Notificações
O E-Docs avisa o usuário sobre os acontecimentos que lhe dizem respeito: um documento que aguarda a sua assinatura, um processo que chegou à sua caixa, um andamento em processo de que ele é interessado, entre dezenas de outros. Cada aviso é uma notificação, sempre enviada à pessoa (o cidadão por trás do login), e não ao papel com que ela atua.
O sininho e o e-mail
As notificações do E-Docs chegam por dois canais:
- Sininho: o aviso de notificações dentro do próprio E-Docs. Mostra quantas notificações ainda não foram lidas e, aberto, lista todas as notificações recebidas, cada uma com o link para o documento, o processo ou o encaminhamento de que trata.
- E-mail: a mesma notificação, enviada ao e-mail do cadastro do usuário no Acesso Cidadão.
O sininho recebe todas as notificações, sempre e em qualquer ambiente. O e-mail depende de condições: a categoria da notificação estar ligada para e-mail nas configurações do usuário, o usuário ter um e-mail válido para notificações e o envio ser no ambiente de produção.
Notificações lidas e não lidas
Na lista de notificações do sininho, cada notificação do E-Docs pode ser marcada como lida ou como não lida, uma a uma, e todas podem ser marcadas como lidas de uma vez. O contador do sininho mostra apenas as não lidas.
Marcar uma notificação como lida só organiza a lista pessoal de notificações: não altera o documento, o processo ou o encaminhamento de que ela trata. Em especial, ler a notificação de um encaminhamento não o marca como resolvido na caixa de entrada (ver Situação: Pendente e Resolvido).
Escolher quais notificações chegam por e-mail
As notificações do E-Docs são organizadas em categorias, reunidas em oito grupos: Documento Fase Assinatura, Documento, Encaminhamento, Processo, Ato Processual, Credenciamento, Favorito e E-flow (o que cada categoria avisa e quem a recebe está em Quem recebe cada notificação). O usuário escolhe, categoria por categoria, quais quer receber por e-mail, e também pode ligar ou desligar um grupo inteiro de uma vez. As configurações ficam na lista de notificações do sininho.
Por padrão, todas as categorias vêm ligadas. A escolha é da pessoa, e não do papel: vale para todos os papéis do usuário e para quando ele atua como cidadão.
A escolha vale só para o e-mail. Desligada uma categoria, as notificações dela continuam chegando ao sininho; não é possível deixar de receber notificações no sininho.
Quem tem acesso à caixa de processos de um setor com muito movimento recebe um e-mail a cada processo despachado para lá, o que pode somar centenas por dia. Nesse caso, desligue só a categoria Despacho de processo para caixa do setor, do grupo Ato Processual. Os processos despachados para a sua caixa pessoal e para os grupos e comissões de que você participa continuam chegando por e-mail, porque são outras categorias, e os do setor continuam visíveis no sininho e na própria caixa. Nos encaminhamentos, a categoria Encaminhamentos enviados para seu grupo/setor cobre, juntas, as caixas de grupos, setores e órgãos.
Desligar a categoria é melhor do que os contornos comuns. Um filtro no cliente de e-mail que move tudo do E-Docs para uma pasta esconde também os avisos que pedem ação sua, como um documento à espera da sua assinatura. E não marque o remetente das notificações como spam: todas as notificações do E-Docs passam a ir para o lixo eletrônico, inclusive as importantes, e as denúncias de spam podem levar o provedor de e-mail a bloquear o remetente.
Para qual e-mail a notificação é enviada
O E-Docs não guarda endereço de e-mail: usa os dois e-mails do cadastro do usuário no Acesso Cidadão.
- E-mail pessoal: obrigatório. É o e-mail da conta do Acesso Cidadão ou, para quem entra pelo gov.br, o da conta gov.br.
- E-mail corporativo: opcional. É o e-mail que o servidor tem no seu órgão, cadastrado por ele mesmo.
A notificação vai para o e-mail corporativo, se estiver preenchido; senão, para o e-mail pessoal.
Há uma exceção para os servidores do Governo do Estado, salvo os da SESA e da SEDU: eles só recebem notificação em e-mail institucional (de domínio governamental, do Banestes ou da Cesan). O E-Docs usa o corporativo, se for institucional; senão, o pessoal, se for institucional. Se nenhum dos dois for, o servidor recebe as notificações só pelo sininho.
