Arquivologia e Gestão Documental
O E-Docs não é apenas um sistema de tramitação de documentos. Ele é, antes de tudo, uma ferramenta de gestão arquivística. Compreender os fundamentos da Arquivologia ajuda a entender por que o sistema funciona da forma como funciona: por que exige classificação, por que os atos são irreversíveis e por que há tanto rigor com autoria e integridade.
Esta página apresenta esses fundamentos em quatro partes:
- Os conceitos da Arquivologia: o que é um documento arquivístico e como funciona o seu ciclo de vida.
- O conceito de SIGAD e as normas que servem de referência (CONARQ, e-ARQ Brasil e ISO 15489).
- A classificação documental e os instrumentos que a viabilizam (o PCD e a TTD).
- A governança que sustenta a gestão documental no Estado: o PROGED, seu comitê, o APEES e as Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos.
Conceitos da Arquivologia
O E-Docs aplica conceitos consolidados da Arquivologia. Esta seção apresenta os principais.
Arquivologia e gestão de documentos
A Arquivologia é a disciplina que estuda os documentos de arquivo, sua organização, preservação e uso. Seu objeto não é o documento isolado, mas o conjunto de documentos produzidos por uma pessoa, órgão ou instituição no exercício de suas funções.
A gestão de documentos é definida, segundo a terminologia arquivística brasileira, como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, visando à sua eliminação ou ao seu recolhimento para guarda permanente.
Em outras palavras, gerir documentos é cuidar deles de forma sistemática, do nascimento ao destino final. No ambiente digital, essa definição se amplia: além de produzir, tramitar e arquivar, é preciso garantir a autenticidade, a integridade e a preservação de longo prazo de arquivos que, por natureza, podem ser copiados e alterados sem deixar rastros.
O documento arquivístico
Nem todo arquivo de computador é um documento arquivístico. Um documento arquivístico é aquele produzido ou recebido no curso de uma atividade, que serve de prova ou de informação sobre essa atividade.
O documento arquivístico, inclusive o digital, possui cinco características essenciais:
- Organicidade: o documento não existe sozinho. Ele se relaciona com os demais documentos produzidos pela mesma função ou atividade, formando um conjunto orgânico que reflete o funcionamento da instituição.
- Unicidade: cada documento ocupa um lugar único no conjunto documental, em razão do contexto em que foi produzido.
- Confiabilidade: o documento é digno de confiança como afirmação de um fato. Está ligada à forma e ao momento de sua produção.
- Autenticidade: o documento é o que diz ser e foi produzido por quem afirma tê-lo produzido. Precisa ser mantida ao longo do tempo, mesmo após mudanças de tecnologia.
- Acessibilidade: o documento pode ser localizado, recuperado, apresentado e interpretado quando necessário.
No papel, muitas dessas garantias vêm do próprio suporte: a assinatura à caneta, o timbre, a textura. No meio digital, nada disso existe de forma automática. Um arquivo PDF, sozinho, não prova quem o criou nem se foi alterado. Por isso o documento arquivístico digital só se sustenta dentro de um sistema que aplique, de forma deliberada, regras e controles arquivísticos. É exatamente esse o papel do E-Docs.
O ciclo de vida documental
Um dos conceitos centrais da Arquivologia é o de que todo documento percorre um ciclo de vida, tradicionalmente descrito pela teoria das três idades:
- Fase corrente: o documento está em uso frequente. É consultado e tramita ativamente para cumprir a finalidade que motivou a sua criação. Aqui predomina o valor administrativo, também chamado de valor primário.
- Fase intermediária: o documento já cumpriu a sua finalidade principal e é consultado com pouca frequência, mas ainda precisa ser guardado, em geral por exigência legal ou para eventual comprovação. Aguarda o cumprimento de prazos antes da destinação.
- Fase permanente: o documento perdeu o valor administrativo, mas adquiriu valor secundário, de natureza histórica, probatória ou informativa. Deve ser preservado de forma definitiva.
