Processos Administrativos
O Processo Administrativo é o instrumento mais formal de tramitação do E-Docs. Ele reúne, de maneira ordenada e cumulativa, todos os documentos e todos os atos relativos a um mesmo assunto, formando um dossiê que registra, do início ao fim, como uma questão foi conduzida pela administração pública.
Sempre que o poder público precisa decidir algo que produz efeitos legais, financeiros ou sobre direitos, essa decisão não pode se apoiar em um documento isolado: ela precisa de um conjunto instruído, com a documentação que a fundamenta, o histórico de quem atuou e em que ordem, e o registro formal de cada passo. É exatamente isso que o processo administrativo materializa. Por reunir tudo em uma peça única e rastreável, ele é a base para o controle (interno, externo e judicial), para a transparência e para a prestação de contas dos atos administrativos.
Na prática, o processo é especialmente usado em situações que envolvem recursos públicos (contratações, empenhos, pagamentos), prestação de contas, direitos e vantagens de servidores, denúncias e apurações, entre muitos outros fins. O uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo é previsto no Decreto nº 4410-R.
Processo e encaminhamento são os dois instrumentos de tramitação do E-Docs, mas resolvem problemas diferentes. O encaminhamento é uma cadeia de mensagens leve, adequada ao dia a dia; o processo é um dossiê cumulativo que tramita em bloco, sob a custódia de um responsável por vez, com maior rigor formal.
A comparação completa entre os dois, com a tabela de diferenças e a orientação de quando usar cada um, está em Encaminhamento não é Processo Administrativo.
Anatomia de um Processo
Todo processo é composto por um conjunto fixo de elementos definidos em sua criação (a autuação) e por um acervo de peças (os documentos) que cresce ao longo do tempo, à medida que os atos processuais são praticados.
Além desses elementos, o processo pode receber uma sinalização de prioridade, marca institucional que lhe dá precedência na tramitação.
Identificação e Classificação
Três campos definidos na autuação identificam e classificam o processo em si: o protocolo, o resumo e a classe documental.
Protocolo
O protocolo é o código único que identifica o processo. É por ele que o processo é localizado, consultado e referenciado.
O protocolo é gerado na autuação e segue a mesma formação do registro de documentos e encaminhamentos: o ano seguido de caracteres em Base 30. A diferença é o tamanho: o processo usa 5 caracteres após o ano (por exemplo, 2026-1QHD4), enquanto o documento usa 6. A formação do registro e o motivo do uso da Base 30 estão em O número de registro.
Resumo
O resumo é uma espécie de título do processo: um texto curto que explica para que aquele processo serve. É por ele que o processo é reconhecido nas listagens, nas buscas e nas caixas.
Como o resumo é um dos principais pontos de busca, vale a pena padronizá-lo, incluindo elementos que facilitem localizar o processo depois (número de contrato, nome da empresa, competência, nome do servidor, etc.).
Classe Documental
Assim como os documentos, todo processo recebe uma classe documental. A classificação organiza o acervo por assunto e, principalmente, define os prazos de guarda do processo, determinando por quanto tempo ele deve ser preservado e qual sua destinação final.
Os conceitos de classificação, do Plano de Classificação de Documentos (PCD) e da Tabela de Temporalidade e Destinação (TTD) estão detalhados em Arquivologia e Gestão Documental.
Interessados
Todo processo possui ao menos um interessado: o agente que está envolvido no assunto de alguma forma, seja como beneficiário, como parte, como acusado ou como interessado no andamento. O interessado responde à pergunta "de quem é este processo" ou "a quem ele diz respeito".
O conceito tem base legal. Na forma do art. 9º da Lei Federal nº 9.784/1999, são legitimados como interessados no processo administrativo:
- As pessoas físicas ou jurídicas que o iniciem como titulares de direitos ou interesses individuais, ou no exercício do direito de representação.
- Aqueles que, sem terem iniciado o processo, têm direitos ou interesses que possam ser afetados pela decisão a ser adotada.
- As organizações e associações representativas, no tocante a direitos e interesses coletivos.
