Agentes

O que é um Agente?

No contexto do E-Docs, agente é qualquer pessoa, ente ou sistema que realiza uma ação relacionada ao poder público. Isso inclui capturar um documento, assinar, enviar ou receber um encaminhamento, autuar, despachar ou receber um processo.

Tipos de Agente

O E-Docs reconhece seis tipos de agente:

Tipo	Descrição
Órgão	Secretarias, autarquias, fundações
Unidade	Setores, gerências, diretorias, escolas, postos de saúde, batalhões etc.
Grupo	Grupos de trabalho e comissões
Papel	Servidores concursados, cargos em comissão, designação temporária, estagiários e demais vínculos com o poder público
Cidadão	Qualquer pessoa cadastrada no Acesso Cidadão
Sistema	Sistemas externos integrados ao E-Docs via API

Estruturas Organizacionais (Órgão e Unidade)

Os tipos Órgão e Unidade têm sua origem no Organograma ES, o sistema oficial de organogramas do Estado.

Organização Patriarca

Antes de detalhar órgãos e unidades, é essencial entender o conceito de organização patriarca.

Uma organização patriarca é uma instância pública com autonomia própria, que opera de forma independente das demais. Ela é a raiz de uma hierarquia de órgãos.

Exemplos de organizações patriarcas:

• Governo do Estado do Espírito Santo (GOVES)
• Prefeituras municipais (Vitória, Cachoeiro, Vila Velha etc.)
• Tribunal de Contas do Estado (TCEES)
• Tribunal de Justiça (TJES)
• Assembleia Legislativa do Espírito Santo (ALES)
• Ministério Público (MPES)

No Governo do Estado do ES, por exemplo, existem cerca de 68 órgãos (secretarias, autarquias, fundações etc.) vinculados ao patriarca GOVES. As prefeituras municipais seguem essa mesma lógica.

Por outro lado, uma organização patriarca não precisa ter órgãos abaixo dela. Casos como o TCE-ES, o Ministério Público e a Assembleia Legislativa são, ao mesmo tempo, o patriarca e o único órgão. Sua estrutura interna é composta diretamente de unidades.

No sistema, uma organização patriarca é registrada como um órgão raiz, ou seja, um órgão que não pertence a nenhum outro órgão.

Órgão

Órgãos são as secretarias, autarquias e fundações que compõem o organograma de um patriarca.

Exemplos:

• SEFAZ - Secretaria de Estado da Fazenda
• SEDU - Secretaria de Estado da Educação
• PRODEST - Instituto de Tecnologia da Informação e Comunicação do Espírito Santo

Unidade

Unidades são os setores internos de um órgão: gerências, diretorias, subsecretarias, escolas, postos de saúde, batalhões de polícia, postos de atendimento, agências bancárias etc. Em resumo, qualquer local que componha o organograma oficial da instituição.

Veja também

Por virem do organograma formal, órgãos e unidades têm uma chefia atrelada e um comportamento de acesso próprio: certas caixas e funções ficam, por padrão, restritas ao gestor, que pode estendê-las a outros servidores. Esse tema é detalhado em Acesso Institucional e Delegação.

Exemplos de Estrutura Hierárquica

Órgão

Todo órgão carrega consigo:

1. Seu próprio identificador, a sigla e o nome
2. O patriarca ao qual pertence

Órgão:     SEFAZ - Secretaria de Estado da Fazenda do Espírito Santo
Patriarca: GOVES - Governo do Estado do Espírito Santo

Importante: os patriarcas também são armazenados como órgãos. Por isso, possuem o mesmo valor nos campos órgão e patriarca:

Órgão:     GOVES - Governo do Estado do Espírito Santo
Patriarca: GOVES - Governo do Estado do Espírito Santo

Unidade

Toda unidade carrega consigo três referências:

1. Seu próprio identificador, a sigla e o nome
2. O órgão ao qual pertence
3. O patriarca desse órgão

Unidade:   DSTEC - Diretoria Setorial Técnica
Órgão:     PRODEST - Instituto de Tecnologia da Informação e Comunicação do ES
Patriarca: GOVES - Governo do Estado do Espírito Santo

Caso a unidade pertença a um patriarca sem hierarquia de órgãos abaixo dele, o órgão e o patriarca possuem o mesmo valor:

Unidade:   DA - Diretoria Administrativa
Órgão:     ALES - Assembleia Legislativa do Espírito Santo
Patriarca: ALES - Assembleia Legislativa do Espírito Santo

Cidadão e Papel

Estes tipos representam as pessoas físicas dentro do sistema.