Ao final da fase intermediária, o documento tem uma destinação final, que pode ser de dois tipos:
- Eliminação: o documento é descartado de forma segura, após cumpridos os prazos e as autorizações cabíveis.
- Recolhimento para guarda permanente: o documento de valor histórico é transferido para o arquivo permanente, onde será preservado para sempre.
O E-Docs gere os documentos nas fases corrente e intermediária, controlando produção, tramitação, classificação e prazos de guarda. A fase permanente, de preservação digital de longo prazo, é um desafio arquivístico e tecnológico tratado por iniciativas específicas de arquivo permanente digital, conduzidas pelo APEES. O objetivo de longo prazo é integrar o E-Docs a esse ambiente de preservação, completando o controle de todo o ciclo de vida.
O que é um SIGAD
O E-Docs é um SIGAD, sigla para Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos.
Um SIGAD é um sistema desenvolvido para fazer a gestão arquivística de documentos, ou seja, para aplicar a cada documento o conjunto de controles que a Arquivologia exige: captura, classificação, avaliação, controle de tramitação, gestão de prazos e destinação. Ele trata o documento ao longo de todo o seu ciclo de vida e preserva a cadeia de custódia.
Isso o diferencia de um simples repositório de arquivos ou de uma ferramenta que apenas movimenta documentos de um ponto a outro. Sistemas de gestão eletrônica de documentos (GED) voltados apenas ao armazenamento e à busca de arquivos não são, por si sós, um SIGAD: falta-lhes o controle arquivístico do ciclo de vida. Um SIGAD vai além: garante que o documento permaneça autêntico, íntegro, classificado e rastreável desde a produção até a destinação.
Normas e referenciais
O E-Docs foi concebido em conformidade com um conjunto de normas e modelos que definem o que se espera de um sistema de gestão arquivística.
CONARQ
O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) é o órgão central da política nacional de arquivos no Brasil. Ele define diretrizes, resoluções e modelos de referência para a gestão de documentos em todas as esferas da administração pública. É o CONARQ que estabelece os parâmetros técnicos seguidos pelo E-Docs.
e-ARQ Brasil
O e-ARQ Brasil é o modelo de requisitos publicado pelo CONARQ para o desenvolvimento e a avaliação de SIGAD. Ele é o principal instrumento normativo nacional nessa área.
O e-ARQ Brasil descreve as condições que um sistema precisa satisfazer para gerir documentos arquivísticos digitais de forma confiável, definindo funções como:
- Captura: incorporação do documento ao sistema, tornando-o um documento arquivístico institucional.
- Classificação: associação do documento a uma classe, conforme o plano de classificação.
- Avaliação: definição de prazos de guarda e destinação, com base na tabela de temporalidade.
- Arquivamento e destinação: controle da guarda e do encaminhamento do documento à eliminação ou à guarda permanente.
O E-Docs implementa essas funções na prática. A irreversibilidade dos atos, a classificação obrigatória e a integração entre temporalidade, arquivamento e destinação são reflexos diretos do e-ARQ Brasil.
ISO 15489
No plano internacional, a norma ISO 15489 (Informação e documentação, Gestão de documentos) estabelece os princípios gerais da gestão de documentos, válidos para qualquer suporte. Segundo a norma, um sistema de gestão documental deve ser:
- Confiável: opera de maneira regular e controlada.
- Íntegro: protege os documentos contra alterações não autorizadas.
- Conforme: atende aos requisitos legais e normativos aplicáveis.
- Abrangente: gere todos os documentos resultantes das atividades da instituição.
- Sistemático: produz, mantém e gere documentos de forma metódica e padronizada.
Esses princípios orientam tanto a concepção quanto a evolução do E-Docs.
A classificação documental
A classificação é uma das operações centrais da gestão documental. Esta seção explica o que ela é, quando o E-Docs a exige e os dois instrumentos arquivísticos que a viabilizam: o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinação.
