Fase de Assinatura

A fase de assinatura é a etapa em que o E-Docs coleta as assinaturas de um documento antes de capturá-lo. Ela existe para o caso em que o documento depende da assinatura de outras pessoas, e não apenas de quem o está produzindo: o documento fica retido enquanto os indicados não se manifestam e, depois que todos se manifestam, havendo ao menos uma assinatura, o sistema dispara a captura e o documento passa a valer.

É uma das fases pelas quais um documento pode passar até se tornar válido, apresentadas em Visão Geral de Documentos. Diferentemente da elaboração e da captura, a fase de assinatura é opcional: ela só ocorre quando há assinaturas pendentes de outras pessoas. Quando o documento é assinado por uma única pessoa, que é a própria que o está produzindo, não há fase de assinatura: o documento é assinado e capturado de uma só vez.

Como chamar quem vai assinar

Enquanto o documento está na fase de assinatura, quem deve assiná-lo ainda não é, tecnicamente, um "assinante", porque o documento ainda não existe de forma definitiva. Por isso, ao longo desta página usamos o termo indicados para assinar (ou simplesmente indicados) para essas pessoas. O termo assinante passa a valer depois da captura, quando o documento se torna real e as assinaturas eletrônicas ganham efeito.

Quem sobe o documento será o capturador

A pessoa que sobe o documento para a fase de assinatura, seja por elaboração, seja por upload de PDF, será sempre o capturador do documento quando ele for capturado, ao final da coleta de assinaturas. É ela, e não um dos indicados, que figura como capturador na folha de metadados e que detém as funções especiais sobre o documento durante toda a fase. Isso vale mesmo que ela não esteja entre os indicados para assinar.

Quando um documento entra em fase de assinatura

Tanto a elaboração quanto o upload de PDF (uma forma de captura) terminam com a definição de quem vai assinar o documento. É essa lista de indicados que determina se o documento será capturado na hora ou se entrará na fase de assinatura:

• Se o único indicado for a própria pessoa que produz o documento, a fase de assinatura é pulada: ela assina e o documento é capturado na mesma ação, juntando dois passos em um só.
• Se houver outros indicados além dela (ao menos um cidadão ou servidor que não seja quem faz a operação), o documento entra na fase de assinatura, aguardando que os demais acessem o E-Docs e se manifestem.

Tanto a elaboração quanto o upload já costumam incluir, por padrão, a própria pessoa que está produzindo o documento na lista de indicados. Cabe a ela manter, acrescentar ou remover indicados conforme a necessidade.

Quem produz o documento não precisa assiná-lo

Não é obrigatório que a pessoa que sobe o documento esteja entre os indicados. Pense no caso de um assessor que prepara um documento para o chefe assinar: ele elabora o texto (ou faz o upload do PDF), remove a si mesmo da lista e coloca o chefe. Como passa a haver um indicado que ainda não assinou, o documento entra na fase de assinatura, e o chefe o assina quando acessar o sistema.

Documentos assinados por fora (ICP-Brasil)

A fase de assinatura existe para coletar a assinatura eletrônica E-Docs, feita por login e senha dentro do próprio sistema. Quando o documento já vem assinado digitalmente com certificado ICP-Brasil, aplicado no arquivo PDF fora do E-Docs, não há o que coletar: o arquivo pode trazer quantas assinaturas forem necessárias e é capturado diretamente, sem passar pela fase de assinatura, conforme descrito em Captura.

Um documento que ainda não vale

É importante ter clareza de que um documento em fase de assinatura ainda não é um documento válido dentro do E-Docs. Ele está em uma etapa de levantamento de assinaturas e, por isso:

• não possui registro (o código de protocolo);
• não recebeu o carimbo azul;
• não tem valor legal;
• tecnicamente, ainda não existe como documento no sistema.

Um documento em fase de assinatura só é visível para quem o está produzindo e para os indicados para assinar. Ele não pode ser usado em encaminhamentos nem em processos, porque essas operações exigem um documento já capturado.

O documento só passa a valer depois de capturado

Essa condição provisória é o que torna possível corrigir e até descartar o documento durante a fase de assinatura (ver Funções especiais do responsável pelo documento). A partir da captura, o documento se torna imutável e não pode mais ser excluído. O comportamento geral das fases está em Visão Geral de Documentos.

