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O que é o E-Docs?

O E-Docs é o Sistema de Gestão de Documentos Arquivísticos Eletrônicos do Governo do Estado do Espírito Santo. É a plataforma oficial usada para produzir, assinar, tramitar e arquivar documentos e processos administrativos de forma totalmente digital, sem uso de papel.

Esta página apresenta uma visão geral do sistema: o que ele é, o que faz, como surgiu e quais são seus fundamentos. As demais seções desta documentação aprofundam cada um desses temas.

Um sistema de gestão arquivística​

O E-Docs é um SIGAD, sigla para Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos. Essa é a diferença essencial em relação a um sistema comum de tramitação de processos: o E-Docs não apenas movimenta documentos, ele os trata com rigor arquivístico.

Isso significa que o sistema foi concebido para gerir o documento ao longo do seu ciclo de vida. Para isso, aplica a cada documento regras de classificação, prazos de guarda, controle de acesso e garantias de autenticidade.

Essa concepção segue dois grandes referenciais:

  • O modelo de requisitos e-ARQ Brasil, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), que define o que um SIGAD precisa ter para gerir documentos digitais de forma confiável.
  • A norma internacional ISO 15489, de gestão de documentos, que estabelece os princípios gerais para que os sistemas documentais sejam confiáveis, íntegros e conformes.
Por que isso importa

Um documento digital, sozinho, é apenas um arquivo. Ele pode ser copiado, alterado ou perdido sem deixar rastro. Um SIGAD existe justamente para resolver isso: garante que cada documento tenha autoria comprovada, não possa ser modificado depois de oficializado e seja preservado ao longo do tempo. É o que confere ao documento eletrônico valor equivalente, ou superior, ao do documento em papel.

O que o E-Docs faz​

O E-Docs cobre todo o trabalho com documentos e processos no dia a dia da administração pública. As principais funcionalidades são:

  • Produção de documentos: criação de documentos avulsos, como ofícios, comunicações internas e instruções de serviço, em ambiente digital.
  • Assinatura eletrônica: assinatura de documentos com validade legal e jurídica, tanto pela assinatura eletrônica do próprio E-Docs (login e senha) quanto por certificado digital ICP-Brasil.
  • Captura: institucionalização do documento. É o momento em que ele passa a ter validade legal e jurídica e se torna imutável.
  • Encaminhamentos: envio de documentos entre servidores, grupos de trabalho, setores e órgãos. É também a porta de entrada do cidadão para a interação com o Estado.
  • Processos administrativos: autuação e tramitação de processos inteiramente digitais, seguindo o rigor da lei.
  • Classificação e temporalidade: associação dos documentos ao Plano de Classificação e à Tabela de Temporalidade, que organizam o acervo e definem prazos de guarda.
  • Controle de acesso: definição de quem pode ver o conteúdo de cada documento, conforme a Lei de Acesso à Informação.
  • Busca e consulta: localização de documentos e processos, tanto por seus metadados quanto pelo conteúdo.

Cada um desses temas é detalhado na seção Definições e Regras.

Como o E-Docs surgiu​

O E-Docs nasceu em 2018, como iniciativa do PRODEST (Instituto de Tecnologia da Informação e Comunicação do Espírito Santo), em parceria com a SEGER (Secretaria de Gestão e Recursos Humanos), o APEES (Arquivo Público do Estado do Espírito Santo) e a SECONT (Secretaria de Controle e Transparência).

O Governo do Estado organizou suas equipes em torno da entrega de um Produto Mínimo Viável (MVP), adotando metodologias ágeis de desenvolvimento. A ideia foi colocar no ar uma primeira versão funcional, com o conjunto essencial de recursos, e evoluí-la de forma contínua a partir do uso real. O piloto, no mesmo ano, contemplou os processos de Concessão de Diárias; em 2019, o uso foi expandido para todo e qualquer tipo de processo administrativo.

O E-Docs tornou-se, assim, a ferramenta central da transformação digital da administração pública capixaba.

Toda essa trajetória só foi possível pela maturidade do Estado em gestão documental. Desde 2005, o Espírito Santo mantém o PROGED (Programa de Gestão Documental), conduzido por um comitê formado por APEES, SEGER, SECONT e PRODEST. Foi o PROGED que consolidou os instrumentos arquivísticos que sustentam o funcionamento do E-Docs, principalmente o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e a Tabela de Temporalidade e Destinação (TTD).