- As pessoas ou associações legalmente constituídas, quanto a direitos ou interesses difusos.
No E-Docs, o interessado pode ser qualquer um dos cinco tipos de agente do sistema: um cidadão, um papel, um grupo ou comissão, uma unidade ou um órgão. Além dos tipos de agente, há dois casos especiais:
- Pessoa jurídica: informada pela razão social e pelo CNPJ, para quando o interessado é uma empresa (uma contratada, por exemplo).
- Sem identificação: reservado a quem não possui CPF válido na Receita Federal.
Ser registrado como interessado não é apenas informativo. Para os interessados que sejam um papel (o servidor) ou um cidadão, o E-Docs concede dois efeitos práticos:
- Notificação: o interessado é notificado a cada novo ato praticado no processo, o que lhe permite acompanhar o andamento.
- Leitura de peças organizacionais: o interessado pode ler todas as peças do processo cujo nível de acesso seja Organizacional, acesso que, de outra forma, poderia não ter.
Esses efeitos beneficiam apenas a pessoa física com conta ativa no Acesso Cidadão, ou seja, o servidor (por meio do papel) e o cidadão. Os interessados institucionais (grupos e comissões, unidades e órgãos), assim como a pessoa jurídica e o sem identificação, não recebem esses efeitos: figuram no processo apenas para registrar quem é a parte interessada.
A notificação é enviada à pessoa por trás do interessado, e não ao cargo. Quando o interessado é um papel, a pessoa que o detinha continua sendo notificada mesmo depois de o papel ficar inativo, por exemplo após uma mudança de lotação ou de função, ou a saída do serviço público. Se ela não tiver mais nenhum papel de servidor, passa a receber a notificação como cidadão.
Por não ter CPF, esse tipo deve ser evitado sempre que houver alternativa. Antes de recorrer a ele, esgote as opções:
- Se o interessado possui CPF, mas não o tem em mãos no momento, localize o número e cadastre o interessado como cidadão.
- Se o interessado é uma empresa, use Pessoa jurídica.
No processo administrativo, o cidadão não tem voz: ele não pratica atos processuais nem faz despachos. Ele pode ser colocado como interessado, quando é parte envolvida no assunto, mas apenas isso. Para que um cidadão envie documentos ou receba respostas, o instrumento é o encaminhamento.
As Peças do Processo
Além dos dados que o identificam e das pessoas envolvidas, o processo é formado pelas suas peças: os documentos entranhados ao longo da tramitação, que fazem o dossiê crescer.
Cada peça, tanto os documentos entranhados quanto os termos gerados pelos atos, recebe um número de peça naquele processo, no padrão # seguido de número (por exemplo, #33). Esse número define a posição da peça no processo e o organiza. É um metadado público, visível a qualquer pessoa que acesse o processo, mesmo quem não detém a custódia. A peça #1 é sempre o Termo de Autuação, que funciona como a capa do processo.
Na prática, o número de peça é muito usado para referenciar uma peça no texto de outro documento enquanto ele é redigido. Um despacho, por exemplo, costuma remeter a outra peça do processo, seja pelo número de peça ("conforme a peça #22"), seja pelo número de registro do documento ("conforme o documento 2026-T3ST3S neste processo").
A peça não pertence ao processo
Um ponto que passa despercebido por muitos usuários: entranhar um documento não o faz pertencer ao processo. No E-Docs, todo documento tem vida própria; ele existe de forma independente e é apenas referenciado pelo processo, nunca copiado nem absorvido por ele. Disso decorre que:
- O mesmo documento pode estar entranhado em vários processos ao mesmo tempo, e ainda anexado a encaminhamentos.
- Desentranhar a peça a retira daquele processo, mas não apaga o documento, que continua existindo e disponível onde mais estiver.
- O nível de acesso é do documento, não do processo: vale onde quer que a peça apareça.
Não existe juntada nem apensação
No E-Docs não existe juntada nem apensação de processos. Essa é uma diferença marcante em relação a outros sistemas de processo eletrônico.