Para ver ou trocar os e-mails, acesse o Perfil do Usuário pela tela inicial do E-Docs e, em Minha Conta, vá para a conta do Acesso Cidadão, também acessível diretamente em conta.acessocidadao.es.gov.br. A troca é feita lá, e não no E-Docs.
O remetente das notificações
Os e-mails de notificação do E-Docs são enviados pelo endereço notificacoes@es.gov.br, com o nome de remetente "Notificacoes - Nao Responder". Esse endereço não recebe respostas: uma resposta ao e-mail de notificação não chega a ninguém. Para tratar do assunto, use o link da notificação e aja pelo próprio E-Docs, ou procure diretamente as pessoas envolvidas.
Se as notificações estiverem indo para o lixo eletrônico, inclua esse endereço entre os contatos ou remetentes confiáveis do seu e-mail.
Notificações no ambiente de treinamento
O ambiente de treinamento do E-Docs nunca envia e-mail de notificação. O sininho funciona normalmente, então as notificações geradas nos testes e nos treinamentos aparecem só nele. Os e-mails de notificação saem apenas do ambiente de produção, o E-Docs real.
Encaminhamentos que não geram e-mail
Dois casos de encaminhamento fogem da regra geral das notificações do E-Docs:
- Encaminhamentos feitos pelo E-Flow não geram notificação nenhuma do E-Docs, nem no sininho. O acompanhamento desses fluxos se dá pelas notificações do grupo E-flow.
- Encaminhamentos enviados por sistemas integrados pela API Pública podem ser enviados sem e-mail, a critério do sistema que os envia. Nesse caso, os destinatários são avisados só pelo sininho, ainda que tenham a categoria ligada.
Quem recebe cada notificação
As tabelas a seguir trazem cada categoria de notificação do E-Docs, com o nome que aparece nas configurações, quando ela é enviada e quem a recebe.
Algumas categorias existem em duas versões, (Servidor) e (Cidadão). O E-Docs escolhe a versão pela situação da pessoa no momento do envio: quem tem algum papel de servidor ativo recebe a versão (Servidor), e quem não tem recebe a (Cidadão), independentemente de como foi indicado ou cadastrado. Para deixar de receber o e-mail, é preciso desligar a versão certa.
Documento Fase Assinatura
Notificações sobre documentos em fase de assinatura.
| Categoria | Quando é enviada | Quem recebe |
|---|---|---|
| Documentos que você precisa assinar (Servidor / Cidadão) | A pessoa é indicada para assinar, no envio do documento ou numa inclusão de indicados | O indicado |
| Seu documento foi assinado | Um indicado assina | O responsável pelo documento, salvo quando foi ele quem assinou |
| Seu documento teve assinatura recusada | Um indicado recusa a assinatura | O responsável pelo documento, salvo quando foi ele quem recusou |
| Cancelamento de solicitação de assinatura (Servidor / Cidadão) | O indicado é removido da lista de indicados | O indicado removido |
| Assinatura em documento bloqueada | O documento é bloqueado para novas assinaturas | Os indicados que ainda não se manifestaram |
| Assinatura em documento desbloqueada | O documento é desbloqueado | Os indicados que ainda não se manifestaram |
| Documento excluído na fase de assinatura | O responsável exclui o documento | Todos os indicados: quem assinou, quem recusou e quem não se manifestou |
Documento
Notificações sobre documentos já capturados.
| Categoria | Quando é enviada | Quem recebe |
|---|---|---|
| Documento recebido pelo sistema | Um documento da fase de assinatura é capturado, ao fim da coleta de assinaturas | Quem assinou, quem recusou e o responsável pelo documento, menos a pessoa cuja assinatura concluiu a coleta |
| Mídia processada e disponível | Termina o processamento de um áudio ou vídeo capturado, com sucesso ou com falha | Quem capturou |
| Histórico de acesso ao documento disponível | Fica pronto o histórico de acesso a um documento, pedido por um usuário | Quem pediu o histórico |
| Documento encaminhado ou entranhado em processo | Um documento com assinaturas é enviado num encaminhamento ou entra num processo (autuação, despacho ou entranhamento) | Quem assinou e quem recusou o documento; no encaminhamento, menos o próprio remetente |
Encaminhamento
Notificações sobre encaminhamentos.
