Ações sobre o Processo
Além dos atos processuais, que instruem e movimentam o processo, o E-Docs oferece um conjunto de ações auxiliares e administrativas sobre o processo: gerar cópias, credenciar terceiros para leitura, gerir o nível de acesso das peças, auto-credenciar-se, sinalizar e buscar. Elas não fazem o processo "andar"; oferecem recursos de apoio, acesso e organização.
Diferentemente dos atos, nenhuma ação gera peça nem termo: nada é acrescentado aos autos. Várias, porém, ficam registradas no processo para fins de rastreabilidade, como o Registro de Geração de Cópia e os credenciamentos concedidos. E, por não movimentarem o processo, as ações são justamente o que continua disponível quando os atos não estão: seguem valendo com o processo encerrado e também com ele bloqueado, situações em que quase nenhum ato pode ser praticado.
As ações são, em regra, exercidas por papéis servidores. A única exceção é a cópia de processo, que o cidadão interessado também pode gerar.
A maioria dessas ações não tem regra de permissão própria: reaproveita a lógica de custódia dos atos, aplicada conforme o processo esteja em andamento (regra de custódia) ou encerrado (regra da reabertura). As figuras de gestor, delegação e permissão específica são detalhadas em Acesso Institucional e Delegação. A condição de cada ação está descrita na sua seção, a seguir.
As ações sobre o processo incidem apenas sobre as peças que existem no momento em que são executadas, nunca sobre peças que venham a ser entranhadas depois. Quem executa uma ação (gerar cópia, credenciar, alterar nível de acesso) age sobre, e responde por, o teor atual das peças do processo sob a sua custódia. Não seria razoável estender essa responsabilidade a peças futuras, que o próprio autor da ação pode nem chegar a ver.
Cópia de Processo
A cópia de processo é um instrumento útil quando é preciso enviar um processo, ou partes dele, para algum órgão que não utiliza o E-Docs. Ela reúne as peças em um arquivo PDF autocontido, que pode ser entregue por qualquer meio, preservando transparência sobre o que está e o que não est á incluído.
Quem pode gerar cópia
Esta é a ação com a lista de permissão mais ampla, pois combina vários grupos de pessoas:
- Qualquer interessado do processo, seja cidadão ou servidor, ainda que não detenha a custódia (quando o usuário logado é um dos interessados cadastrados).
- Sendo servidor, quem tem a custódia do processo: com o processo em andamento, pela regra de custódia; com o processo encerrado, o gestor da custódia (e o delegado, quando a custódia é unidade ou órgão).
- Quem tem a permissão específica de Gerar Cópia de Processo cadastrada para a custódia atual. É uma permissão dedicada a esta ação, independente das permissões dos atos processuais.
- Perfis com permissão especial de gerar cópia sem custódia (por exemplo, perfis de auditoria, como auditores da SECONT), desde que pertençam ao mesmo patriarca da custódia.
Só entram na cópia as peças cujo conteúdo o solicitante consegue ler. A permissão de gerar cópia não concede acesso a nada: ela apenas permite extrair, em PDF, o que aquela pessoa já podia ver no processo. Duas pessoas diferentes, copiando o mesmo processo, podem obter conjuntos diferentes de peças.
É o que torna segura a lista ampla acima. O cidadão interessado, por exemplo, lê as peças públicas e as organizacionais do processo, e é a essas que a cópia dele fica limitada; peças sigilosas ou classificadas a que ele não tenha sido credenciado ficam de fora.
O que fica de fora, porém, não fica escondido de quem recebe: o quadro-resumo da capa lista todas as peças do processo, marcando quais entraram e quais não.
Geração da cópia
Dentro desse limite, o solicitante escolhe quais peças entram na cópia: pode incluir todas as que enxerga ou deixar algumas de fora.
A geração é assíncrona: como processos com muitas peças podem demorar, o E-Docs monta a cópia em segundo plano e notifica o solicitante quando ela fica pronta. A partir daí, o arquivo pode ser baixado quantas vezes quiser durante 7 dias; passado o prazo, o PDF é descartado e é preciso gerar uma nova cópia.
Processos muito grandes são particionados: a cada 500 MB, o E-Docs inicia um novo arquivo PDF e entrega o conjunto em um único arquivo zip com todas as partes.
Registro de Geração de Cópia
Toda geração de cópia fica registrada no processo, de forma pública, entre as suas informações e pendências. O registro guarda quem gerou a cópia, quando, e quantas e quais peças ela continha. O download fica disponível a quem gerou a cópia pelo mesmo prazo de 7 dias.