A razão é a mesma independência das peças: como um documento pode ser usado em quantos processos e encaminhamentos forem necessários, não há necessidade real de fundir dois processos em um, nem de fazê-los tramitar de forma amarrada. As necessidades que a juntada resolveria são atendidas por outros meios:
- Copiar peças de um processo para outro: permite reusar documentos entre processos sem duplicá-los nem fundi-los.
- Associação de Processos, no Organizador de Processos: cria um link entre processos relacionados, de forma que se possa navegar entre eles facilmente, sem que percam a independência.
Custódia
Em qualquer momento, o processo está sob a custódia de um único agente por vez, o custodiante: é quem "está com o processo" e pode praticar atos sobre ele. A custódia pode mudar a cada ato de movimentação, como um despacho, por exemplo, e é sempre de um responsável por vez. Não existe processo sem custódia: há sempre um agente responsável por ele. No limite, esse agente pode estar inativo, e então o ajuste de custódia o devolve a um local ativo.
Quem, na prática, pode atuar em nome do custodiante depende do tipo de agente que detém a custódia. A lógica é a mesma dos tipos de caixa de encaminhamento:
| Custódia é... | Quem pode praticar os atos |
|---|---|
| Um papel (servidor específico) | Somente o detentor daquele papel. |
| Um grupo ou comissão | Todos os membros. |
| Uma unidade ou órgão | O gestor, mais quem ele autorizar por delegação, mais quem tiver permissão específica para o local. |
No caso da unidade e do órgão, o acesso à custódia combina três formas:
- Gestor (chefe do local): o chefe ou responsável pela unidade ou órgão, conforme o organograma oficial, tem acesso automático à custódia daquele local. Se o local está sem chefia definida, esse acesso sobe para a chefia imediata.
- Delegação: o gestor pode delegar o acesso à sua equipe ou a quem mais for necessário, que passa a poder atuar em nome do local, sem depender de terceiros.
- Permissão específica: perfis com permissão cadastrada diretamente para aquele local (mecanismo em desuso, mantido por compatibilidade).
Essa lógica de gestor, delegação e permissão é a mesma que rege as caixas institucionais e está detalhada em Acesso Institucional e Delegação.
A condição de cada ato, inclusive quem pode praticá-lo, está descrita na sua seção em Atos Processuais.
Às vezes o nome do custodiante aparece com a marca "ajustado" junto a ele. Isso indica que o nome do agente foi alterado depois de ele ter participado de algum ato do processo, por exemplo uma pessoa que mudou de nome ou uma unidade, comissão ou grupo que foi renomeado.
A marca existe porque os termos dos atos são imutáveis e guardam o nome antigo, aquele que valia na época do ato. Como o processo passa a exibir o nome atual, a marca alerta que ele difere do que consta nos termos.
Características do Processo
Algumas características valem para todo processo, independentemente do seu conteúdo ou de onde ele tramita.
Transparência: o processo é público
No E-Docs, todos os metadados de um processo são públicos. Qualquer usuário que acesse um processo pode ver o resumo, o local de custódia, os interessados, a classe documental, entre outras informações. Também é público todo o histórico de atos e tramitações (quem praticou cada ato, quando, com qual cargo), assim como o nome de todas as peças que constam no processo.
Disso decorre uma característica importante do sistema:
O que existe é nível de acesso no conteúdo de cada peça entranhada. O processo, em si, é sempre público em seus metadados e em seu histórico; o que pode ser protegido é o conteúdo de cada documento, conforme seu nível de acesso (Público, Organizacional, Sigiloso, Classificado). Quem precisa ler uma peça a que não tem acesso pode solicitar credenciamento.
Essa transparência por padrão é coerente com a filosofia de acesso a documentos: mostra-se tudo o que pode ser mostrado nos metadados, ao mesmo tempo em que o conteúdo é protegido conforme a legislação.
