Acesso Institucional e Delegação
No E-Docs, unidades e órgãos se comportam de forma diferente dos demais agentes. Por terem origem no organograma formal da instituição, eles possuem um gestor com prerrogativas próprias, e o acesso aos seus recursos (caixas de encaminhamento e de processos, reabertura de processos, organizador) segue uma lógica institucional, e não pessoal.
Esta página explica esse comportamento: quem é o gestor, quais acessos são exclusivos dele por padrão e de que formas esses acessos podem ser estendidos a outras pessoas, principalmente pela delegação de acesso.
Agentes institucionais e o gestor
Entre os tipos de agente do E-Docs, órgão e unidade formam uma categoria especial, a dos agentes institucionais. Diferentemente de um servidor (papel) ou de um cidadão, eles não representam uma pessoa, e sim um local da estrutura pública, derivado diretamente do organograma oficial publicado em Diário Oficial.
Como o organograma é formal, cada unidade e cada órgão tem uma chefia atrelada: um cargo de comissão ou de direção, com responsabilidades, direitos e deveres bem definidos. No E-Docs, a pessoa que ocupa essa chefia é o gestor (chefe ou responsável) daquele local, conforme registrado no Organograma ES. É essa figura que dá origem ao comportamento institucional descrito a seguir.
Um grupo de trabalho ou comissão não vem do organograma formal e não tem um chefe único com prerrogativas exclusivas. A hierarquia ali é horizontal: todos os membros têm os mesmos direitos sobre os recursos do grupo. Por isso, tudo o que esta página diz sobre gestor, prerrogativas exclusivas e delegação não se aplica a grupos e comissões.
Prerrogativas do gestor
Quando o agente envolvido é uma unidade ou um órgão, certos recursos do E-Docs seguem um comportamento institucional: o acesso não pertence a quem está lotado no local, e sim a quem ocupa a chefia. Por padrão, esses recursos ficam concentrados no gestor.
| Recurso institucional | Quem visualiza por padrão | Quem pode agir por padrão |
|---|---|---|
| Caixa de Encaminhamento da unidade ou órgão | Somente o gestor | Somente o gestor |
| Caixa de Processos da unidade ou órgão | Somente o gestor | Somente o gestor |
| Processos encerrados no local | Todos os servidores do local | Somente o gestor (reabrir) |
| Organizador de Processos do local | Todos os servidores do local | Somente o gestor (criar, alterar, excluir) |
Há, portanto, dois comportamentos. Nas caixas (de encaminhamento e de processos), tanto a visualização quanto as ações ficam restritas ao gestor. Já nos processos encerrados e no Organizador, a visualização é aberta a todos os servidores do local, e apenas as ações ficam reservadas ao gestor. Esses processos encerrados, por exemplo, funcionam como um arquivo que todos conseguem consultar, mas que só o gestor pode reabrir.
Delegação de Acesso
O gestor nem sempre consegue, sozinho, dar conta de todos os encaminhamentos e processos que entram e saem do seu local. É comum que assessores, secretariado ou uma equipe de apoio trabalhem diretamente com ele nessas demandas. A delegação de acesso é o instrumento que formaliza isso.
Pela delegação, o gestor concede a outro servidor as mesmas prerrogativas institucionais que ele possui sobre o local. O servidor que recebe a delegação passa a poder:
- Encaminhamentos: acessar a caixa institucional, organizar suas pastas, responder e reencaminhar mensagens.
- Processos: acessar a caixa de processos do local, autuar processos no local, organizar suas pastas e realizar atos processuais sob a custódia do local.
- Reabertura: reabrir processos encerrados no local.
- Organizador de Processos: criar e remover categorias e associações, e associar processos.
Características da delegação:
- É concedida exclusivamente pelo gestor, sem depender de pontos focais ou de qualquer outra instância.
- Pode ser concedida a qualquer servidor do mesmo patriarca, esteja ele lotado no local ou não (é comum no apoio entre setores ou entre órgãos de uma mesma instituição).
- Pode ser revogada pelo gestor a qualquer momento.
- Não se extingue quando o gestor muda: a delegação continua valendo após uma troca de chefia. Cabe ao novo gestor revisar as delegações existentes no local e manter ou revogar cada uma.
- Não substitui o gestor: ele continua sendo o responsável pelo local e mantém todos os seus acessos. A delegação apenas soma novos acessos a quem a recebe.
Delegar é uma prerrogativa exclusiva do gestor. Quem recebe a delegação passa a atuar no local, mas não herda o poder de delegar: não pode repassar o acesso a outra pessoa. Por isso, sem um gestor em exercício, não há como delegar, e o acesso só pode ser liberado por outros meios.
A delegação concede a outra pessoa as mesmas prerrogativas do gestor sobre o local. Por isso, o gestor assume a responsabilidade pelo uso desses acessos e deve concedê-los com critério, revisando periodicamente quem ainda precisa deles.
