Agentes
O que é um Agente?
No contexto do E-Docs, agente é qualquer pessoa, ente ou sistema que realiza uma ação relacionada ao poder público. Isso inclui capturar um documento, assinar, enviar ou receber um encaminhamento, autuar, despachar ou receber um processo.
Tipos de Agente
O E-Docs reconhece seis tipos de agente:
| Tipo | Descrição |
|---|---|
| Órgão | Secretarias, autarquias, fundações |
| Unidade | Setores, gerências, diretorias, escolas, postos de saúde, batalhões etc. |
| Grupo | Grupos de trabalho e comissões |
| Papel | Servidores concursados, cargos em comissão, designação temporária, estagiários e demais vínculos com o poder público |
| Cidadão | Qualquer pessoa cadastrada no Acesso Cidadão |
| Sistema | Sistemas externos integrados ao E-Docs via API |
Estruturas Organizacionais (Órgão e Unidade)
Os tipos Órgão e Unidade têm sua origem no Organograma ES, o sistema oficial de organogramas do Estado.
Organização Patriarca
Antes de detalhar órgãos e unidades, é essencial entender o conceito de organização patriarca.
Uma organização patriarca é uma instância pública com autonomia própria, que opera de forma independente das demais. Ela é a raiz de uma hierarquia de órgãos.
Exemplos de organizações patriarcas:
- Governo do Estado do Espírito Santo (GOVES)
- Prefeituras municipais (Vitória, Cachoeiro, Vila Velha, etc)
- Tribunal de Contas do Estado (TCEES)
- Tribunal de Justiça (TJES)
- Assembleia Legislativa do Espírito Santo (ALES)
- Ministério Público (MPES)
No Governo do Estado do ES, por exemplo, existem cerca de 68 órgãos (Secretarias, Autarquias, Fundações, etc) vinculados ao patriarca GOVES. As prefeituras municipais seguem essa mesma lógica.
Por outro lado, uma organização patriarca não precisa ter órgãos abaixo dela. Casos como o TCE-ES, o Ministério Público e a Assembleia Legislativa são, ao mesmo tempo, o patriarca e o único órgão. Sua estrutura interna é composta diretamente de unidades.
No sistema, uma organização patriarca é registrada como um órgão raiz, ou seja, um órgão que não pertence a nenhum outro órgão.
Órgão
Órgãos são as secretarias, autarquias e fundações que compõem o organograma de um patriarca.
Exemplos:
- SEFAZ - Secretaria de Estado da Fazenda
- SEDU - Secretaria de Estado da Educação
- PRODEST - Instituto de Tecnologia da Informação e Comunicação do Espírito Santo
Unidade
Unidades são os setores internos de um órgão: gerências, diretorias, subsecretarias, escolas, postos de saúde, batalhões de polícia, postos de atendimento, agências bancárias etc. Em resumo, qualquer local que componha o organograma oficial da instituição.
Por virem do organograma formal, órgãos e unidades têm uma chefia atrelada e um comportamento de acesso próprio: certas caixas e funções ficam, por padrão, restritas ao gestor, que pode estendê-las a outros servidores. Esse tema é detalhado em Acesso Institucional e Delegação.
Exemplos de Estrutura Hierárquica
Órgão
Todo orgao carrega consigo:
- Seu próprio identificador, a sigla e o nome
- O patriarca ao qual pertence
Órgão: SEFAZ - Secretaria de Estado da Fazenda do Espírito Santo
Patriarca: GOVES - Governo do Estado do Espírito Santo
Importante: os patriarcas também são armazenados como órgãos. Por isso, possuem o mesmo valor nos campos órgão e patriarca:
Órgão: GOVES - Governo do Estado do Espírito Santo
Patriarca: GOVES - Governo do Estado do Espírito Santo
Unidade
Toda unidade carrega consigo três referências:
- Seu próprio identificador, a sigla e o nome
- O órgão ao qual pertence
- O patriarca desse órgão
Unidade: DSTEC - Diretoria Setorial Técnica
Órgão: PRODEST - Instituto de Tecnologia da Informação e Comunicação do ES
Patriarca: GOVES - Governo do Estado do Espírito Santo
Caso a unidade pertença a um patriarca sem hierarquia de órgãos abaixo dele, o órgão e o patriarca possuem o mesmo valor:
Unidade: DA - Diretoria Administrativa
Órgão: ALES - Assembleia Legislativa do Espírito Santo
Patriarca: ALES - Assembleia Legislativa do Espírito Santo
Cidadão e Papel
Estes tipos representam as pessoas físicas dentro do sistema.
Cidadão
O tipo Cidadão representa qualquer pessoa que tenha realizado login no E-Docs ou no Acesso Cidadão ao menos uma vez. O cadastro é feito automaticamente e inclui, no mínimo:
- Nome completo
- CPF (verificado junto à Receita Federal pelo Acesso Cidadão)
- E-mail válido
Exemplo:
Cidadão: Joaquim Osório Duque Estrada
O tipo Cidadão abrange toda e qualquer pessoa, sendo servidor público ou não.