Quem mantém o E-Docs​

O E-Docs conta com uma parceria institucional, que define e conduz o sistema, e com uma estrutura de suporte, que garante o seu funcionamento cotidiano.

A parceria institucional​

Cada instituição da parceria exerce um papel definido:

  • PRODEST: responsável pelo desenvolvimento e pela sustentação tecnológica do sistema.
  • SEGER/GPP (Gerência de Processos e Projetos): conduz os aspectos mais abrangentes do programa, como as parcerias com o Governo Federal, a prospecção de novos municípios, a confecção dos Acordos de Cooperação Técnica (ACT), a relação com outros entes federativos e as demandas de grande porte para o sistema.
  • APEES/GESTAD (Gerência de Sistema e Transformação Digital): responsável pela operacionalização do E-Docs nos órgãos estaduais e municípios, prestando suporte, conduzindo treinamentos, organizando workshops e ações correlatas.
  • APEES/GEDOC (Gerência de Gestão de Documentos): responsável pelo respaldo arquivístico. Faz a gestão dos instrumentos arquivísticos (PCD e TTD) que fundamentam a classificação dos documentos.
  • SECONT: responsável pela lógica de níveis de acesso e de classificação da informação.
O APEES atua em duas frentes

O APEES aparece duas vezes na lista acima porque participa do E-Docs com duas gerências distintas, a GESTAD e a GEDOC, cada uma com a sua própria atribuição.

Suporte e atendimento ao usuário​

No dia a dia dos órgãos e municípios, o atendimento aos usuários do E-Docs é organizado em níveis:

  1. Pontos focais: grupos de servidores que atuam como pontos focais do E-Docs dentro de cada órgão ou município. Disseminam o conhecimento sobre o sistema na sua instituição, realizam configurações, concedem permissões e tiram dúvidas dos usuários. São o primeiro nível de suporte ao usuário final.
  2. APEES/GESTAD: as questões que os pontos focais não conseguem resolver são reportadas à GESTAD, que presta o segundo nível de suporte.
  3. PRODEST: quando a questão não é resolvida nos níveis anteriores, é encaminhada ao PRODEST, que atua como terceiro nível de suporte, tanto para questões de natureza técnica quanto para dúvidas sobre regras de negócio e comportamentos específicos do sistema.
Por onde começar

Usuários com dúvidas sobre o E-Docs devem procurar, primeiro, o ponto focal do seu próprio órgão, identificado nas listas mantidas pelo APEES de pontos focais estaduais e de pontos focais municipais. O ponto focal é quem está mais próximo do dia a dia da instituição e resolve a maior parte das questões.

Apoio arquivístico​

Diferente do suporte ao sistema, cada órgão e entidade possui também uma Comissão de Avaliação de Documentos (CAD), com atuação focada exclusivamente em questões arquivísticas. Quando há dúvida sobre como classificar um documento, é a CAD do próprio órgão que orienta o usuário, com base no Plano de Classificação vigente.

O tema é detalhado na seção Arquivologia e Gestão Documental.

O E-Docs é sustentado por um conjunto de normas estaduais. Os principais marcos são:

A legislação completa está reunida na seção Acervo.

Características que definem o E-Docs​

Algumas escolhas de projeto distinguem o E-Docs e refletem a sua natureza arquivística.

Foco no documento​

Diferente de sistemas centrados no processo, no E-Docs o documento é o elemento central. Ele tem vida própria: não pertence a um processo, existe de forma independente e pode ser usado em vários lugares ao mesmo tempo. O processo é apenas um dos contextos em que um documento pode ser utilizado.

Irreversibilidade dos atos​

Para garantir a integridade da cadeia de custódia, os atos documentais no E-Docs são irreversíveis. Documentos capturados, processos autuados e encaminhamentos realizados não podem ser apagados. Apenas documentos ainda em elaboração ou em coleta de assinaturas podem ser excluídos. Um processo autuado por engano não é apagado: é encerrado com justificativa, preservando o registro histórico da ação.