O que é classificar
A classificação documental é a operação que associa cada documento a uma classe, dentro de uma estrutura organizada de categorias. Classificar é dar a cada documento o seu lugar no conjunto, de acordo com a função, a atividade ou o assunto a que se refere.
A classificação é o que torna possível a organicidade: documentos da mesma classe pertencem ao mesmo contexto de produção. Ela cumpre três objetivos principais:
- Organização institucional: dá à administração visibilidade sobre o tipo de documento que produz.
- Recuperação da informação: facilita localizar documentos por categoria, e não apenas por busca textual.
- Gestão do ciclo de vida: é o que viabiliza a aplicação dos prazos de temporalidade e da destinação.
Quando a classificação é exigida no E-Docs
No E-Docs, a classificação é obrigatória quando duas condições se combinam: o documento tem valor de ORIGINAL e está sendo capturado por um servidor público. Nesse caso, o documento deve ser associado a uma classe do plano de classificação vigente do órgão ou patriarca.
Cidadãos, mesmo ao capturar documentos com valor de ORIGINAL, não precisam informar classe. A classificação é uma responsabilidade institucional, ligada à produção de documentos no exercício de funções públicas.
Há uma exceção: documentos assinados com ICP-Brasil não recebem classe, mesmo sendo originais e capturados por servidor, porque foram assinados fora do E-Docs. A regra e sua justificativa estão em Captura de Documentos.
Para detalhes sobre o valor do documento e a captura, consulte a seção Documentos.
O Plano de Classificação de Documentos (PCD)
O Plano de Classificação de Documentos (PCD) é o instrumento que organiza os documentos em classes, normalmente em uma estrutura hierárquica, em forma de árvore. Cada classe representa uma função, uma atividade ou um assunto da instituição.
É no PCD que o servidor se baseia ao classificar um documento no momento da captura. Sem um plano de classificação, não há classificação possível: o PCD é a referência que define quais classes existem e o que cada uma abrange.
A Tabela de Temporalidade e Destinação (TTD)
A Tabela de Temporalidade e Destinação (TTD) é o instrumento que define, para cada classe de documentos:
- O prazo de guarda na fase corrente.
- O prazo de guarda na fase intermediária.
- A destinação final: eliminação ou guarda permanente.
A contagem dos prazos costuma estar vinculada a um evento, como a conclusão de um processo ou o encerramento do exercício. Cumprido o prazo, a tabela autoriza a destinação: o descarte seguro do documento ou o seu recolhimento ao arquivo permanente, quando ele tem valor histórico.
O PCD diz o que o documento é; a TTD diz por quanto tempo ele deve ser guardado e qual o seu destino. Por isso a classificação correta é tão importante: é a classe atribuída no PCD que determina qual regra da TTD será aplicada ao documento. Um erro de classificação pode significar guardar por tempo demais ou eliminar antes da hora.
Solicitação de uma nova classe
O PCD não é estático: novas atividades e novos tipos de documento surgem, e a estrutura de classes precisa acompanhá-los. Como o plano é um instrumento arquivístico, sua alteração não é feita no E-Docs nem pelo próprio órgão que produz o documento. O pedido é dirigido a quem mantém os instrumentos do patriarca.
No âmbito do Governo do Estado do Espírito Santo, a solicitação vai para a Gerência de Gestão de Documentos (GEDOC), do APEES, pelo e-mail gedoc@ape.es.gov.br, informando:
- o nome do documento para o qual não se encontrou classe; e
- a atividade à qual ele deve ser vinculado no plano.
Nos demais patriarcas, o pedido segue para o órgão ou a comissão que mantém os seus próprios instrumentos arquivísticos.
Boa parte das solicitações nasce de uma dúvida de interpretação do plano, e não de uma lacuna real: a classe adequada existe, mas está descrita sob uma função ou atividade que não era a esperada. A CADS do órgão conhece o PCD em detalhe e costuma resolver o caso sem necessidade de criar classe nova.