Cidadão

O tipo Cidadão representa qualquer pessoa que tenha realizado login no E-Docs ou no Acesso Cidadão ao menos uma vez. O cadastro é feito automaticamente e inclui, no mínimo:

• Nome completo
• CPF (verificado junto à Receita Federal pelo Acesso Cidadão)
• E-mail válido

Exemplo:

Cidadão:  Joaquim Osório Duque Estrada

O tipo Cidadão abrange toda e qualquer pessoa, sendo servidor público ou não.

Nome civil

O nome com que a pessoa é identificada no E-Docs, tanto no agente do tipo Cidadão quanto em todos os seus papéis, é o nome completo do seu cadastro no Acesso Cidadão, que tem como fonte os dados do CPF na Receita Federal. A exceção é quem possui nome social registrado. O E-Docs não mantém cadastro próprio de nomes e não permite alterá-los.

Disso decorrem duas consequências:

• Alterações de nome (por casamento, divórcio ou retificação, por exemplo) registradas apenas no sistema de recursos humanos não são refletidas no E-Docs, pois ele não é a fonte do nome civil.
• A forma de tratamento que o usuário informa no Acesso Cidadão, indicando como gostaria de ser chamado, não é utilizada pelo E-Docs.

A atualização do nome no E-Docs depende, portanto, de duas etapas fora dele: a alteração dos dados do CPF na Receita Federal e a sincronização do cadastro do Acesso Cidadão com a Receita, feita pela própria pessoa na sua conta. Concluídas as duas, a alteração pode levar até 48 horas para ser refletida no E-Docs.

Nome social

Nome social é o nome pelo qual pessoas travestis e transexuais se identificam e são reconhecidas, garantindo o respeito à sua identidade de gênero no ambiente de trabalho.

No Poder Executivo Estadual, o uso do nome social por servidores e estagiários é regulamentado pela Portaria SEGER nº 13-R, de 27 de março de 2025. A norma garante o direito de a pessoa ser identificada pelo nome com o qual se reconhece, com substituição do nome civil em documentos de trabalho, sistemas internos de RH e comunicações oficiais.

O E-Docs aplica essa regra: quando o servidor ou estagiário possui nome social registrado, o sistema o exibe no lugar do nome civil, tanto no agente do tipo Cidadão quanto em todos os seus papéis. Assim, a pessoa passa a ser identificada pelo nome social nas operações em que figura como agente, como capturas, assinaturas, encaminhamentos e despachos.

O nome social não é cadastrado no E-Docs. Ele é registrado pela área de recursos humanos do órgão, a partir de solicitação da própria pessoa, e chega ao E-Docs pelo Acesso Cidadão, como os demais dados cadastrais.

Para os demais usuários, que não são servidores nem estagiários do Poder Executivo Estadual, o E-Docs ainda não exibe nome social: a pessoa é identificada pelo nome civil.

Como solicitar

As orientações sobre como solicitar o uso do nome social, além da legislação e dos manuais, estão disponíveis no Portal do Servidor, em servidor.es.gov.br/nomesocial.

Nome social não é apelido

Versões anteriores do E-Docs exibiam, em algumas telas, um "apelido": a forma de tratamento informada no Acesso Cidadão, usada apenas como cortesia e sem nenhum valor em documentos. Esse recurso foi removido e nunca teve relação com o nome social, que depende de registro formal junto ao RH.

Papel

O tipo Papel representa um cidadão atuando no serviço público, como servidor concursado, cargo em comissão, designação temporária (DT), estagiário ou terceirizado. Em outras palavras, é uma pessoa com cargo ou função formal, lotada em alguma unidade ou órgão de uma instituição pública.

