Credenciamento de Leitura de Documentos e Peças de Processo
O credenciamento de leitura é a forma de credenciamento em que servidores e cidadãos que não têm acesso a um documento ou processo recebem permissão para lê-lo, mediante solicitação ou concessão direta. A permissão pode abranger documentos avulsos ou peças de um processo.
É a única modalidade de credenciamento com que o usuário interage diretamente. O E-Docs possui outras formas de credenciamento que ocorrem automaticamente, nos bastidores do sistema, como ao capturar, assinar ou receber um documento por encaminhamento ou processo. Essas formas internas serão tratadas em seção própria de aspectos técnicos.
Há também o auto-credenciamento, caso excepcional em que órgãos de controle concedem a si próprios o acesso no exercício de suas atribuições legais.
Níveis de Acesso e Permissão de Leitura
A permissão para ler um documento depende do seu nível de acesso: Público, Organizacional, Sigiloso ou Classificado. Quanto mais restritivo o nível, menor o conjunto de pessoas que enxergam o conteúdo diretamente, sem precisar de credenciamento.
Quando o usuário tenta abrir um documento e não se enquadra nas regras do nível aplicável, o conteúdo não é exibido, e o sistema oferece a opção de solicitar credenciamento de leitura.
A descrição completa de cada nível de acesso, com as regras de sigilo e de classificação, está em Restrição de Acesso.
Credenciamento para Documentos
A solicitação é explícita e nominal: ao acionar a opção, o sistema exibe a lista de todos os servidores que possuem acesso ao documento, e o solicitante escolhe a quem dirigir o pedido, com justificativa opcional.
O servidor escolhido, denominado credenciador, precisa se manifestar sobre a solicitação, aprovando ou reprovando, sempre com justificativa. Aprovada a solicitação, o solicitante passa a ter acesso ao conteúdo do documento por tempo indeterminado. O credenciador pode revogar esse acesso a qualquer momento, também com justificativa.
Enquanto a solicitação não for avaliada, o solicitante pode cancelá-la. Para dirigir o pedido a outro servidor sobre o mesmo documento, é necessário cancelar a solicitação vigente antes de criar uma nova.
Tanto o solicitante quanto o credenciador acompanham a situação das solicitações em dois locais: na tela inicial, área Mais Opções, opção Credenciamento de Documentos; ou na área Documentos, aba Solicitações. Para o credenciador, a tela inicial exibe ainda a caixa Credenciamentos Pendentes de Documentos, com o contador de pendências, que direciona para a mesma listagem. A cada andamento (aprovação, reprovação ou revogação), o solicitante recebe uma notificação.
Toda noite, o E-Docs executa uma rotina que verifica as solicitações ainda não tratadas. Caso o solicitante ou o credenciador escolhido tenha ficado inativo (perdeu o papel), a rotina cancela a solicitação automaticamente e notifica a outra parte: se o solicitante está inativo, notifica o credenciador; se o credenciador está inativo, notifica o solicitante.
Credenciamento para Peças de Processo
O credenciamento de peças de processo funciona de forma similar ao de documentos avulsos, com algumas particularidades. Tecnicamente, uma peça de processo é um documento capturado no E-Docs como qualquer outro, e o credenciamento de peças funciona como um atalho para credenciar vários documentos de uma só vez, tendo o processo como elo comum entre eles.
O acesso pode ser concedido de duas formas: por solicitação, dirigida ao custodiante do processo, ou por credenciamento direto, em que o próprio custodiante concede o acesso sem solicitação prévia.
Solicitação
Ao tentar visualizar uma peça de um processo sem permissão de leitura, o usuário pode solicitar credenciamento apenas ao documento (comportamento padrão para documentos avulsos) ou às peças do processo. Neste segundo caso, informa apenas uma justificativa, e a responsabilidade pela avaliação passa ao custodiante do processo: qualquer servidor com acesso à caixa de entrada onde o processo se encontra pode se manifestar. Para processos encerrados, a manifestação cabe a quem tem a custódia do processo encerrado.
Aprovação e Seleção de Peças
O credenciador pode aprovar ou reprovar a solicitação, sempre com justificativa. Em caso de aprovação, pode selecionar quais peças daquele processo serão concedidas ao solicitante. Essa seleção permite resguardar documentos sensíveis que, por algum motivo, não possam ser compartilhados, à luz da Lei de Acesso à Informação. Na prática, o mais comum é aprovar o credenciamento para todas as peças existentes no momento da aprovação.
Prazo e Bloqueio
Após o recebimento de uma solicitação, o custodiante tem 10 dias para se manifestar. Decorrido esse prazo sem manifestação, o processo é bloqueado: nenhum ato processual (despacho, entranhamento de peças, entre outros) pode ser realizado até que a solicitação seja avaliada.
O bloqueio garante que a solicitação seja efetivamente analisada e evita que a responsabilidade pela manifestação seja repassada adiante a cada novo despacho.
Enquanto a solicitação estiver dentro do prazo, o processo pode receber atos normalmente. Se for despachado nesse período, a responsabilidade passa ao novo custodiante, mas o prazo original de 10 dias não é reiniciado.
O prazo é contado por solicitação. Quando há mais de uma pendente, vale o prazo da solicitação mais antiga. Ao se manifestar sobre ela, o prazo passa a contar a partir da data da próxima solicitação ainda em aberto.