Papel
O tipo Papel representa um cidadão atuando no serviço público, como servidor concursado, cargo em comissão, contrato temporário (DT), estagiário ou terceirizado. Em outras palavras, é uma pessoa com cargo ou função formal, lotada em alguma unidade ou órgão de uma instituição pública.
Um Papel é definido pela combinação de três informações:
- Cidadão: a pessoa que exerce o papel
- Ocupação: o cargo ou função exercida (Analista, Estagiário, Membro de Comissão etc.), conceito originado do Lotação ES
- Lotação: a unidade ou órgão em que a pessoa atua
Essa trinca é o que torna cada papel único. Internamente, o papel também recebe um identificador próprio do sistema e carrega o órgão e o patriarca correspondentes à lotação.
Exemplo: servidor lotado em unidade
Cidadão: Joaquim José da Silva Xavier
Papel: Analista
Unidade: GESIT - Gerência de Sistemas
Órgão: PRODEST - Instituto de Tecnologia da Informação e Comunicação do ES
Patriarca: GOVES - Governo do Estado do Espírito Santo
Exemplo: membro de comissão (lotado diretamente no órgão, sem unidade)
Cidadão: Maria Joaquina de Amaral Pereira Goís
Papel: Membro - Comissão de Licitação
Unidade: (não preenchido)
Órgão: SEGER - Secretaria de Estado de Gestão e Recursos Humanos
Patriarca: GOVES - Governo do Estado do Espírito Santo
Múltiplos papéis simultâneos
Uma mesma pessoa pode ter vários papéis ativos ao mesmo tempo. Por exemplo, um servidor pode ser, simultaneamente, Analista do PRODEST e Membro de uma comissão da SEGER. Cada papel é um agente independente no sistema, com sua própria trinca.
Mudanças no papel
Como o papel é identificado pela trinca cidadão + ocupação + lotação, qualquer alteração em um desses elementos resulta em um novo papel. O papel anterior é inativado e um novo é criado com a nova combinação.
Cenários comuns:
- Mudança de lotação (mesma ocupação): o servidor mantém o cargo de Analista, mas é remanejado para outra unidade. O papel anterior é inativado e um novo papel é criado com a nova lotação.
- Mudança de ocupação (mesma lotação): o servidor é exonerado de uma função e assume outra função na mesma unidade. O papel anterior é inativado e um novo papel é criado com a nova ocupação.
- Mudança simultânea de ocupação e lotação: o papel anterior é inativado e um novo papel é criado refletindo a nova combinação.
Em todos os casos, o histórico das operações realizadas com o papel anterior é preservado.
Grupo
O tipo Grupo engloba dois subtipos distintos, ambos originados do sistema Lotação ES:
Comissão
Agrupamento formal de pessoas, publicado em Diário Oficial, composto por pessoas que podem pertencer a diferentes órgãos ou até mesmo não ter vínculo com o serviço público (cidadãos).
Quando uma pessoa entra em uma comissão, ela não usa seu papel original (ex.: Analista), caso seja servidor. Ela recebe um novo papel associado à comissão, com o cargo correspondente à sua função (Presidente, Membro, Suplente, entre outros).
Comissões são lotadas diretamente no órgão (sem vínculo com uma unidade específica).
Exemplos de comissões:
- Comissão de Licitação
- Comissão de Ética
- Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA)
- Comissão de Gestão de Contrato
- Comissão de Gestão de Escola (com pais de alunos participando da comissão junto a servidores da escola)
Exemplo de cadastro:
Grupo: Comissão de Gestão da Escola Estadual Renato Pacheco
Unidade: (não preenchido)
Órgão: SEDU - Secretaria de Estado da Educação
Patriarca: GOVES - Governo do Estado do Espírito Santo
Grupo de Trabalho
Agrupamento informal de pessoas, sem publicação em Diário Oficial, criado para resolver demandas do dia a dia. Diferente das comissões, grupos de trabalho:
- São compostos exclusivamente por pessoas com um Papel ativo em algum órgão (servidor, comissionado, DT, etc.)
- São lotados em uma unidade (não diretamente no órgão)
Exemplo de uso:
Um balcão virtual de atendimento ao RH, composto por duas ou três pessoas que recebem documentação e tiram dúvidas, sem envolver toda a gerência de RH.
Exemplo de cadastro:
Grupo: Atendimento RH
Unidade: GEREH - Gerência de Recursos Humanos
Órgão: IDAF - Instituto de Defesa Agropecuária e Florestal do Espírito Santo
Patriarca: GOVES - Governo do Estado do Espírito Santo
Resumo: Comissão × Grupo de Trabalho
| Característica | Comissão | Grupo de Trabalho |
|---|---|---|
| Publicação em Diário Oficial | Sim | Não |
| Pode incluir não servidores | Sim | Não |
| Lotação | Diretamente no órgão | Em uma unidade |
| Papel gerado ao entrar | Sim (Presidente / Membro / Suplente) | Não, usa o papel existente |
Sistema
O tipo Sistema é utilizado para identificar integrações realizadas por outros sistemas por meio das APIs públicas do E-Docs.