Segregação por patriarca
Uma vez autuado, o processo só pode tramitar dentro do patriarca em que se encontra. Ele pode circular entre os órgãos daquele patriarca (por exemplo, entre secretarias e autarquias do Governo do Estado, ou entre setores de uma prefeitura), mas não pode ser tramitado entre patriarcas diferentes.
A restrição vale para todos os atos processuais (autuação, despacho, avocamento, encerramento, reabertura, entranhamento, desentranhamento, edição e ajuste de custódia). Quando é preciso levar documentos de um ente a outro, usam-se outras vias, como o encaminhamento ou o envio de uma cópia do processo. O panorama completo está em Segregação por Patriarca.
Atos Processuais
A forma de interagir com um processo é por meio dos atos processuais: ações padronizadas que permitem instruir o processo, incluir peças, movimentá-lo entre locais, entre outras atividades. É por meio dos atos processuais que o processo administrativo ganha vida e acontece.
Existem nove atos processuais. A tabela abaixo resume o que cada um faz; a descrição detalhada de todos está na página Atos Processuais.
| Ato | O que faz |
|---|---|
| Autuação | Cria o processo. |
| Edição | Altera dados públicos do processo (resumo, classe, interessados). |
| Despacho | Envia o processo a outro local, mudando o custodiante. |
| Avocamento | Puxa o processo de volta, desde que nada tenha sido feito nele. |
| Entranhamento | Inclui peças (documentos) no processo. |
| Desentranhamento | Desconsidera peças do processo. |
| Encerramento | Finaliza o processo. |
| Reabertura | Traz o processo de volta à tramitação. |
| Ajuste de custódia | Move o processo de um local inativo para um local ativo. |
Todo processo nasce e se encerra em uma unidade ou órgão: a autuação e o encerramento têm sempre caráter institucional, ainda que a custódia, ao longo da tramitação, possa passar por papéis, grupos ou comissões.
Todo ato gera um termo
Um ponto essencial: todo ato processual gera um termo correspondente (Termo de Autuação, Termo de Despacho, Termo de Entranhamento, etc.). Esses termos são documentos capturados no próprio processo, e registram, como conteúdo do PDF, a lógica da tramitação e dos atos praticados. É o que faz a história do processo ficar preservada nos próprios autos, e não apenas na tela do sistema.
O funcionamento dos termos, o seu nível de acesso e a razão de importarem estão em O termo de cada ato.
Estados do Processo
Um processo administrativo vive em um de dois estados: em andamento ou encerrado.
Enquanto está em andamento, o processo tramita normalmente: recebe atos, é despachado entre custodiantes e tem peças entranhadas. É o seu estado de trabalho ativo, e a maioria dos atos processuais só pode ser praticada nele.
O encerramento conclui o processo. No mundo do papel, encerrar um processo tinha um rito próprio: lavrava-se uma conclusão, o processo era dado por finalizado e passava a ser guardado em um arquivo dedicado, saindo do fluxo de trabalho corrente. O E-Docs preserva essa lógica: o encerramento é um ato formal e de caráter institucional, que gera seu próprio termo e retira o processo da tramitação.
Uma vez encerrado, não é possível praticar nenhum ato de instrução ou movimentação sobre o processo: ele não pode ser despachado, editado, nem ter peças entranhadas ou desentranhadas. Ele permanece disponível para consulta, e ao custodiante restam apenas algumas ações pontuais, como alterar o nível de acesso das peças e gerar cópias.
O encerramento, porém, não é definitivo. Um processo encerrado pode ser reaberto, voltando à tramitação para que novos atos sejam praticados. É o caminho para retomar um processo encerrado indevidamente ou que precisou voltar a andar.
Bloqueio do Processo
Em certas situações o processo entra em bloqueio. Enquanto está bloqueado, o custodiante não consegue praticar nenhum ato processual: o processo fica travado até que a pendência que causou o bloqueio seja resolvida. É um mecanismo para forçar o tratamento de pendências que, de outra forma, poderiam ser empurradas adiante.
O bloqueio alcança apenas os atos. As ações sobre o processo permanecem disponíveis: gerar uma cópia, credenciar alguém para leitura ou alterar o nível de acesso das peças não faz o processo andar, e impedi-las apenas prejudicaria quem depende dessas informações, sem em nada contribuir para resolver a pendência.