Governança e o PROGED
A gestão documental no Estado do Espírito Santo não começou com o E-Docs. O sistema só foi possível porque o Estado já possuía maturidade em gestão de documentos, construída ao longo de anos por meio de um programa específico.
O PROGED
O PROGED é o Programa de Gestão Documental do Estado do Espírito Santo, existente desde 2005. Seu objetivo é organizar e padronizar a gestão de documentos na administração pública estadual, assegurando que os documentos sejam produzidos, classificados, avaliados e destinados de forma adequada.
Foi o PROGED que consolidou os instrumentos arquivísticos (o PCD e a TTD) que hoje fundamentam a classificação dos documentos no E-Docs. Sem esse trabalho prévio, o sistema não teria como exigir e aplicar a classificação.
O comitê gestor
O PROGED é conduzido por um comitê gestor formado por quatro instituições:
- APEES: Arquivo Público do Estado do Espírito Santo.
- SEGER: Secretaria de Gestão e Recursos Humanos.
- SECONT: Secretaria de Controle e Transparência.
- PRODEST: Instituto de Tecnologia da Informação e Comunicação do Espírito Santo.
Essa composição reúne as competências necessárias: o saber arquivístico, a gestão administrativa, o controle e a tecnologia. É a mesma articulação institucional que sustenta o E-Docs.
O papel do APEES
Dentro dessa governança, o APEES exerce papel estratégico. Como autarquia vinculada à SEGER, é o órgão responsável pelo respaldo arquivístico do E-Docs.
Cabe ao APEES a gestão dos instrumentos arquivísticos que fundamentam o sistema: é o APEES que mantém e atualiza o Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade e Destinação aplicáveis ao Governo do Estado. É esse trabalho que garante que a classificação feita no E-Docs tenha validade arquivística.
As Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos (CADS)
Classificar corretamente um documento nem sempre é simples. Para apoiar os usuários nessa tarefa, cada órgão e entidade possui uma Comissão Setorial de Avaliação de Documentos (CADS).
As CADS são responsáveis por:
- Orientar os usuários quanto à correta classificação dos documentos.
- Aplicar e interpretar o PCD e a TTD no contexto do órgão.
- Conduzir o processo de avaliação documental, que define o que será eliminado e o que será preservado.
Quando houver incerteza sobre qual classe atribuir a um documento, a orientação correta deve ser buscada na Comissão Setorial de Avaliação de Documentos do próprio órgão. São elas que conhecem o PCD em detalhe e garantem a consistência da classificação.
Patriarcas e seus próprios instrumentos
O E-Docs é usado não só pelo Governo do Estado, mas também por municípios, consórcios e outras instituições, cada um deles um patriarca dentro do sistema.
A manutenção do PCD e da TTD varia conforme o patriarca. No âmbito do Governo do Estado do Espírito Santo, essa responsabilidade é do APEES. Os demais patriarcas possuem dinâmica própria, com seus próprios órgãos e comissões responsáveis pela gestão de seus instrumentos arquivísticos. Cada patriarca classifica seus documentos conforme o seu próprio plano de classificação.
A seção Segregação por Patriarca detalha como o E-Docs separa logicamente os patriarcas e o que isso afeta nos cadastros e nas operações do sistema.
Base legal
A obrigatoriedade da adoção dos instrumentos arquivísticos do PROGED e a institucionalização do E-Docs como sistema de gestão arquivística estão amparadas em norma. O Decreto nº 4.411-R, de 18 de abril de 2019, que institui o E-Docs, define-o como sistema corporativo para autuação, captura, tramitação, classificação, temporalidade, arquivamento e destinação final de documentos, e reforça a obrigatoriedade do uso dos instrumentos estabelecidos pelo PROGED.
A legislação completa está reunida na seção Base Legal.
Ver também
- O que é o E-Docs?: visão geral do sistema e de seus fundamentos.
- Documentos: fases do documento, valor, captura e a aplicação prática da classificação.