Acesso Institucional e Delegação
No E-Docs, unidades e órgãos se comportam de forma diferente dos demais agentes. Por terem origem no organograma formal da instituição, eles possuem um gestor com prerrogativas próprias, e o acesso aos seus recursos (caixas de encaminhamento e de processos, reabertura de processos, organizador) segue uma lógica institucional, e não pessoal.
Esta página explica esse comportamento: quem é o gestor, quais acessos são exclusivos dele por padrão e de que formas esses acessos podem ser estendidos a outras pessoas, principalmente pela delegação de acesso.
Agentes institucionais e o gestor
Entre os tipos de agente do E-Docs, órgão e unidade formam uma categoria especial, a dos agentes institucionais. Diferentemente de um servidor (papel) ou de um cidadão, eles não representam uma pessoa, e sim um local da estrutura pública, derivado diretamente do organograma oficial publicado em Diário Oficial.
Como o organograma é formal, cada unidade e cada órgão tem uma chefia atrelada: um cargo de comissão ou de direção, com responsabilidades, direitos e deveres bem definidos. No E-Docs, a pessoa que ocupa essa chefia é o gestor (chefe ou responsável) daquele local, conforme registrado no Organograma ES. É essa figura que dá origem ao comportamento institucional descrito a seguir.
Um grupo de trabalho ou comissão não vem do organograma formal e não tem um chefe único com prerrogativas exclusivas. A hierarquia ali é horizontal: todos os membros têm os mesmos direitos sobre os recursos do grupo. Por isso, tudo o que esta página diz sobre gestor, prerrogativas exclusivas e delegação não se aplica a grupos e comissões.
Locais sem chefia definida
Nem toda unidade tem, a todo momento, um chefe registrado no organograma: cargos ficam vagos, setores são criados antes da nomeação, a atualização do organograma demora. Para que os recursos institucionais desses locais não fiquem inacessíveis, o acesso sobe para a chefia imediata.
A regra é aplicada de baixo para cima: se a unidade está sem chefe definido, responde por ela o chefe da unidade superior; se essa também estiver sem chefe, a busca continua subindo pela hierarquia, até chegar ao gestor do órgão. Um gestor enxerga, portanto, além da caixa do seu próprio local, as caixas de todos os locais abaixo dele que estejam sem chefia, em qualquer nível.
O comportamento vale igualmente para a caixa de encaminhamento e para a caixa de processos, e vem do organograma, não de uma permissão concedida no E-Docs. Por isso, não há o que revogar no E-Docs: o acesso que subiu deixa de existir quando a chefia do local é registrada no Organograma ES.
Prerrogativas do gestor
Quando o agente envolvido é uma unidade ou um órgão, certos recursos do E-Docs seguem um comportamento institucional: o acesso não pertence a quem está lotado no local, e sim a quem ocupa a chefia. Por padrão, esses recursos ficam concentrados no gestor.
| Recurso institucional | Quem visualiza por padrão | Quem pode agir por padrão |
|---|---|---|
| Caixa de Encaminhamento da unidade ou órgão | Somente o gestor | Somente o gestor |
| Caixa de Processos da unidade ou órgão | Somente o gestor | Somente o gestor |
| Processos encerrados no local | Todos os servidores do local | Somente o gestor (reabrir) |
| Organizador de Processos do local | Todos os servidores do local | Somente o gestor (criar, alterar, excluir) |
Há, portanto, dois comportamentos. Nas caixas (de encaminhamento e de processos), tanto a visualização quanto as ações ficam restritas ao gestor. Já nos processos encerrados e no Organizador, a visualização é aberta a todos os servidores do local, e apenas as ações ficam reservadas ao gestor. Esses processos encerrados, por exemplo, funcionam como um arquivo que todos conseguem consultar, mas que só o gestor pode reabrir.
Delegação de Acesso
O gestor nem sempre consegue, sozinho, dar conta de todos os encaminhamentos e processos que entram e saem do seu local. É comum que assessores, secretariado ou uma equipe de apoio trabalhem diretamente com ele nessas demandas. A delegação de acesso é o instrumento que formaliza isso.
Pela delegação, o gestor concede a outro servidor as mesmas prerrogativas institucionais que ele possui sobre o local. O servidor que recebe a delegação passa a poder:
- Encaminhamentos: acessar a caixa institucional, organizar suas pastas, responder e reencaminhar mensagens.
- Processos: acessar a caixa de processos do local, autuar processos no local, organizar suas pastas e realizar atos processuais sob a custódia do local.
- Reabertura: reabrir processos encerrados no local.
- Organizador de Processos: criar e remover categorias e associações, e associar processos.
Características da delegação:
- É concedida exclusivamente pelo gestor, sem depender de pontos focais ou de qualquer outra instância.
- Pode ser concedida a qualquer servidor do mesmo patriarca, esteja ele lotado no local ou não (é comum no apoio entre setores ou entre órgãos de uma mesma instituição).
- Pode ser revogada pelo gestor a qualquer momento.
- Não se extingue quando o gestor muda: a delegação continua valendo após uma troca de chefia. Cabe ao novo gestor revisar as delegações existentes no local e manter ou revogar cada uma.
- Não substitui o gestor: ele continua sendo o responsável pelo local e mantém todos os seus acessos. A delegação apenas soma novos acessos a quem a recebe.