Um processo é bloqueado por um destes dois motivos, que diferem no momento em que o bloqueio entra em vigor:
- Comunicado de Entranhamento Especial sem ciência: o entranhamento especial bloqueia o processo de imediato, no momento em que a peça é incluída. O bloqueio só é levantado quando o custodiante dá ciência do comunicado.
- Solicitação de credenciamento parada: uma solicitação de credenciamento que fica em análise sem o custodiante se posicionar bloqueia o processo somente após 10 dias, e não de imediato (ver Prazo e Bloqueio).
No caso da solicitação de credenciamento, durante esses 10 dias o sistema já exibe um aviso com a contagem de dias que faltam até o bloqueio, dando ao custodiante a chance de responder a tempo.
O bloqueio por solicitação de credenciamento foi criado para coibir uma prática antiga: o custodiante deixava de atender a uma solicitação em aberto e simplesmente despachava o processo adiante, passando a responsabilidade ao próximo local. Sem um prazo que travasse o processo, muitas solicitações acabavam nunca sendo atendidas. Com o bloqueio, o custodiante precisa se posicionar antes de seguir com o processo.
Ações sobre o Processo
Além dos atos processuais, o processo admite um conjunto de ações auxiliares e administrativas, que não instruem nem movimentam o processo: gerar cópias, credenciar terceiros para leitura, gerir o nível de acesso das peças, auto-credenciar-se, sinalizar, favoritar e buscar no processo. Cada uma delas, com o que faz e as regras de quem pode executá-la, está descrita em Ações sobre o Processo.
A Associação de Processos, que reúne processos relacionados sob um mesmo assunto, também não é uma ação sobre o processo: ela pertence ao Organizador de Processos, tratado adiante.
Informações e Pendências do Processo
Além das peças e dos atos, o processo reúne um conjunto de informações e pendências associadas a ele. Parte é apenas informativa; parte são pendências que pedem atenção do custodiante, algumas capazes de bloquear o processo (como uma solicitação de credenciamento parada ou um entranhamento especial sem ciência).
A maioria desses itens tem tratamento próprio na documentação:
- Interessados: os agentes a quem o processo diz respeito.
- Associações: os agrupamentos de que o processo participa, ligando-o a outros processos de mesmo assunto.
- Solicitações de credenciamento: pedidos de credenciamento de leitura ainda pendentes de resposta do custodiante.
- Credenciamentos ativos: quem, além do custodiante, está credenciado a ler as peças do processo.
- Encaminhamentos associados: os encaminhamentos de onde vieram peças entranhadas no processo; a referência a eles fica registrada.
- Registro de geração de cópias: o histórico de cópias geradas a partir do processo.
- Documentos em fase de assinatura associados: documentos ainda em fase de assinatura que foram associados ao processo para dar contexto a quem vai assinar.
- Entranhamentos especiais: inclusões feitas por quem não detém a custódia, que geram comunicado e bloqueio até a ciência.
Caixa de Processos
A Caixa de Processos é onde o usuário acompanha os processos sob a custódia dos agentes a que tem acesso, de forma análoga à Caixa de Encaminhamento.
O ponto de partida para entender as caixas é que a caixa pertence ao agente, e não à pessoa que a opera. Todo agente que pode deter a custódia de um processo (um papel, um grupo ou comissão, uma unidade ou um órgão) possui a sua própria caixa, organizada nas visões descritas adiante, e o que o usuário enxerga são as caixas dos agentes a que tem acesso.
Quais caixas o usuário acessa
Um mesmo usuário pode ter acesso a várias caixas de processo ao mesmo tempo, conforme seus vínculos:
- Papel: cada papel do servidor tem sua própria caixa. Todo servidor tem ao menos uma, a do papel com que atua no órgão; quem tem papéis adicionais tem uma caixa para cada um deles.
- Grupo ou comissão: a caixa do grupo ou comissão é compartilhada por todos os seus membros.