Todo sistema que consome a plataforma tecnológica corporativa do Estado (Acesso Cidadão, Organograma ES, Lotação ES etc.) precisa estar cadastrado no Árvore de Sistemas, recebendo um identificador único. Esse identificador é utilizado para:
- Redirecionamento de login via Acesso Cidadão
- Geração de chaves de API
- Controle de permissões
No E-Docs, o agente do tipo Sistema é registrado nas operações realizadas via API, em conjunto com o Papel da pessoa que executou a ação. Isso permite rastrear quem fez a operação e por qual sistema ela foi feita.
Exemplo:
Operação: Captura de documento
Capturador: Papel - <servidor do Detran>
Via sistema: <Sistema integrado do Detran>
O tipo Sistema tem uso mais específico, servindo principalmente para fins de rastreabilidade e auditoria de integrações.
Origem dos Tipos por Sistema
| Tipo | Sistema de origem |
|---|---|
| Órgão, Unidade | Organograma ES |
| Cidadão, Papel | Acesso Cidadão / Lotação ES |
| Grupo (Comissão e GT) | Lotação ES |
| Sistema | Árvore de Sistemas |
Agentes Ativos e Inativos
Todo agente possui um estado que indica se ele está ativo ou inativo no sistema. Esse estado é determinado automaticamente a partir das informações dos sistemas de origem (Organograma ES, Lotação ES e Acesso Cidadão).
Um agente torna-se inativo quando deixa de existir ou de fazer sentido operacional. Alguns exemplos:
| Tipo de agente | Exemplos de inativação |
|---|---|
| Órgão | Secretaria extinta, autarquia incorporada a outro órgão |
| Unidade | Setor extinto, unidades fundidas em uma nova |
| Papel | Servidor exonerado, contrato encerrado, mudança de ocupação ou de lotação |
| Grupo (Comissão / GT) | Comissão encerrada, grupo de trabalho desativado |
Cascata de inativação
Como os agentes são organizados em uma hierarquia (órgão → unidade → papéis e grupos), a inativação de um agente provoca a inativação automática de todos os agentes vinculados a ele.
- Unidade extinta: a unidade é inativada, e todos os papéis e grupos lotados nela também são inativados.
- Órgão extinto: o órgão é inativado, e todas as unidades, papéis e grupos (comissões e grupos de trabalho) vinculados a ele também são inativados, em cascata.
Os papéis inativados nesses cenários não são automaticamente recriados em outra lotação. Quando o servidor for realocado em uma nova unidade ou órgão, um novo papel será criado, conforme as regras descritas em Mudanças no papel.
Impacto no sistema
Agentes inativos não podem ser utilizados em novas operações. Eles não aparecem como opções de destino em encaminhamentos e processos, não podem assinar documentos e não podem ser selecionados em fluxos do sistema.
No entanto, todas as operações realizadas enquanto o agente estava ativo permanecem registradas e acessíveis. O histórico é preservado, pois as ações foram executadas de forma legítima à época em que o agente estava em pleno funcionamento.
Para efeitos práticos, um cidadão nunca é considerado inativo no E-Docs.
Patriarcas Habilitados
Nem todo patriarca cadastrado no Organograma ES está automaticamente disponível no E-Docs. Para que uma organização patriarca possa ser utilizada na plataforma (como destino de encaminhamentos e despachos, ou para operações de captura), ela precisa ser habilitada explicitamente no E-Docs.
Por que é necessária a habilitação?
O Organograma ES é um sistema compartilhado, utilizado por múltiplos sistemas além do E-Docs. Órgãos, prefeituras e demais entes públicos podem ter suas estruturas organizacionais cadastradas no Organograma ES para atender a outros sistemas, sem necessariamente utilizar o E-Docs.
Sem o controle de habilitação, qualquer organização registrada no Organograma ES apareceria automaticamente no E-Docs, incluindo entes que não adotam a plataforma. Isso geraria destinos inválidos em encaminhamentos e despachos, comprometendo a integridade dos fluxos documentais.
Exemplo:
Um sistema do PRODEST é cedido a uma prefeitura municipal. Para que esse sistema funcione, a prefeitura cadastra seu organograma no Organograma ES. Como essa prefeitura não utiliza o E-Docs, seu patriarca não é habilitado na plataforma e, portanto, não aparece como destino de encaminhamentos ou despachos.
Consequências práticas
Um patriarca não habilitado não pode ser utilizado no E-Docs. Seus órgãos, unidades, grupos de trabalho e servidores não aparecem como opções de destino em encaminhamentos, despachos, assinatura de documentos ou demais operações da plataforma.
A habilitação de patriarcas é realizada por administradores do sistema e não está disponível para usuários comuns.