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Arquivologia e Gestão Documental

O E-Docs não é apenas um sistema de tramitação de documentos. Ele é, antes de tudo, uma ferramenta de gestão arquivística. Compreender os fundamentos da Arquivologia ajuda a entender por que o sistema funciona da forma como funciona: por que exige classificação, por que os atos são irreversíveis e por que há tanto rigor com autoria e integridade.

Esta página apresenta esses fundamentos em quatro partes:

  • Os conceitos da Arquivologia: o que é um documento arquivístico e como funciona o seu ciclo de vida.
  • O conceito de SIGAD e as normas que servem de referência (CONARQ, e-ARQ Brasil e ISO 15489).
  • A classificação documental e os instrumentos que a viabilizam (o PCD e a TTD).
  • A governança que sustenta a gestão documental no Estado: o PROGED, seu comitê, o APEES e as Comissões de Avaliação de Documentos.

Conceitos da Arquivologia​

O E-Docs aplica conceitos consolidados da Arquivologia. Esta seção apresenta os principais.

Arquivologia e gestão de documentos​

A Arquivologia é a disciplina que estuda os documentos de arquivo, sua organização, preservação e uso. Seu objeto não é o documento isolado, mas o conjunto de documentos produzidos por uma pessoa, órgão ou instituição no exercício de suas funções.

A gestão de documentos é definida, segundo a terminologia arquivística brasileira, como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, visando à sua eliminação ou ao seu recolhimento para guarda permanente.

Em outras palavras, gerir documentos é cuidar deles de forma sistemática, do nascimento ao destino final. No ambiente digital, essa definição se amplia: além de produzir, tramitar e arquivar, é preciso garantir a autenticidade, a integridade e a preservação de longo prazo de arquivos que, por natureza, podem ser copiados e alterados sem deixar rastros.

O documento arquivístico​

Nem todo arquivo de computador é um documento arquivístico. Um documento arquivístico é aquele produzido ou recebido no curso de uma atividade, que serve de prova ou de informação sobre essa atividade.

O documento arquivístico, inclusive o digital, possui cinco características essenciais:

  • Organicidade: o documento não existe sozinho. Ele se relaciona com os demais documentos produzidos pela mesma função ou atividade, formando um conjunto orgânico que reflete o funcionamento da instituição.
  • Unicidade: cada documento ocupa um lugar único no conjunto documental, em razão do contexto em que foi produzido.
  • Confiabilidade: o documento é digno de confiança como afirmação de um fato. Está ligada à forma e ao momento de sua produção.
  • Autenticidade: o documento é o que diz ser e foi produzido por quem afirma tê-lo produzido. Precisa ser mantida ao longo do tempo, mesmo após mudanças de tecnologia.
  • Acessibilidade: o documento pode ser localizado, recuperado, apresentado e interpretado quando necessário.
O desafio do documento digital

No papel, muitas dessas garantias vêm do próprio suporte: a assinatura à caneta, o timbre, a textura. No meio digital, nada disso existe de forma automática. Um arquivo PDF, sozinho, não prova quem o criou nem se foi alterado. Por isso o documento arquivístico digital só se sustenta dentro de um sistema que aplique, de forma deliberada, regras e controles arquivísticos. É exatamente esse o papel do E-Docs.

O ciclo de vida documental​

Um dos conceitos centrais da Arquivologia é o de que todo documento percorre um ciclo de vida, tradicionalmente descrito pela teoria das três idades:

  • Fase corrente: o documento está em uso frequente. É consultado e tramita ativamente para cumprir a finalidade que motivou a sua criação. Aqui predomina o valor administrativo, também chamado de valor primário.
  • Fase intermediária: o documento já cumpriu a sua finalidade principal e é consultado com pouca frequência, mas ainda precisa ser guardado, em geral por exigência legal ou para eventual comprovação. Aguarda o cumprimento de prazos antes da destinação.
  • Fase permanente: o documento perdeu o valor administrativo, mas adquiriu valor secundário, de natureza histórica, probatória ou informativa. Deve ser preservado de forma definitiva.

Ao final da fase intermediária, o documento tem uma destinação final, que pode ser de dois tipos:

  • Eliminação: o documento é descartado de forma segura, após cumpridos os prazos e as autorizações cabíveis.
  • Recolhimento para guarda permanente: o documento de valor histórico é transferido para o arquivo permanente, onde será preservado para sempre.
Onde o E-Docs atua no ciclo de vida

O E-Docs gere os documentos nas fases corrente e intermediária, controlando produção, tramitação, classificação e prazos de guarda. A fase permanente, de preservação digital de longo prazo, é um desafio arquivístico e tecnológico tratado por iniciativas específicas de arquivo permanente digital, conduzidas pelo APEES. O objetivo de longo prazo é integrar o E-Docs a esse ambiente de preservação, completando o controle de todo o ciclo de vida.