- Unidade ou órgão: a caixa do local é acessada por quem pode atuar em nome dele, conforme as formas de acesso descritas em Custódia.
Boa parte dos servidores tem apenas uma caixa, a do seu único papel, por não participar de grupos nem ter acesso a caixa institucional alguma. Já quem acumula papéis, participa de comissões ou responde por um setor pode acessar várias. Nesse caso, a experiência lembra a de um cliente de e-mail que reúne várias contas na mesma tela: o usuário transita entre as caixas a que tem acesso, e cada uma mantém seus próprios processos e sua própria organização.
Diferentemente do encaminhamento, que tem uma caixa de cidadão, no processo administrativo o cidadão não detém custódia e, por isso, não tem caixa. Ele participa apenas como interessado.
As visões da caixa
Cada caixa se organiza em três visões:
Caixa de Entrada : Os processos que estão sob a custódia daquele agente, seja porque foram para lá despachados, seja porque ali foram autuados. É o espaço de trabalho ativo, de onde partem os atos processuais.
Caixa de Saída : Os processos que saíram daquela caixa, ou seja, que foram movimentados a partir dela. A caixa de saída funciona como um histórico de saídas, e não como uma lista de processos: cada movimentação para fora gera um registro próprio, de modo que um processo despachado ao setor A, devolvido e depois despachado ao setor B aparece duas vezes, registrando as duas saídas. O encerramento também é uma saída, porque retira o processo da caixa, e por isso os processos encerrados igualmente constam aqui.
Encerrados : Os processos encerrados naquele local, reunidos para consulta. Como o encerramento tem caráter institucional, essa visão existe apenas para as caixas de unidade e de órgão.
Quais caixas o sistema exibe
A listagem de caixas resulta do cruzamento de duas condições: o usuário precisa ter acesso à caixa e aquela caixa precisa ter algo a mostrar naquela visão. Ter acesso, sozinho, não faz a caixa aparecer.
O critério de "ter algo a mostrar" é aplicado a cada visão separadamente:
- Entrada: exibe as caixas com ao menos um processo sob custódia.
- Saída: exibe as caixas com ao menos uma saída efetivada.
- Encerrados: exibe as caixas com ao menos um processo encerrado.
Assim, a caixa de um agente que nunca recebeu processo algum não aparece na listagem, mesmo que o usuário tenha acesso a ela. E como o critério é por visão, uma mesma caixa pode aparecer em uma delas e não nas outras: um setor que recebeu processos mas ainda não despachou nenhum aparece na entrada, e não na saída. O usuário enxerga apenas o que de fato existe para ser trabalhado ou consultado.
Pastas
Cada caixa de entrada pode ser subdividida em até 50 pastas, para que os processos sob a custódia daquele agente sejam organizados de uma forma melhor. As pastas são da caixa: quem a acessa vê a mesma estrutura e trabalha sobre ela. Somente a caixa de entrada tem pastas; a de saída e a de encerrados funcionam como listagens simples, sem subdivisões.
A movimentação para pastas é sempre manual: todo processo que chega à caixa entra na caixa de entrada principal, nunca direto em uma pasta, ainda que existam pastas criadas. Cabe ao usuário mantê-lo ali ou levá-lo para alguma pasta.
Cada pasta exibe seu próprio contador de processos contidos nela, e a caixa exibe o total, somando o que está em cada pasta ao que permanece na entrada principal. Assim, o usuário enxerga de imediato quantos processos estão sob a custódia daquele agente, sem perder de vista como eles se distribuem entre as pastas.
Ordem de exibição: as pastas que contêm processos aparecem antes das vazias, ordenadas pelo número de processos, da que tem mais para a que tem menos. O desempate, entre pastas com a mesma quantidade e entre as vazias, é pela ordem alfabética.
A saída da pasta, ao contrário da entrada, é automática: assim que o processo deixa a caixa de entrada daquele agente, por despacho, avocamento, encerramento ou ajuste de custódia, ele sai da pasta em que estava. O mesmo vale na reabertura: o processo retorna à tramitação pela entrada principal, nunca para a pasta em que esteve antes do encerramento. As pastas, portanto, guardam apenas processos que continuam sob a custódia do agente.