Como delegar
A delegação é feita pelo próprio gestor, a partir do Perfil do Usuário na tela inicial do E-Docs, na opção de delegação de acesso.
O gestor escolhe o local sobre o qual quer delegar (uma das unidades ou órgãos dos quais é responsável) e indica o servidor que receberá o acesso, localizando-o por pesquisa livre, por setor ou por CPF. Concluída a delegação, o servidor passa a constar na lista de acessos delegados daquele local, de onde também pode ser removido a qualquer momento.
A delegação só é possível se o local tiver um gestor responsável definido no organograma. Se a chefia da unidade ou do órgão estiver vaga, não há quem delegue, e os recursos institucionais ficam sem acesso até que a chefia seja regularizada.
Para saber quem é o responsável por uma unidade ou órgão, e, portanto, quem pode delegar o acesso ou a quem pedir acesso, consulte o Organograma ES e filtre pelo seu órgão ou setor. O chefe ou responsável aparece identificado ali, na mesma fonte oficial que o E-Docs utiliza. É também o lugar para confirmar que a chefia da sua área está corretamente registrada.
Por que grupos e comissões não têm delegação
A delegação existe justamente porque, em unidades e órg ãos, os acessos institucionais nascem concentrados no gestor. Em grupos de trabalho e comissões esse problema não existe: o acesso aos recursos do grupo vem da condição de membro. Para dar acesso a alguém, basta incluí-lo como membro do grupo, e ele passa automaticamente a ter os mesmos direitos dos demais.
Do ponto de vista dos sistemas estruturantes, um grupo não tem um responsável oficial nem uma chefia designada: todos os membros são tratados da mesma forma pelo E-Docs. Não faria sentido delegar em uma estrutura horizontal, onde todos já têm acesso pleno. Delegar é uma necessidade exclusiva das estruturas com chefia formal, em que só o gestor detém certas prerrogativas e precisa de um meio para estendê-las.
Permissionamento via Acesso Cidadão (em desuso)
Os acessos institucionais já podiam ser estendidos antes de a delegação existir. Desde 2018, isso era feito por permissões específicas atribuídas ao perfil do servidor no Acesso Cidadão, configuradas pelos pontos focais do órgão. Por esse mecanismo, concedia-se a um servidor a permissão de despachar, avocar, reabrir processos ou atuar na caixa institucional, sem passar pelo gestor.
A delegação de acesso, criada em 2025, faz exatamente o mesmo, com uma diferença importante: a concessão sai das mãos dos pontos focais e passa para o próprio gestor da área. O objetivo foi desafogar os pontos focais, devolvendo a decisão (e a responsabilidade por ela) a quem é o responsável pelo local.
Esse permissionamento ainda funciona e aparece citado em vários pontos do sistema e da documentação, por exemplo nas regras de despacho, avocamento e reabertura de processos e no Organizador de Processos. No entanto, está em desuso e tende a ser descontinuado, já que a delegação resolve o mesmo problema de forma mais simples e direta, nas mãos do próprio gestor.
Para liberar acesso institucional a um servidor, o caminho recomendado é a delegação de acesso, feita pelo gestor. O permissionamento via Acesso Cidadão deve ser usado em último caso, apenas quando não há gestor apto a delegar, como nas situações descritas a seguir.
Quando o ponto focal ainda precisa conceder acesso
Mesmo com a delegação disponível e o permissionamento via Acesso Cidadão em desuso, há situações em que não existe gestor apto a delegar. Sem ele, o acesso institucional ficaria travado, e o ponto focal ainda pode concedê-lo diretamente, pelas permissões legadas.
Isso ocorre, por exemplo, quando:
- a chefia do local está vaga, sem responsável definido no organograma; ou
- o gestor está temporariamente impossibilitado de atuar (férias, licença médica, afastamento) e, como só ele pode delegar, não há quem o faça em seu lugar.
Para esses casos, ficam registradas abaixo as permissões que o ponto focal precisa conceder, conforme o recurso institucional a ser liberado:
| Recurso institucional | Permissões necessárias |
|---|---|
| Caixa de Encaminhamento | 101 - Acessar Caixa de Documentos de Órgão/Setor (Encaminhamentos) 106 - Acessar Documentos Sigilosos de Órgão/Setor |
| Caixa de Processos | 102 - Acessar Caixas de Processos de Órgão/Setor (Despachar Processo) 103 - Autuar Processo 106 - Acessar Documentos Sigilosos de Órgão/Setor |
| Reabertura de processos encerrados | 104 - Reabrir Processos Encerrados do Setor |
| Organizador de Processos | 105 - Gerir Associações de Processos |
Esse caminho serve apenas para destravar o acesso quando não há gestor que possa delegar. Regularizada a chefia no organograma, ou retornando o gestor, a delegação volta a ser a forma recomendada.