Documento original e autoria

Um documento que passa pela fase de assinatura é, por natureza, um documento com valor de ORIGINAL. Os indicados para assinar agem como autores do documento, e é a assinatura de cada um que garante a autoria, seguindo o mesmo princípio dos documentos nato-digitais descrito em Visão Geral de Documentos. Não há limite de indicados: o documento pode reunir quantas assinaturas forem necessárias.

Informações definidas no envio

No momento em que o documento é enviado para a fase de assinatura, quem o produz define as informações que o acompanharão na captura. São as mesmas exigidas em qualquer captura:

• Nome: identificação do documento.
• Classe documental: quando quem envia o documento é um servidor, a classe documental é obrigatória e precisa ser informada já nesse momento. As condições em que a classificação é exigida estão em Arquivologia e Gestão Documental.
• Nível de acesso: define quem pode acessar o conteúdo do documento (público, organizacional, sigiloso etc.). Veja Restrição de Acesso.
• Indicados para assinar: a lista de quem deve assinar o documento, que é o que determina a entrada na fase de assinatura.

Essas informações ficam fixadas ao longo de toda a fase de assinatura: enquanto a coleta acontece, o arquivo PDF e os metadados não podem ser alterados (ver Um documento que ainda não vale).

Fase de assinatura pela API

Além da elaboração e do upload na interface, um documento também pode ser colocado em fase de assinatura pela API Pública do E-Docs. O fluxo de upload e coleta de assinaturas está descrito na documentação da API.

Quem pode ser indicado para assinar

Quem pode ser colocado na lista de indicados depende de quem está enviando o documento:

• Cidadão: só pode indicar outros cidadãos para assinar junto com ele. Não pode escolher servidores.
• Servidor: pode indicar cidadãos e também servidores de qualquer órgão e de qualquer patriarca. As regras e os limites desse alcance entre patriarcas estão em Segregação por Patriarca.

Manifestação dos indicados

Cada indicado para assinar precisa se manifestar sobre o documento, assinando ou recusando, de forma independente e no momento que quiser. Enquanto restar ao menos um indicado sem se manifestar, o documento permanece na fase de assinatura.

Assinatura

A forma esperada de manifestação é a assinatura eletrônica, feita por login e senha. Ao assinar, o indicado confirma a autoria do documento na parte que lhe cabe.

Recusa

Um indicado também pode recusar-se a assinar o documento. A recusa é explícita e exige uma justificativa: ao recusar, o indicado precisa informar o motivo. Essa recusa, com a justificativa, fica registrada nos autos, constando na folha de metadados gerada na captura.

Recusar não é a única saída

Quando alguém não quer assinar um documento, nem sempre a recusa é o melhor caminho. Como a recusa fica registrada na folha de metadados (inclusive a justificativa), pode ser mais adequado procurar o responsável pela subida do arquivo e pedir para ser removido da lista de indicados. Assim, a pessoa sequer consta no documento. A remoção só é possível enquanto a pessoa ainda não se manifestou (ver Gerir os indicados).

Registro na folha de metadados

Quando o documento é capturado, ele ganha uma folha extra de metadados (descrita em Visão Geral de Documentos). É nessa folha que fica registrado o resultado da fase de assinatura:

• Quem capturou o documento (a pessoa que o subiu ou elaborou para a fase de assinatura).
• A relação dos que assinaram, com nome, cargo e lotação (no caso de servidor) e a data e hora da assinatura.
• A relação dos que recusaram, com nome, cargo e lotação (no caso de servidor) e o texto da justificativa informada na recusa.

O exemplo a seguir mostra como as assinaturas e as recusas aparecem na folha:

Não existe ordem obrigatória de assinatura

O E-Docs não impõe uma sequência para as manifestações: não é possível, por exemplo, exigir que a chefia assine por último. O responsável define apenas a ordem em que os indicados aparecem no documento final, o que é uma questão de apresentação, e não a sequência em que devem assinar. Se algum fluxo exigir uma ordem específica, os indicados precisam combinar entre si quem assina primeiro; o que comprova a sequência é a data e hora de cada manifestação, registrada na folha de metadados.

Assinatura e recusa são definitivas

Depois que um indicado assina ou recusa, a manifestação não pode ser desfeita: não há como "desassinar" um documento nem reverter uma recusa. Pela mesma razão, o responsável também não consegue remover da lista quem já se manifestou, apenas quem ainda não o fez (ver Gerir os indicados). Como o documento ainda não foi capturado, o único caminho para corrigir uma manifestação equivocada é o responsável excluir o documento e iniciar um novo.