Exclusão de pastas: a pasta só pode ser excluída quando não contém processo algum. Não existe exclusão que arraste o conteúdo junto: os processos que restarem precisam ser movidos de volta para a entrada principal, ou para outra pasta. Renomear a pasta, ao contrário, não depende do conteúdo.
As possibilidades de organização são muitas, e cada equipe acaba encontrando o que melhor atende à sua rotina. Dois arranjos comuns:
- Caixas que recebem muitos processos ganham uma pasta para cada servidor que atua nelas, distribuindo o trabalho entre a equipe.
- Grupos e comissões com muita demanda usam as pastas para refletir o estágio do atendimento, com pastas do tipo "triagem", "em atendimento" e "aguardando pendência".
Solicitações de credenciamento
Junto às caixas, o usuário acompanha as solicitações de credenciamento que fez, separando as que estão pendentes de aprovação daquelas já respondidas. O funcionamento do credenciamento está em Credenciamento de Leitura.
Organizador de Processos
O Organizador de Processos é a área do E-Docs voltada à organização e ao acompanhamento de processos por assunto. Nele, processos relacionados são reunidos em Associações de Processos: agrupamentos que funcionam como um link entre os processos, permitindo navegar de um para os outros. O caso clássico é o de um processo de contratação e os processos de pagamento mensais dele decorrentes, todos tratando do mesmo contrato.
O Organizador se distingue da Caixa de Processos em um ponto essencial: a caixa reúne os processos que passam pela custódia dos agentes a que o usuário tem acesso, e é dela que partem os atos processuais; o Organizador mostra apenas referências a processos, que podem estar em qualquer lugar, e não permite praticar ato algum sobre eles. Justamente por serem referências, qualquer processo pode ser associado, mesmo sem custódia, em outro órgão, de outro patriarca ou já encerrado. Associar também não funde nem amarra processos, como visto em Não existe juntada nem apensação: cada um segue tramitando de forma independente.
O Organizador tem caráter institucional: ele opera sempre na visão de um local, que pode ser um órgão, uma unidade ou um grupo ou comissão, e o que ali se organiza fica disponível para todos daquele local, não para o usuário individualmente.
O funcionamento completo, com permissões, categorias, ordenação e casos de uso reais, está em Organizador de Processos e Associações.
Sinalização de Prioridade
A sinalização de prioridade é uma marca colocada sobre o processo para indicar que ele tem precedência e deve tramitar com celeridade.
O recurso surgiu de uma necessidade da Secretaria de Governo. No tempo do papel, colava-se um aviso bem chamativo na capa do processo informando que ele atendia a um item do Planejamento Estratégico do Governo do Estado, e que por isso precisava de tramitação célere. Essa prática foi trazida para o E-Docs na forma da sinalização de prioridade.
Quando um processo recebe essa marca, ele aparece na caixa de entrada do custodiante em destaque e à frente dos demais, preservando digitalmente a mesma dinâmica de prioridade que o aviso na capa cumpria no papel.
A sinalização de prioridade não se destina ao uso setorial, por um órgão ou setor, como simples etiqueta para classificar ou organizar processos. Ela pertence a uma esfera mais ampla, a do patriarca, e serve para sinalizar uma prioridade específica e institucional. Para agrupar e organizar processos por assunto, o instrumento correto é o Organizador de Processos.
Por esse caráter institucional, o cadastro das sinalizações disponíveis cabe a um grupo restrito, os gestores do E-Docs.
Cada sinalização é cadastrada em um patriarca específico e vale apenas dentro dele: não existem sinalizações compartilhadas entre patriarcas, cada um tem o seu próprio conjunto. Por isso, a aplicação da marca a um processo, que depende de permissão específica, fica restrita às sinalizações do patriarca do papel do servidor. As regras de quem pode sinalizar estão em Sinalização.