| Categoria | Quando é enviada | Quem recebe |
|---|---|---|
| Andamento de encaminhamento iniciado por você | Uma nova mensagem (resposta ou reencaminhamento) entra na tramitação | Quem iniciou o encaminhamento |
| Encaminhamentos enviados diretamente para você | O encaminhamento chega à caixa de um papel do usuário ou à sua caixa de cidadão | O destinatário |
| Encaminhamentos enviados para seu grupo/setor | O encaminhamento chega à caixa de um grupo ou comissão, de um setor ou de um órgão | Todos os que têm acesso a essa caixa (ver Quais caixas o usuário acessa) |
Processo
Notificações a quem acompanha um processo como interessado ou pediu a sua cópia.
| Categoria | Quando é enviada | Quem recebe |
|---|---|---|
| Atualização em processos do meu interesse (Servidor / Cidadão) | Autuação, despacho, avocamento, entranhamento, desentranhamento, encerramento, reabertura ou ajuste de custódia do processo | Os interessados que são papel ou cidadão (no Processo Administrativo Sancionatório, só os requeridos e os seus representantes legais) |
| Adição ou remoção como interessado em processo | Uma edição do processo inclui ou retira a pessoa da lista de interessados | A pessoa incluída ou retirada |
| Arquivo cópia do processo disponível para download | A cópia do processo fica pronta, ou a sua geração falha | Quem pediu a cópia |
A edição do processo não gera a notificação de atualização aos demais interessados: só quem foi incluído ou retirado é avisado.
Ato Processual
Notificações sobre atos processuais que movimentam processos entre caixas.
| Categoria | Quando é enviada | Quem recebe |
|---|---|---|
| Desentranhamento de documento em processo | Um documento é desentranhado do processo | Quem havia entranhado o documento |
| Processo avocado da caixa do grupo/setor/órgão | O processo é avocado | Todos os que têm acesso à caixa de onde o processo saiu |
| Despacho de processo para caixa do servidor | O processo é despachado para um papel | A pessoa que detém o papel |
| Despacho de processo para caixa do setor | O processo é despachado para um setor | Todos os que têm acesso à caixa do setor: o gestor e quem recebeu delegação de acesso |
| Despacho de processo para caixa do órgão | O processo é despachado para um órgão | Todos os que têm acesso à caixa do órgão |
| Despacho de processo para caixa do grupo | O processo é despachado para um grupo ou comissão | Os membros do grupo ou comissão |
Credenciamento
Notificações sobre credenciamento de leitura.
| Categoria | Quando é enviada | Quem recebe |
|---|---|---|
| Solicitação de credenciamento em documento | Alguém pede credenciamento de leitura de um documento | O credenciador escolhido |
| Manifestação do credenciador | A solicitação de credenciamento de documento é aprovada, reprovada ou revogada, ou é cancelada automaticamente porque o credenciador ficou inativo | O solicitante |
| Solicitação de credenciamento em processo | A solicitação de credenciamento às peças de um processo é aprovada, reprovada ou revogada | O solicitante |
Favorito
Notificações a quem acompanha processos e encaminhamentos pelos Favoritos. Apesar do nome das categorias, elas não avisam que um item foi favoritado (isso não gera notificação a ninguém): avisam os andamentos do item favoritado.
| Categoria | Quando é enviada | Quem recebe |
|---|---|---|
| Processo adicionado aos favoritos | Edição, despacho, avocamento, entranhamento, desentranhamento, encerramento, reabertura ou ajuste de custódia de um processo favoritado | Quem favoritou o processo |
| Encaminhamento adicionado aos favoritos | Uma nova mensagem na tramitação de um encaminhamento favoritado | Quem favoritou o encaminhamento |
E-flow
Notificações sobre os fluxos do E-Flow, que funciona integrado ao E-Docs.
| Categoria | Quando é enviada | Quem recebe |
|---|---|---|
| Fluxo finalizado | O fluxo é realizado | Quem iniciou o fluxo e quem fica responsável pelas tratativas depois dele |
| Pendência em fluxo do e-flow | O fluxo gera uma pendência | Os atores com a pendência |
| Fluxo aguardando ação do ator | O fluxo precisa de uma intervenção manual | O ator responsável por resolvê-la |
| Movimentação em fluxo iniciado por você | O fluxo é movimentado | Quem iniciou o fluxo |
| Cancelamento manual de fluxo | O fluxo é cancelado manualmente | Quem iniciou o fluxo |
| Cancelamento automático de fluxo | O fluxo é cancelado automaticamente pelo sistema | Quem iniciou o fluxo |