Um Papel é definido pela combinação de três informações:

1. Cidadão: a pessoa que exerce o papel
2. Ocupação: o cargo ou função exercida (Analista, Estagiário, Membro de Comissão etc.), conceito originado do Lotação ES
3. Lotação: a unidade ou órgão em que a pessoa atua

Essa trinca é o que torna cada papel único. Internamente, o papel também recebe um identificador próprio do sistema e carrega o órgão e o patriarca correspondentes à lotação.

Exemplo: servidor lotado em unidade

Cidadão:   Joaquim José da Silva Xavier
Papel:     Analista
Unidade:   GESIT - Gerência de Sistemas
Órgão:     PRODEST - Instituto de Tecnologia da Informação e Comunicação do ES
Patriarca: GOVES - Governo do Estado do Espírito Santo

Exemplo: membro de comissão (lotado diretamente no órgão, sem unidade)

Cidadão:   Maria Joaquina de Amaral Pereira Goes
Papel:     Membro - Comissão de Licitação
Unidade:   (não preenchido)
Órgão:     SEGER - Secretaria de Estado de Gestão e Recursos Humanos
Patriarca: GOVES - Governo do Estado do Espírito Santo

Lotação em unidade

Para que o E-Docs reconheça um papel, ele precisa estar lotado em uma unidade. Papéis criados no Acesso Cidadão ou no Lotação ES sem lotação, ou lotados diretamente no órgão, são desconsiderados pelo E-Docs: não são carregados como agentes e, na prática, não existem na plataforma.

Como consequência, a pessoa não consegue atuar por esse papel. Ele não aparece como opção de destino em encaminhamentos e despachos, não pode capturar nem assinar documentos e não pode ser usado em nenhuma operação do sistema.

A única exceção são os papéis de comissão, que por natureza são lotados diretamente no órgão, sem unidade, conforme descrito em Comissão.

A lotação é corrigida no sistema de origem do papel (Acesso Cidadão ou Lotação ES), e não no E-Docs.

Múltiplos papéis simultâneos

Uma mesma pessoa pode ter vários papéis ativos ao mesmo tempo. Por exemplo, um servidor pode ser, simultaneamente, Analista do PRODEST e Membro de uma comissão da SEGER. Cada papel é um agente independente no sistema, com sua própria trinca.

Mudanças no papel

Como o papel é identificado pela trinca cidadão + ocupação + lotação, qualquer alteração em um desses elementos resulta em um novo papel. O papel anterior é inativado e um novo é criado com a nova combinação.

Cenários comuns:

• Mudança de lotação (mesma ocupação): o servidor mantém o cargo de Analista, mas é remanejado para outra unidade. O papel anterior é inativado e um novo papel é criado com a nova lotação.
• Mudança de ocupação (mesma lotação): o servidor é exonerado de uma função e assume outra função na mesma unidade. O papel anterior é inativado e um novo papel é criado com a nova ocupação.
• Mudança simultânea de ocupação e lotação: o papel anterior é inativado e um novo papel é criado refletindo a nova combinação.

Em todos os casos, o histórico das operações realizadas com o papel anterior é preservado.

Atuar como cidadão ou por um papel

Toda pessoa é, antes de tudo, um cidadão no E-Docs. Quem tem cargo ou função pública acumula, além disso, um ou mais papéis. As duas condições convivem no mesmo acesso: não existe troca de perfil, nem um "modo cidadão" separado de um "modo servidor". O usuário entra uma única vez e enxerga, na mesma tela, o que lhe pertence nas duas condições.

A escolha de em nome de quem se atua é feita a cada operação:

• Ao capturar ou elaborar um documento, escolhe-se capturar como cidadão ou por um dos papéis. A escolha muda as regras aplicáveis, como a exigência de classificação documental, que só vale para o servidor.
• Ao iniciar um encaminhamento, escolhe-se entre os papéis ou o envio como cidadão (ver Escolha do papel do remetente). Nas mensagens de continuidade não há escolha: o agente vem da caixa de onde a mensagem parte.
• Ao assinar um documento, o assinante consta com o papel indicado ou como cidadão, conforme a indicação feita na fase de assinatura.
• Nos atos processuais não há escolha possível: eles são exclusivos de papéis servidores, e o cidadão participa do processo apenas como interessado.