Como a cópia carrega peças com os seus níveis de acesso e o solicitante faz o download desse material, o Registro de Geração de Cópia preserva o rastro de quem copiou quais peças. Se alguma informação vazar, é possível saber quem extraiu a cópia e o que ela continha.
O que a cópia contém
A cópia concatena as peças selecionadas em um único documento (ou em vários, quando particionada). Cada página preserva o carimbo azul da captura e recebe, além dele, um carimbo da cópia.
Toda cópia começa por uma página de capa própria, com o resumo do processo, quem gerou a cópia e quando, e um quadro-resumo das peças. O quadro lista todas as peças existentes no processo no momento da geração, cada uma com o seu número de peça, o nome do documento, o número de páginas e uma coluna "Incluso?" indicando se a peça faz parte daquela cópia. É o que dá transparência a quem recebe: fica claro se o material entregue está completo ou é apenas parte do processo.
O carimbo da cópia é aplicado na margem lateral esquerda de cada página, do lado oposto ao carimbo azul da captura (na margem direita), para não o sobrepor. Reúne o protocolo do processo, quem gerou a cópia e quando, a numeração do arquivo PDF da cópia (1/1 quando ela coube em um único arquivo; 1/2, 2/2… quando foi particionada em vários) e a numeração das páginas desse arquivo. Assim, mesmo uma página isolada da cópia carrega o contexto de onde veio:
A página de capa e a página de Documento Multimídia (descrita adiante) não são documentos capturados no E-Docs: existem apenas dentro da cópia gerada. Por isso, não recebem o carimbo azul da captura, apenas o carimbo vermelho da cópia.
Como cada ato processual gera um termo que fica entranhado no processo, a cópia carrega, nela mesma, o histórico da tramitação. Somado à capa e ao quadro-resumo, isso permite que quem recebe o PDF entenda a sequência de atos e a lógica do processo sem precisar de acesso ao E-Docs.
Peças com tratamento especial na cópia
Algumas peças recebem uma marca d'água ou uma página substituta na cópia, para preservar a transparência sem induzir a erro quem a recebe.
Peça sigilosa ou classificada. Uma peça com nível de acesso restrito, sigiloso ou classificado, no momento da geração recebe uma marca d'água diagonal com os dizeres "INFORMAÇÃO SIGILOSA". Quem recebe a cópia percebe o acesso restrito daquelas páginas visualmente, sem precisar acessar o sistema.
Peça desentranhada. Uma peça desentranhada idealmente não deveria entrar na cópia. Se o solicitante ainda assim a inclui, as suas páginas recebem uma marca d'água diagonal com os dizeres "SEM VALOR NESTE PROCESSO" e "DOCUMENTO DESENTRANHADO", deixando claro que devem ser desconsideradas. Quando a peça é, ao mesmo tempo, desentranhada e de acesso restrito, aparecem as marcas dos dois casos.
Documento de áudio ou vídeo. Como o formato de áudio ou vídeo é incompatível com o PDF, a peça não pode ser embutida na cópia. Em seu lugar, o E-Docs gera uma página de Documento Multimídia que a representa, informando nome, tamanho e duração. Assim, quem recebe sabe que a peça existe e que, para ver o conteúdo, precisará solicitar acesso a ela: o E-Docs não omite a informação, apenas a representa de forma compatível.
Credenciamento de Leitura de Peças
Esta ação permite ao custodiante credenciar diretamente alguém para ler peças do processo, sem esperar por uma solicitação. É um atalho que inverte o fluxo comum do credenciamento de leitura.
No fluxo comum, quem precisa ler uma ou mais peças de um processo cria uma solicitação e aguarda o custodiante da vez avaliá-la. Aqui, quando o custodiante já sabe a quem e a quais peças vai conceder acesso (por exemplo, porque foi procurado diretamente por telefone ou e-mail), ele resolve na hora: em vez de pedir que a pessoa abra uma solicitação, credencia diretamente. Esse é o credenciamento direto.
Na prática, o custodiante escolhe quem credenciar (servidor ou cidadão), marca as peças cujo acesso será concedido e informa uma observação (obrigatória).
Quem pode credenciar segue o estado do processo:
- Em andamento: quem tem a custódia hoje, pela regra de custódia.
- Encerrado: quem poderia reabrir o processo, ou seja, o gestor ou delegado da custódia mais quem tem permissão específica de reabrir cadastrada na unidade de reabertura.