O que é um SIGAD​

O E-Docs é um SIGAD, sigla para Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos.

Um SIGAD é um sistema desenvolvido para fazer a gestão arquivística de documentos, ou seja, para aplicar a cada documento o conjunto de controles que a Arquivologia exige: captura, classificação, avaliação, controle de tramitação, gestão de prazos e destinação. Ele trata o documento ao longo de todo o seu ciclo de vida e preserva a cadeia de custódia.

Isso o diferencia de um simples repositório de arquivos ou de uma ferramenta que apenas movimenta documentos de um ponto a outro. Sistemas de gestão eletrônica de documentos (GED) voltados apenas ao armazenamento e à busca de arquivos não são, por si sós, um SIGAD: falta-lhes o controle arquivístico do ciclo de vida. Um SIGAD vai além: garante que o documento permaneça autêntico, íntegro, classificado e rastreável desde a produção até a destinação.

Normas e referenciais​

O E-Docs foi concebido em conformidade com um conjunto de normas e modelos que definem o que se espera de um sistema de gestão arquivística.

CONARQ​

O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) é o órgão central da política nacional de arquivos no Brasil. Ele define diretrizes, resoluções e modelos de referência para a gestão de documentos em todas as esferas da administração pública. É o CONARQ que estabelece os parâmetros técnicos seguidos pelo E-Docs.

e-ARQ Brasil​

O e-ARQ Brasil é o modelo de requisitos publicado pelo CONARQ para o desenvolvimento e a avaliação de SIGAD. Ele é o principal instrumento normativo nacional nessa área.

O e-ARQ Brasil descreve as condições que um sistema precisa satisfazer para gerir documentos arquivísticos digitais de forma confiável, definindo funções como:

  • Captura: incorporação do documento ao sistema, tornando-o um documento arquivístico institucional.
  • Classificação: associação do documento a uma classe, conforme o plano de classificação.
  • Avaliação: definição de prazos de guarda e destinação, com base na tabela de temporalidade.
  • Arquivamento e destinação: controle da guarda e do encaminhamento do documento à eliminação ou à guarda permanente.

O E-Docs implementa essas funções na prática. A irreversibilidade dos atos, a classificação obrigatória e a integração entre temporalidade, arquivamento e destinação são reflexos diretos do e-ARQ Brasil.

ISO 15489​

No plano internacional, a norma ISO 15489 (Informação e documentação, Gestão de documentos) estabelece os princípios gerais da gestão de documentos, válidos para qualquer suporte. Segundo a norma, um sistema de gestão documental deve ser:

  • Confiável: opera de maneira regular e controlada.
  • Íntegro: protege os documentos contra alterações não autorizadas.
  • Conforme: atende aos requisitos legais e normativos aplicáveis.
  • Abrangente: gere todos os documentos resultantes das atividades da instituição.
  • Sistemático: produz, mantém e gere documentos de forma metódica e padronizada.

Esses princípios orientam tanto a concepção quanto a evolução do E-Docs.

A classificação documental​

A classificação é uma das operações centrais da gestão documental. Esta seção explica o que ela é, quando o E-Docs a exige e os dois instrumentos arquivísticos que a viabilizam: o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinação.

O que é classificar​

A classificação documental é a operação que associa cada documento a uma classe, dentro de uma estrutura organizada de categorias. Classificar é dar a cada documento o seu lugar no conjunto, de acordo com a função, a atividade ou o assunto a que se refere.

A classificação é o que torna possível a organicidade: documentos da mesma classe pertencem ao mesmo contexto de produção. Ela cumpre três objetivos principais:

  • Organização institucional: dá à administração visibilidade sobre o tipo de documento que produz.
  • Recuperação da informação: facilita localizar documentos por categoria, e não apenas por busca textual.
  • Gestão do ciclo de vida: é o que viabiliza a aplicação dos prazos de temporalidade e da destinação.

Quando a classificação é exigida no E-Docs​

No E-Docs, a classificação é obrigatória quando duas condições se combinam: o documento tem valor de ORIGINAL e está sendo capturado por um servidor público. Nesse caso, o documento deve ser associado a uma classe do plano de classificação vigente do órgão ou patriarca.

Cidadãos, mesmo ao capturar documentos com valor de ORIGINAL, não precisam informar classe. A classificação é uma responsabilidade institucional, ligada à produção de documentos no exercício de funções públicas.

Para detalhes sobre o valor do documento e a captura, consulte a seção Documentos.

O Plano de Classificação de Documentos (PCD)​

O Plano de Classificação de Documentos (PCD) é o instrumento que organiza os documentos em classes, normalmente em uma estrutura hierárquica, em forma de árvore. Cada classe representa uma função, uma atividade ou um assunto da instituição.

É no PCD que o servidor se baseia ao classificar um documento no momento da captura. Sem um plano de classificação, não há classificação possível: o PCD é a referência que define quais classes existem e o que cada uma abrange.