Bloqueio de assinaturas

O bloqueio de assinaturas suspende a coleta: enquanto o documento está bloqueado, nenhum indicado consegue se manifestar, até que o bloqueio seja desfeito. Ele é útil quando se detecta um problema antes de concluir as assinaturas, por exemplo, um erro de redação no PDF, uma informação incorreta nos dados do documento ou a ausência de alguém que deveria estar na lista de indicados. O bloqueio pode ser feito tanto pelo responsável pelo documento (a pessoa que o subiu) quanto por qualquer indicado, inclusive um que já tenha assinado ou recusado.

Um documento bloqueado fica visível a todos os envolvidos: ele é sinalizado como bloqueado para novas assinaturas, com a data do bloqueio e a identificação de quem o realizou.

O desbloqueio reabre a coleta de assinaturas e pode ser feito pelas mesmas pessoas: o responsável pelo documento ou qualquer indicado.

Como é o responsável quem detém as ferramentas para tratar o que motivou o bloqueio, em geral é ele quem cuida da correção antes de a coleta ser retomada. Ele pode:

• Corrigir o que estiver ao seu alcance, como ajustar a lista de indicados, e retomar a coleta de assinaturas.
• Descartar e recomeçar, quando o problema está na redação do documento ou em metadados que não podem ser alterados. Nesse caso, ele exclui o documento e prepara um novo, reiniciando o processo com um novo PDF ou um novo documento elaborado.

Funções especiais do responsável pelo documento

A pessoa que sobe o documento para a fase de assinatura (por elaboração ou upload) é o responsável pelo documento. Ela será sempre o capturador quando o documento for capturado ao final da coleta, mesmo que não esteja entre os indicados para assinar. É por essa responsabilidade que ela dispõe de funções especiais sobre o documento durante a coleta.

Gerir os indicados

O responsável pode gerir a lista de indicados durante a fase de assinatura, o que abrange:

• Incluir novos indicados, seja por esquecimento na hora do envio, seja por uma decisão posterior de que mais alguém precisa assinar.
• Remover indicados, quando se conclui que aquela pessoa não precisa mais assinar ou quando o papel dela ficou inativo (ver Agentes Inativos durante a fase de assinatura).

Quem já se manifestou não pode ser removido

Enquanto está ativo, um indicado que já assinou ou já recusou não pode mais ser retirado da lista: a manifestação, uma vez feita, integra a história do documento. A exceção é o indicado que ficou inativo, que pode ser removido mesmo já tendo se manifestado, para viabilizar a captura (ver Agentes Inativos durante a fase de assinatura).

Remover indicados pode disparar a captura

Se a remoção deixar ninguém pendente (e houver ao menos uma assinatura entre os que restaram), o documento é capturado na hora. Veja Conclusão da fase: a captura automática.

Excluir o documento

O responsável pode excluir o documento caso detecte algum problema, por exemplo, um erro de redação percebido depois do envio. Como o arquivo PDF e os metadados (nome, classe etc.) não podem ser alterados durante a fase de assinatura, a forma de corrigir um documento com defeito é descartá-lo e produzir outro.

Essa exclusão só é possível justamente porque o documento em fase de assinatura ainda não é válido (ver Um documento que ainda não vale): ele não foi capturado, não tem registro nem valor legal. Depois de capturado, o documento se torna imutável e não pode mais ser excluído.

Associar o documento a um processo para leitura

Alguns documentos só podem ser assinados de forma embasada se os indicados conhecerem o contexto de um processo. Para isso, o responsável pode associar o documento em fase de assinatura a um processo.

Essa associação é exclusiva do responsável e só está disponível quando ele é um servidor: é preciso escolher um processo que esteja sob a sua custódia, seja na sua caixa de servidor, seja em uma caixa de grupo, comissão ou setor a que ele tenha acesso. Um cidadão, portanto, não associa documentos a processos.

Feita a associação, os indicados para assinar recebem acesso de leitura às peças daquele processo, podendo se inteirar do contexto antes de decidir se assinam. O processo associado fica visível tanto para eles quanto para o responsável, que já o acessa por deter a custódia.

Além do acesso de leitura, o próprio processo passa a sinalizar essa vinculação. Na tela do processo, tanto o indicado quanto o responsável veem um alerta de pendência: o indicado é avisado de que há um documento associado para ele assinar, com um atalho para a assinatura; o responsável é avisado de que há um documento carregado por ele aguardando assinaturas, com um atalho para os detalhes.

