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Definições e Regras

O E-Docs possui uma série de regras que garantem a integridade e o controle da tramitação de documentos, permitindo sua visualização, movimentação, despacho e controle de acesso por meio de uma interface segura e integrada.

Regras Principais​

Documentos​

Visão geral dos documentos no E-Docs: fases (elaboração, assinatura e captura), formatos suportados, vida própria, plano de classificação documental e digitalização. Este menu agrupa também:

  • Captura: upload de arquivos de até 250MB nos formatos PDF, áudio ou vídeo. Tipos de documentos suportados: eletrônicos, com assinatura ICP-Brasil e escaneados.
  • Assinatura de Documentos: organização da caixa de documentos para assinar, incluindo capturados, pendentes de assinatura, rascunhos, solicitações de credenciamento e aprovação de nível de acesso.
  • Restrição de Acesso: níveis de acesso aplicáveis aos documentos, classificados entre Público, Organizacional, Sigiloso e Classificado.

Encaminhamento de documento​

Para realizar um encaminhamento é necessário:

  • Que o usuário possua um papel cadastrado em qualquer patriarca ativo no sistema.
  • Que o documento seja válido e capturado no sistema.
  • Selecionar um destinatário.
  • Selecionar o nível de acesso do encaminhamento (e um aprovador, caso seja necessário).

Processo​

Para autuar um processo é necessário:

  • Que o usuário possua um papel de servidor associado à algum patriarca ativo no sistema.
  • Informar a classe do processo.
  • Selecionar os interessados no processo.

Ferramenta de Busca Avançada​

A busca avançada permite localizar processos e documentos de forma rápida e precisa. Ela utiliza o ElasticSearch para indexação, possibilitando filtrar por:

  • Protocolo: Número identificador do processo ou documento.
  • Assunto: Texto livre presente no resumo.
  • Período: Datas de autuação ou movimentação (trâmite).
  • Classe Documental: Filtragem pela árvore de classificação documental.
  • Sinalização: Filtros por tags de sinalização aplicadas.
  • Autuador/Interessado: Filtragem por agente ou papel vinculado.

A ferramenta suporta busca fonética e parcial, otimizando a recuperação da informação mesmo com termos incompletos. Para informações detalhadas de como configurar e usar os filtros de busca, consulte a documentação técnica da API de Consulta.