A Tabela de Temporalidade e Destinação (TTD)​

A Tabela de Temporalidade e Destinação (TTD) é o instrumento que define, para cada classe de documentos:

  • O prazo de guarda na fase corrente.
  • O prazo de guarda na fase intermediária.
  • A destinação final: eliminação ou guarda permanente.

A contagem dos prazos costuma estar vinculada a um evento, como a conclusão de um processo ou o encerramento do exercício. Cumprido o prazo, a tabela autoriza a destinação: o descarte seguro do documento ou o seu recolhimento ao arquivo permanente, quando ele tem valor histórico.

PCD e TTD trabalham juntos

O PCD diz o que o documento é; a TTD diz por quanto tempo ele deve ser guardado e qual o seu destino. Por isso a classificação correta é tão importante: é a classe atribuída no PCD que determina qual regra da TTD será aplicada ao documento. Um erro de classificação pode significar guardar por tempo demais ou eliminar antes da hora.

Governança e o PROGED​

A gestão documental no Estado do Espírito Santo não começou com o E-Docs. O sistema só foi possível porque o Estado já possuía maturidade em gestão de documentos, construída ao longo de anos por meio de um programa específico.

O PROGED​

O PROGED é o Programa de Gestão Documental do Estado do Espírito Santo, existente desde 2005. Seu objetivo é organizar e padronizar a gestão de documentos na administração pública estadual, assegurando que os documentos sejam produzidos, classificados, avaliados e destinados de forma adequada.

Foi o PROGED que consolidou os instrumentos arquivísticos (o PCD e a TTD) que hoje fundamentam a classificação dos documentos no E-Docs. Sem esse trabalho prévio, o sistema não teria como exigir e aplicar a classificação.

O comitê gestor​

O PROGED é conduzido por um comitê gestor formado por quatro instituições:

  • APEES: Arquivo Público do Estado do Espírito Santo.
  • SEGER: Secretaria de Gestão e Recursos Humanos.
  • SECONT: Secretaria de Controle e Transparência.
  • PRODEST: Instituto de Tecnologia da Informação e Comunicação do Espírito Santo.

Essa composição reúne as competências necessárias: o saber arquivístico, a gestão administrativa, o controle e a tecnologia. É a mesma articulação institucional que sustenta o E-Docs.

O papel do APEES​

Dentro dessa governança, o APEES exerce papel estratégico. Como autarquia vinculada à SEGER, é o órgão responsável pelo respaldo arquivístico do E-Docs.

Cabe ao APEES a gestão dos instrumentos arquivísticos que fundamentam o sistema: é o APEES que mantém e atualiza o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinação aplicáveis ao Governo do Estado. É esse trabalho que garante que a classificação feita no E-Docs tenha validade arquivística.

As Comissões de Avaliação de Documentos (CAD)​

Classificar corretamente um documento nem sempre é simples. Para apoiar os usuários nessa tarefa, cada órgão e entidade possui uma Comissão de Avaliação de Documentos (CAD).

As CAD são responsáveis por:

  • Orientar os usuários quanto à correta classificação dos documentos.
  • Aplicar e interpretar o PCD e a TTD no contexto do órgão.
  • Conduzir o processo de avaliação documental, que define o que será eliminado e o que será preservado.
Em caso de dúvida, procure a CAD do seu órgão

Quando houver incerteza sobre qual classe atribuir a um documento, a orientação correta deve ser buscada na Comissão de Avaliação de Documentos do próprio órgão. São elas que conhecem o PCD em detalhe e garantem a consistência da classificação.

Patriarcas e seus próprios instrumentos​

O E-Docs é usado não só pelo Governo do Estado, mas também por municípios, consórcios e outras instituições, cada um deles um patriarca dentro do sistema.

A manutenção do PCD e da TTD varia conforme o patriarca. No âmbito do Governo do Estado do Espírito Santo, essa responsabilidade é do APEES. Os demais patriarcas possuem dinâmica própria, com seus próprios órgãos e comissões responsáveis pela gestão de seus instrumentos arquivísticos. Cada patriarca classifica seus documentos conforme o seu próprio plano de classificação.

A seção Segregação por Patriarca detalha como o E-Docs separa logicamente os patriarcas e o que isso afeta nos cadastros e nas operações do sistema.

A obrigatoriedade da adoção dos instrumentos arquivísticos do PROGED e a institucionalização do E-Docs como sistema de gestão arquivística estão amparadas em norma. O Decreto nº 4.411-R, de 18 de abril de 2019, que institui o E-Docs, define-o como sistema corporativo para autuação, captura, tramitação, classificação, temporalidade, arquivamento e destinação final de documentos, e reforça a obrigatoriedade do uso dos instrumentos estabelecidos pelo PROGED.

A legislação completa está reunida na seção Acervo.

Ver também​