Delegar é uma prerrogativa exclusiva do gestor. Quem recebe a delegação passa a atuar no local, mas não herda o poder de delegar: não pode repassar o acesso a outra pessoa. Por isso, sem um gestor em exercício, não há como delegar, e o acesso só pode ser liberado por outros meios.
A delegação concede a outra pessoa as mesmas prerrogativas do gestor sobre o local. Por isso, o gestor assume a responsabilidade pelo uso desses acessos e deve concedê-los com critério, revisando periodicamente quem ainda precisa deles.
Como delegar
A delegação é feita pelo próprio gestor, a partir do Perfil do Usuário na tela inicial do E-Docs, na opção de delegação de acesso.
O gestor escolhe o local sobre o qual quer delegar (uma das unidades ou órgãos dos quais é responsável) e indica o servidor que receberá o acesso, localizando-o por pesquisa livre, por setor ou por CPF. Concluída a delegação, o servidor passa a constar na lista de acessos delegados daquele local, de onde também pode ser removido a qualquer momento.
A delegação parte sempre de um gestor. Se a chefia da unidade ou do órgão estiver vaga, quem responde pelo local é a chefia imediata, de modo que os recursos não ficam inacessíveis, mas a solução definitiva é regularizar a chefia no organograma. Quando não há responsável em nenhum nível acima, não há quem delegue, e o acesso só pode ser liberado pelo ponto focal.
Para saber quem é o responsável por uma unidade ou órgão, e, portanto, quem pode delegar o acesso ou a quem pedir acesso, consulte o Organograma ES e filtre pelo seu órgão ou setor. O chefe ou responsável aparece identificado ali, na mesma fonte oficial que o E-Docs utiliza. É também o lugar para confirmar que a chefia da sua área está corretamente registrada.
Por que grupos e comissões não têm delegação
A delegação existe justamente porque, em unidades e órgãos, os acessos institucionais nascem concentrados no gestor. Em grupos de trabalho e comissões esse problema não existe: o acesso aos recursos do grupo vem da condição de membro. Para dar acesso a alguém, basta incluí-lo como membro do grupo, e ele passa automaticamente a ter os mesmos direitos dos demais.
Do ponto de vista dos sistemas estruturantes, um grupo não tem um responsável oficial nem uma chefia designada: todos os membros são tratados da mesma forma pelo E-Docs. Não faria sentido delegar em uma estrutura horizontal, onde todos já têm acesso pleno. Delegar é uma necessidade exclusiva das estruturas com chefia formal, em que só o gestor detém certas prerrogativas e precisa de um meio para estendê-las.
Permissionamento via Acesso Cidadão (em desuso)
Os acessos institucionais já podiam ser estendidos antes de a delegação existir. Desde 2018, isso era feito por permissões específicas atribuídas ao perfil do servidor no Acesso Cidadão, configuradas pelos pontos focais do órgão. Por esse mecanismo, concedia-se a um servidor a permissão de despachar, avocar, reabrir processos ou atuar na caixa institucional, sem passar pelo gestor.
A delegação de acesso, criada em 2025, faz exatamente o mesmo, com uma diferença importante: a concessão sai das mãos dos pontos focais e passa para o próprio gestor da área. O objetivo foi desafogar os pontos focais, devolvendo a decisão (e a responsabilidade por ela) a quem é o responsável pelo local.
Esse permissionamento ainda funciona e aparece citado em vários pontos do sistema e da documentação, por exemplo nas regras de despacho, avocamento e reabertura de processos e no Organizador de Processos. No entanto, está em desuso e tende a ser descontinuado, já que a delegação resolve o mesmo problema de forma mais simples e direta, nas mãos do próprio gestor.
Para liberar acesso institucional a um servidor, o caminho recomendado é a delegação de acesso, feita pelo gestor. O permissionamento via Acesso Cidadão deve ser usado em último caso, apenas quando não há gestor apto a delegar, como nas situações descritas a seguir.
Quando o ponto focal ainda precisa conceder acesso
Mesmo com a delegação disponível e o permissionamento via Acesso Cidadão em desuso, há situações em que não existe gestor apto a delegar. Sem ele, o acesso institucional ficaria travado, e o ponto focal ainda pode concedê-lo diretamente, pelas permissões legadas.
Isso ocorre, por exemplo, quando:
- a chefia do local está vaga e não há responsável definido em nenhum nível acima, de forma que a subida para a chefia imediata não alcança ninguém; ou
- o gestor está temporariamente impossibilitado de atuar (férias, licença médica, afastamento) e, como só ele pode delegar, não há quem o faça em seu lugar.
Para esses casos, ficam registradas abaixo as permissões que o ponto focal precisa conceder, conforme o recurso institucional a ser liberado:
| Recurso institucional | Permissões necessárias |
|---|---|
| Caixa de Encaminhamento | 101 - Acessar Caixa de Documentos de Órgão/Setor (Encaminhamentos) 106 - Acessar Documentos Sigilosos de Órgão/Setor |
| Caixa de Processos | 102 - Acessar Caixas de Processos de Órgão/Setor (Despachar Processo) 103 - Autuar Processo 106 - Acessar Documentos Sigilosos de Órgão/Setor |
| Reabertura de processos encerrados | 104 - Reabrir Processos Encerrados do Setor |
| Organizador de Processos | 105 - Gerir Associações de Processos |
Esse caminho serve apenas para destravar o acesso quando não há gestor que possa delegar. Regularizada a chefia no organograma, ou retornando o gestor, a delegação volta a ser a forma recomendada.