O acesso concedido aos indicados não é revogado

Uma vez que um indicado recebe acesso de leitura ao processo, esse acesso não pode mais ser removido. É possível desassociar o documento do processo depois, mas as permissões de leitura já concedidas aos indicados permanecem.

Quem pode fazer o quê

O quadro abaixo resume as funções da fase de assinatura e quem pode executar cada uma, conforme o papel: responsável pelo documento (quem o subiu) ou indicado para assinar.

Função	Responsável	Indicado
Assinar	Não	Sim
Recusar (com justificativa)	Não	Sim
Bloquear assinaturas	Sim	Sim
Desbloquear assinaturas	Sim	Sim
Gerir os indicados (incluir e remover)	Sim	Não
Excluir o documento	Sim	Não
Associar o documento a um processo	Sim *	Não

* A associação a um processo só está disponível quando o responsável é servidor, pois exige um processo sob a sua custódia.

O responsável pode também ser um dos indicados (e normalmente é); nesse caso, ele acumula as funções das duas colunas.

Agentes Inativos durante a fase de assinatura

A fase de assinatura pode se estender por bastante tempo. Entre o documento entrar na fase e ser efetivamente capturado podem se passar dias, semanas ou até meses, porque isso depende de cada indicado acessar o E-Docs e assinar.

Nesse intervalo, as pessoas envolvidas podem se tornar inativas (ver Agentes Ativos e Inativos). No caso dos servidores, o que assina é o papel (o cargo ou a função): se, nesse meio-tempo, o servidor perde o cargo, deixa a função ou é remanejado para outra área, o papel escolhido fica inativo.

Todos precisam estar ativos no momento da captura

No momento da captura, tanto o futuro capturador quanto cada indicado que se manifestou precisam estar ativos. Isso porque o documento em fase de assinatura ainda não é um documento de verdade (ver Um documento que ainda não vale): ele só passa a existir ao ser capturado, e é nesse momento que se verifica se cada um está ativo.

Na prática, isso só afeta os servidores, pois é o papel (cargo ou função) que pode ficar inativo durante a coleta. O cidadão está sempre ativo e nunca é impactado por essa regra.

Com o papel inativo, perde-se o acesso às opções

Quando o papel fica inativo, tanto o responsável pelo documento quanto um indicado perdem o acesso a todas as opções que tinham quando ele estava ativo. É isso que torna alguns dos impasses a seguir mais difíceis de resolver.

Quando um indicado fica inativo

Quando quem fica inativo é um indicado, o responsável pelo documento tem as ferramentas para resolver. O E-Docs destaca os indicados que estão com o papel inativo e, pela função de gerir os indicados, o responsável pode:

• Trocar o indicado inativo: removê-lo da lista e incluí-lo novamente com o novo papel, para que assine com o cargo ou a função atuais.
• Remover o indicado inativo, quando a pessoa não atua mais no serviço público e não precisa assinar.
• Excluir o documento e preparar um novo, em último caso, quando o próprio teor do documento depende daquela pessoa naquele cargo (por exemplo, o texto a referencia), de modo que apenas trocar o papel não bastaria.

A remoção do indicado inativo vale mesmo que ele já tenha se manifestado e resolve a maioria dos casos sem descartar o trabalho já feito: não é mais preciso apagar o documento e subir outro só para colher novamente as assinaturas.

Todas essas operações, porém, dependem de o responsável estar ativo. Quando é o próprio responsável que fica inativo, a saída é outra.

Assumir o documento

A situação é mais delicada quando quem fica inativo é o próprio responsável pelo documento. Como a captura exige que o capturador esteja ativo, e o responsável é o futuro capturador, o documento não pode ser capturado, ainda que todos os indicados já tenham assinado.

Para resolver, um indicado ainda ativo pode usar a funcionalidade Assumir o Documento e passar a ser o capturador, no lugar do responsável original. Com isso, as assinaturas já coletadas são preservadas, sem necessidade de subir um novo documento e pedir que todos assinem outra vez.

Para assumir o documento, o indicado precisa:

• ser um servidor (indicado do tipo papel), com o papel ativo;
• pertencer ao mesmo patriarca do responsável original. As razões dessa fronteira estão em Segregação por Patriarca.