Os documentos produzidos no E-Docs são assinados eletronicamente, o que assegura autoria, autenticidade, integridade e validade legal e jurídica. A garantia técnica de autoria e integridade é dada por uma tecnologia exclusiva do sistema, o E-Docs Chain.

Preservação digital​

O E-Docs aceita apenas um conjunto restrito de formatos de arquivo, escolhidos pela sua durabilidade. Assim, o documento não corre o risco de se tornar ilegível caso a tecnologia usada para criá-lo deixe de existir.

Para aprofundar esses conceitos, consulte a seção Documentos.

Integrações​

O E-Docs não funciona isolado. Ele se integra a outros sistemas do Governo do Estado:

  • Acesso Cidadão: plataforma de identidade digital e autenticação do Estado, integrada ao Gov.br. É por meio dela que servidores e cidadãos acessam o E-Docs de forma segura.
  • E-Flow: ferramenta de automação que padroniza e agiliza fluxos conhecidos (como o envio de documentos ao RH ou a solicitação de serviços), por meio de formulários dinâmicos conectados aos sistemas do Estado.
  • Tramita ES: solução que permite a tramitação externa de documentos eletrônicos entre órgãos públicos, inclusive de outros estados e da União, usando a infraestrutura nacional do Tramita.GOV.BR.

O E-Docs também oferece uma API pública, que permite a outros sistemas se integrarem a ele para realizar, de forma automatizada, consultas, capturas de documentos, encaminhamentos e atos processuais. Veja as seções API Pública e Outros Produtos.

Onde o E-Docs é usado​

No Poder Executivo Estadual​

A implantação do E-Docs representou uma profunda mudança na forma de trabalhar da administração pública capixaba. O crescimento foi contínuo: ao atingir a marca de um milhão de documentos capturados, o Estado já havia deixado de gerar cerca de 15 toneladas de papel. Ao final de 2025, o sistema ultrapassou 153 milhões de documentos.

Nos municípios​

A expansão para os municípios é uma das frentes mais importantes do programa. Autorizada pelo Decreto nº 5.176-R, ela é operacionalizada por Acordos de Cooperação Técnica, firmados entre cada município, a SEGER, o PRODEST e o APEES. A adesão é ofertada sem custo financeiro para as prefeituras.

Ao final de 2025, o E-Docs já estava implantado em 24 municípios do Espírito Santo. O primeiro a aderir foi Bom Jesus do Norte.

Os resultados dos municípios pioneiros ilustram o impacto do sistema. Atílio Vivácqua, por exemplo, estimou uma economia de cerca de R$ 300 mil no primeiro ano de uso. Vargem Alta registrou, em 12 meses, uma economia de R$ 119.610,16, com a geração de mais de 670 mil páginas digitais.

Resultados e impacto​

Além do ganho de eficiência, rastreabilidade e transparência, o E-Docs gera um benefício ambiental expressivo, ao substituir o papel pelo documento digital.

Somente em 2025, o E-Docs capturou cerca de 117 milhões de páginas de documentos. Esse volume equivale a um consumo evitado de aproximadamente:

  • 548 toneladas de papel;
  • 15,5 mil árvores;
  • 292,5 mil metros cúbicos de água ao longo da cadeia produtiva do papel.

Esses resultados alinham o E-Docs às metas da Agenda 2030 da ONU, no que diz respeito à modernização institucional e à redução do impacto ambiental.

Mais que um sistema, uma política pública

Os números mostram que o E-Docs vai além da tecnologia. Ele é uma política pública de gestão da informação, com impacto concreto na eficiência administrativa, na transparência, na preservação da memória institucional e na sustentabilidade ambiental.

Para se aprofundar​

Esta página é apenas um panorama. Para conhecer o E-Docs em detalhe, explore as demais seções desta documentação:

  • Definições e Regras: os conceitos e as regras de negócio do sistema (documentos, captura, encaminhamentos, processos, restrição de acesso e credenciamento).
  • Aspectos Técnicos: a arquitetura do sistema, o E-Docs Chain e as integrações.
  • API Pública: a documentação da API para a integração de outros sistemas ao E-Docs.
  • Acervo: a legislação e os documentos de referência do E-Docs.