Nível de Acesso das Peças
Esta ação é um atalho para a função de alterar o nível de acesso de um documento, aplicada a várias peças de um processo de uma só vez. Como ajustar documento a documento é trabalhoso, o custodiante que trabalha um processo pode, por aqui, mudar o nível de acesso de vários dos seus documentos em um único procedimento.
Quem tem nível de acesso é o documento, não o processo. Ao usar esta função, você altera o nível de acesso de cada documento selecionado, e essa mudança vale em todos os lugares onde o documento é usado (outro processo, um encaminhamento, etc.), coerente com a vida própria dos documentos.
Quem pode alterar o nível de acesso segue o estado do processo:
- Em andamento: a regra de custódia.
- Encerrado: não se usa a custódia "congelada" pelo encerramento; podem agir quem encerrou o processo (se o papel ainda está ativo) e quem poderia reabri-lo (mesma regra da reabertura). É uma das poucas ações ainda disponíveis ao custodiante depois do encerramento.
Por praticidade, a função é oferecida em três operações: remover sigilo, dar publicidade e restringir acesso.
Remover Sigilo
Torna organizacionais as peças hoje sigilosas, retirando os seus fundamentos legais. São listadas todas as peças sigilosas do processo, agrupadas por fundamento legal; uma peça com mais de um fundamento aparece em cada grupo correspondente.
O agrupamento por fundamento é útil porque, muitas vezes, o sigilo é removido por uma razão pontual. Por exemplo, retirar o "Sigilo do Controle Interno" quando uma auditoria termina, ou o "Documento Preparatório para Tomada de Decisão" quando a decisão já foi tomada e esse sigilo perde o efeito por lei.
Dar Publicidade
Torna públicas as peças hoje organizacionais que o usuário selecionar. São listadas todas as peças organizacionais do processo.
Uma peça sigilosa não pode ser tornada pública diretamente por aqui. É preciso primeiro remover os fundamentos legais que sustentam o seu sigilo (o que a torna organizacional, em transparência passiva) para só então torná-la pública (transparência ativa).
Restringir Acesso
Torna sigilosas as peças que o usuário selecionar, incluindo nelas um fundamento legal. São listadas todas as peças do processo, pois é possível restringir uma peça pública ou organizacional, e também acrescentar um novo fundamento a uma peça já sigilosa.
Poder acrescentar fundamentos importa pelo seu acúmulo: uma peça sigilosa por "Informação Pessoal" que receba também o "Sigilo do Controle Interno" passa a ter dois motivos de sigilo. Assim, quando mais tarde o "Sigilo do Controle Interno" for removido de um lote de peças, essa peça continua sigilosa pelo outro fundamento (a proteção dos dados pessoais).
O Termo de Autuação e o Termo de Edição são sempre públicos e não podem ter o nível de acesso alterado por esta função (ver Nível de acesso dos termos).
Auto-Credenciamento
É a ação de autoatendimento em que o próprio usuário se credencia para ler as peças do processo, sem depender de outro credenciador. É tratada em detalhe em Auto-Credenciamento.
Independe da custódia e do estado do processo (em andamento ou encerrado): depende apenas de o usuário ter, em seu perfil, a permissão de auto-credenciamento cadastrada para o patriarca em que o processo foi autuado. Se o processo não tiver informação de local de autuação, ninguém pode se auto-credenciar por essa via.
Sinalização
Em um processo, é possível sinalizá-lo para que receba prioridade sobre os demais processos que tramitam pelas caixas do E-Docs. O conceito e o funcionamento da sinalização de prioridade estão em Sinalização de Prioridade.
A permissão para sinalizar é por patriarca. Um patriarca só fica disponível para o usuário quando as duas condições são verdadeiras:
- O usuário tem a permissão específica de sinalizar cadastrada para aquele patriarca.
- O patriarca está habilitado para a funcionalidade de sinalização no sistema (ver Sinalização de Prioridade de Processos).
Busca no Processo
Dentro de um processo é possível buscar por um termo em tudo o que ele reúne. O E-Docs procura o termo em três frentes:
- Nome das peças: o nome de todas as peças do processo (informação pública).
- Metadados: o nome do capturador, dos assinantes e a classe documental de cada peça (informação pública).
- Conteúdo: o texto dos documentos PDF do processo aos quais o usuário tem acesso de leitura.
A busca por conteúdo é limitada aos primeiros 10 mil caracteres de cada peça. Documentos escaneados sem OCR, que contêm apenas imagens, não têm texto pesquisável.
O resultado lista as peças que correspondem ao termo, destacando onde ele aparece e indicando o ato em que cada uma se encontra.