Sem ninguém para assumir, o documento se perde

Se todos perderem o papel, ou seja, tanto o responsável quanto os indicados ficarem com o papel inativo, não há quem possa assumir o documento. Ele fica perdido, sem como ser capturado, e será preciso iniciar um novo documento e coletar as assinaturas novamente.

Conclusão da fase: a captura automática

A fase de assinatura termina quando não resta nenhum indicado pendente, e o E-Docs dispara automaticamente a captura do documento. Isso pode acontecer de duas formas:

• Todos os indicados se manifestam, assinando ou recusando.
• O responsável remove da lista os indicados que ainda não se manifestaram, de modo que só restam os que já assinaram ou recusaram.

Em ambos os casos, é preciso haver ao menos uma assinatura para que a captura ocorra. Além disso, no momento da captura, o capturador e os indicados que assinaram precisam estar ativos (ver Agentes Inativos durante a fase de assinatura).

Dando tudo certo, o documento:

• passa a ser capturado e institucionalizado;
• recebe o registro (protocolo) e o carimbo azul;
• deixa de ser um documento em fase de assinatura e se torna um documento real no sistema.

A partir daí, valem todas as características e regras de um documento capturado, inclusive a imutabilidade.

Sem nenhuma assinatura, não há captura

A captura só ocorre se pelo menos um indicado tiver assinado. Se todos os indicados se recusarem a assinar, o documento não é capturado e continua na fase de assinatura. Nesse caso, cabe ao responsável agir sobre ele, por exemplo, incluir um novo indicado que possa assinar ou excluir o documento.

Suba o documento, mas seja o último a assinar

Quando você sobe um documento para que outras pessoas assinem, costuma ser melhor deixar a sua assinatura por último. Quem carrega o documento detém as funções especiais (gerir indicados, excluir, bloquear/desbloquear), e é só quando o último indicado assina que o E-Docs captura o documento. Sendo o último, você assina já sabendo se tudo correu bem e ainda tem tempo de ajustar a lista de indicados ou descartar o documento, se for preciso.

Se você assina logo de início, perde esse controle: qualquer outro indicado pode ser o último a assinar e disparar a captura, e aí pode ser tarde demais para corrigir, porque um documento capturado no E-Docs não pode ser excluído.

Acompanhamento

Os envolvidos em uma fase de assinatura acompanham o andamento da coleta a partir da tela inicial do E-Docs, com listagens e recursos próprios conforme o seu papel.

Para os indicados para assinar

Quem está na lista de indicados encontra, na tela inicial, os documentos que aguardam a sua assinatura, com um contador da quantidade de documentos pendentes. A partir dessa listagem, é possível filtrar os documentos por:

• Situação da sua manifestação: os que aguardam a sua assinatura, os que você já assinou e os que você recusou.
• Ser o último a assinar: apenas os documentos em que você é o último indicado pendente (portanto, aqueles cuja assinatura dispara a captura).
• Classe documental.
• Nível de acesso (organizacional, público, sigiloso etc.).
• Período de upload: um intervalo de datas de envio ao sistema.

Assinatura em lote

Quem tem vários documentos aguardando assinatura pode assiná-los de uma só vez, sem abrir um por um. Na listagem, o indicado seleciona os documentos desejados (um, alguns ou todos) e aciona a assinatura em lote.

Antes de concluir, o E-Docs pede uma confirmação e avisa que, se o indicado for o último a assinar algum dos documentos selecionados, esse documento será capturado automaticamente. Confirmada a operação, as assinaturas são aplicadas um documento por vez.

Não há recusa em lote: a recusa é sempre feita documento a documento, pois cada uma exige a sua justificativa.

Para conferir os documentos antes de assinar, a própria listagem permite pré-visualizar cada um ao lado, sem precisar abri-lo por completo.

Confira antes de assinar

Use a pré-visualização para ler cada documento antes de assinar, especialmente na assinatura em lote. A assinatura é um ato de autoria, com o mesmo peso de uma assinatura à caneta: assinar sem ler é assumir a responsabilidade por um conteúdo que você não conferiu.

Para quem carrega o documento

Quem sobe documentos para outras pessoas assinarem dispõe de uma listagem própria dos documentos que carregou. Nela, é possível ver rapidamente, para cada documento:

• quantas pessoas já assinaram;
• quantas recusaram;
• quantas ainda estão pendentes.

Essa visão é especialmente útil para quem prepara documentos para que terceiros assinem, como assessores e secretariados.