destinatário ou apenas observador com acesso ao encaminhamento).
Funções principais
Responder : Cria uma mensagem do tipo Resposta, devolvendo a tramitação ao remetente da mensagem atual (com a possibilidade de incluir outros destinatários). Disponível quando a mensagem está na caixa de entrada acessível ao usuário. Marca a mensagem como resolvida automaticamente, se ela estava pendente.
Reencaminhar : Cria uma mensagem do tipo Reencaminhamento, continuando a tramitação para um novo destino livremente escolhido. Mesma regra de disponibilidade da Resposta. Marca a mensagem como resolvida automaticamente, se ela estava pendente.
Tanto Responder quanto Reencaminhar podem ser executados quantas vezes for necessário, mesmo em mensagens já resolvidas. Basta retornar à mensagem pela caixa de entrada e acionar novamente. Cada nova execução cria um novo ramo no rastreio do encaminhamento.
Entranhar a Processo : Atalho que leva o usuário ao Ato de Entranhamento de um processo administrativo sob sua custódia, pré-carregando todos os documentos da mensagem atual e de suas predecessoras no ramo. O usuário pode retirar documentos que não interessem e incluir outros no momento. Após o entranhamento, o processo passa a guardar uma referência ao encaminhamento, que aparece junto ao processo. Disponível quando a mensagem está na caixa de entrada. Marca a mensagem como resolvida automaticamente, se ela estava pendente.
O entranhamento de documentos vindos de encaminhamento é especialmente útil quando há fluxos de trabalho secundários que alimentam um processo. Dois exemplos típicos:
- Quando o encaminhamento é o único caminho: um cidadão ou um servidor de outro patriarca envia documentos por encaminhamento, e o servidor que recebe entranha esses documentos em um processo existente sobre aquele assunto.
- Em fluxos internos do órgão: por exemplo, servidores podem entregar documentos ao RH por encaminhamento, e o RH entranha esses documentos no processo administrativo da vida funcional de cada servidor, ao qual só o RH tem acesso.
A referência ao encaminhamento, registrada no processo, é o que permite, depois, reconstruir de onde cada peça veio.
Complementar : Cria uma mensagem do tipo Complemento, permitindo adicionar documentos que ficaram de fora do envio original. Disponível apenas para a pessoa que executou o envio (o papel servidor ou o cidadão remetente). Mesmo quando a mensagem está visível na caixa de saída de um grupo ou de uma caixa institucional, somente o autor do envio pode complementá-la; os demais usuários com acesso a essa caixa não têm essa opção.
Marcar como Resolvido / Marcar como Pendente : Altera manualmente a situação da mensagem. Útil, por exemplo, para mensagens recebidas apenas para ciência, que não vão gerar ação posterior: basta marcar como resolvida para retirá-la do contador de pendências. O caminho inverso também é possível, caso alguém tenha marcado como resolvida por engano. Disponível quando a mensagem está na caixa de entrada.
Ao enviar uma mensagem (resposta, reencaminhamento, complemento ou nova tramitação) é possível elaborar documentos no momento, desde que você os assine sozinho.
Outras funções
Histórico do Encaminhamento : Mostra o histórico de ações sobre a mensagem com foco na situação (pendente ou resolvida). Cada entrada indica a ação realizada (criação, resposta, reencaminhamento, entranhamento, marcação manual, etc.), quem executou, data e hora, e a situação resultante. É particularmente útil em caixas de grupo e caixas institucionais, onde vários usuários têm acesso e podem alterar o estado da mensagem: o histórico ajuda a entender o que aconteceu e, se preciso, restaurar a situação correta. Disponível apenas pela tela de detalhe.
Ver Rastreio : Atalho que abre o Rastreio completo do encaminhamento, destacando a mensagem atual para facilitar a localização dentro da tramitação.
Favoritar / Desfavoritar : Inclui o encaminhamento inteiro (não apenas a mensagem atual) na lista de favoritos do usuário, que passa a ser notificado a cada nova tramitação dentro dele. Qualquer usuário com acesso ao encaminhamento pode favoritar, mesmo sem ter participado da conversa. Após favoritado, a opção inverte-se para Desfavoritar. Disponível apenas pela tela de detalhe.
Copiar para Área de Transferência : Habilita o modo de cópia, permitindo levar o conteúdo dos documentos da mensagem para a área de transferência. Disponível apenas pela tela de detalhe.
Editar Título : Altera o título dado à mensagem inicial, que nomeia toda a tramitação. Função especial: só usuários com permissão específica conseguem executá-la. Disponível apenas pela tela de detalhe.
Rastreio
A função de rastreio mostra o histórico completo de uma tramitação: todas as mensagens vinculadas àquele número de registro, com remetente, destinatários, datas e documentos, mesmo aquelas que o usuário não recebeu diretamente. Cumpre, para o encaminhamento, papel semelhante ao da tela de detalhe do processo no que se refere a oferecer a visão do todo.
A partir do rastreio é possível abrir qualquer uma das mensagens da tramitação na sua tela de detalhe, de onde se pode executar as ações disponíveis sobre ela (responder, reencaminhar, complementar, marcar situação, etc.) conforme a relação do usuário com a mensagem.
O rastreio é aberto a qualquer usuário que consiga chegar ao encaminhamento, ainda que ele não tenha recebido nenhuma das mensagens daquela tramitação. Como os metadados do encaminhamento são sempre públicos, basta ter o número de registro (ou encontrá-lo pela busca do E-Docs) para abrir a visão completa da tramitação. O conteúdo dos documentos, por sua vez, continua sujeito ao nível de acesso de cada um.
Tramitação em árvore
O rastreio é especialmente valioso quando o encaminhamento tem mais de um destinatário. Cada destinatário recebe a mensagem em sua caixa e pode dar continuidade independente à conversa (respondendo ou reencaminhando). A partir desse ponto, cada destinatário inicia seu próprio ramo (branch) da tramitação, que evolui em paralelo aos demais.
Considere o exemplo: você cria uma mensagem inicial perguntando sobre o andamento de atividades em vários órgãos ou setores e os coloca como destinatários. No rastreio, é possível visualizar os desdobramentos de cada ramo lado a lado: para qual setor cada mensagem foi reencaminhada internamente, quem respondeu em cada local, e em que ponto cada conversa está. Na prática, a tramitação assume a forma de uma árvore, com a mensagem inicial na raiz e as ramificações se expandindo a partir dela.
No Processo Administrativo, a tramitação é sempre linear: o processo tem um único custodiante por vez e passa de um para o outro em série. Uma demanda como a do exemplo acima forçaria o processo a percorrer cada local em sequência, com cada um esperando o anterior terminar. O encaminhamento, por permitir tramitações em árvore, libera os ramos para evoluírem em paralelo, o que reduz drasticamente o tempo total para resolver a demanda.