Acesso e Novas Peças
O credenciamento é sempre concedido sobre as peças existentes no momento da aprovação. Peças entranhadas posteriormente não são incluídas automaticamente; para acessá-las, é necessária uma nova solicitação.
Essa regra existe porque o credenciador é responsável pelo acesso que concede. Não seria razoável vincular essa responsabilidade a peças futuras, que podem ficar inacessíveis até para o próprio credenciador após um novo despacho. Cada nova solicitação garante que o custodiante atual avalie o conteúdo completo do processo antes de aprovar ou reprovar.
Revogação e Cancelamento
O credenciador pode revogar a qualquer momento um credenciamento aprovado por ele, sempre com justificativa. O solicitante pode cancelar sua solicitação enquanto ela não for avaliada.
Toda noite, o E-Docs executa uma rotina que verifica as solicitações ainda não tratadas e cancela automaticamente aquelas cujo solicitante tenha ficado inativo (perdeu o papel). A rotina não verifica a situação de quem deve avaliar a solicitação, pois a manifestação é responsabilidade do custodiante atual do processo; caso o local onde o processo se encontra fique inativo, a custódia pode ser corrigida pelo ponto focal do órgão por meio do Ajuste de Custódia. Essa rotina não envia notificações: o solicitante, por estar inativo, não teria como recebê-las, e o custodiante já visualiza as solicitações pendentes pela tela inicial.
Acompanhamento e Notificações
Tanto o solicitante quanto o credenciador acompanham o andamento em dois locais: na tela inicial, área Mais Opções, opção Credenciamento de Processos; ou na área Processos, aba Credenciamento. Para o credenciador, a tela inicial exibe ainda a caixa Credenciamentos Pendentes de Processos, com o contador de pendências, que direciona para a mesma listagem; quando o processo está encerrado, é exibida a caixa Credenciamentos Pendentes de Processos Encerrados. A cada andamento (aprovação, reprovação ou revogação), o solicitante recebe uma notificação.
Todas as solicitações e credenciamentos de um processo ficam visíveis na página do processo. As justificativas informadas em cada etapa (solicitação, aprovação ou reprovação) são protegidas e não ficam expostas publicamente.
Credenciamento Direto
O custodiante pode credenciar diretamente qualquer servidor ou cidadão para leitura das peças do processo, sem necessidade de solicitação prévia, a partir da tela do processo. Os critérios de seleção de peças e as regras de revogação são os mesmos descritos para a aprovação de solicitação.
Auto-Credenciamento
Determinados órgãos e entidades possuem prerrogativa legal de acesso a documentos e processos no âmbito de suas atribuições institucionais de controle, fiscalização ou auditoria. Para esses agentes, o E-Docs disponibiliza a funcionalidade de Auto-Credenciamento: o próprio usuário solicita e concede o credenciamento, sem necessidade de intervenção de terceiros.
A funcionalidade abrange tanto documentos avulsos quanto peças de processo, segue todas as regras descritas nesta página e fica registrada no detalhe do documento ou do processo, para fins de rastreabilidade.
Órgãos com Auto-Credenciamento
A lista a seguir reúne os órgãos de controle habilitados para o auto-credenciamento, com os cargos autorizados, o escopo de acesso e o processo ou encaminhamento E-Docs que registrou a habilitação.
Órgãos Estaduais
SECONT — Secretaria de Controle e Transparência
- Cargos: Auditor do Estado, Corregedor Geral do Estado, Subsecretário de Estado, Secretário de Estado
- Escopo: Acesso a todos os órgãos estaduais (GOVES)
- E-Docs: Processo 2025-SR2KJ
PGE-ES — Procuradoria-Geral do Estado do Espírito Santo
- Cargos: Procurador do Estado
- Escopo: Acesso aos órgãos estaduais da administração direta e indireta (empresas públicas ficam de fora)
- E-Docs: Processo 2025-SR2KJ
TCEES — Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo
- Cargos: Auditor de Controle Externo
- Escopo: Acesso a todos os órgãos estaduais (GOVES)
- E-Docs: Processo 2024-D9QKW
- Instrumento: Acordo de Cooperação Técnica TCE-ES / SEGER Nº 01/2025. texto · PDF
Órgãos Federais
CGU — Controladoria-Geral da União
- Cargos: Auditor Federal de Finanças e Controle
- Escopo: Acesso aos órgãos estaduais da administração direta e indireta (empresas públicas ficam de fora)
- E-Docs: Processo 2024-M139P
Municípios
PMSMJ — Município de Santa Maria de Jetibá
- Cargos: Auditor Público Interno
- Escopo: Acesso a todos os órgãos da prefeitura (PMSMJ)
- E-Docs: Encaminhamento 2025-6DQPG4
PMIUNA — Município de Iúna
- Cargos: Procurador Geral / Assessor de Procurador / Auditor de Controle Interno
- Escopo: Acesso a todos os órgãos da prefeitura (PMIUNA)
- E-Docs: Encaminhamento 2025-HN887R
PMSL — Município de Santa Leopoldina
- Cargos: Secretário Municipal de Controle e Transparência, Controlador Geral do Município, Auditor Interno
- Escopo: Acesso a todos os órgãos da prefeitura (PMSL)
- E-Docs: Encaminhamento 2026-M4NH3S