As caixas seguem a mesma lógica: a caixa de cidadão é uma das caixas listadas no encaminhamento, ao lado das caixas de cada papel, e o usuário transita entre elas sem sair do sistema.

Quem tem mais de um papel pode definir, no perfil do usuário, um papel preferencial, que vem pré-selecionado nas telas do sistema. É apenas um padrão de conveniência: ele não restringe as demais escolhas, que continuam disponíveis em cada operação.

Grupo

O tipo Grupo engloba dois subtipos distintos, ambos originados do sistema Lotação ES:

Comissão

Agrupamento formal de pessoas, publicado em Diário Oficial, composto por pessoas que podem pertencer a diferentes órgãos ou até mesmo não ter vínculo com o serviço público (cidadãos).

Quando uma pessoa entra em uma comissão, ela não usa seu papel original (ex.: Analista), caso seja servidor. Ela recebe um novo papel associado à comissão, com o cargo correspondente à sua função (Presidente, Membro, Suplente, entre outros).

Comissões são lotadas diretamente no órgão (sem vínculo com uma unidade específica).

Exemplos de comissões:

• Comissão de Licitação
• Comissão de Ética
• Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA)
• Comissão de Gestão de Contrato
• Comissão de Gestão de Escola (com pais de alunos participando da comissão junto a servidores da escola)

Exemplo de cadastro:

Grupo:     Comissão de Gestão da Escola Estadual Renato Pacheco
Unidade:   (não preenchido)
Órgão:     SEDU - Secretaria de Estado da Educação
Patriarca: GOVES - Governo do Estado do Espírito Santo

Grupo de Trabalho

Agrupamento informal de pessoas, sem publicação em Diário Oficial, criado para resolver demandas do dia a dia. Diferente das comissões, grupos de trabalho:

• São compostos exclusivamente por pessoas com um Papel ativo em algum órgão (servidor, comissionado, DT, etc.)
• São lotados em uma unidade (não diretamente no órgão)

Assim como ocorre com os papéis, a lotação em unidade é obrigatória: um grupo de trabalho cadastrado sem unidade é desconsiderado pelo E-Docs e não passa a existir como agente na plataforma.

Exemplo de uso:

Um balcão virtual de atendimento ao RH, composto por duas ou três pessoas que recebem documentação e tiram dúvidas, sem envolver toda a gerência de RH.

Exemplo de cadastro:

Grupo:     Atendimento RH
Unidade:   GEREH - Gerência de Recursos Humanos
Órgão:     IDAF - Instituto de Defesa Agropecuária e Florestal do Espírito Santo
Patriarca: GOVES - Governo do Estado do Espírito Santo

Resumo: Comissão × Grupo de Trabalho

Característica	Comissão	Grupo de Trabalho
Publicação em Diário Oficial	Sim	Não
Pode incluir não servidores	Sim	Não
Lotação	Diretamente no órgão	Em uma unidade
Papel gerado ao entrar	Sim (Presidente / Membro / Suplente)	Não, usa o papel existente

Sistema

O tipo Sistema é utilizado para identificar integrações realizadas por outros sistemas por meio das APIs públicas do E-Docs.

Todo sistema que consome a plataforma tecnológica corporativa do Estado (Acesso Cidadão, Organograma ES, Lotação ES etc.) precisa estar cadastrado no Árvore de Sistemas, recebendo um identificador único. Esse identificador é utilizado para:

• Redirecionamento de login via Acesso Cidadão
• Geração de chaves de API
• Controle de permissões

No E-Docs, o agente do tipo Sistema é registrado nas operações realizadas via API, em conjunto com o Papel da pessoa que executou a ação. Isso permite rastrear quem fez a operação e por qual sistema ela foi feita.

Exemplo:

Operação:       Captura de documento
Capturador:     Papel - <servidor do Detran>
Via sistema:    <Sistema integrado do Detran>

nota

O tipo Sistema tem uso mais específico, servindo principalmente para fins de rastreabilidade e auditoria de integrações.

Origem dos Tipos por Sistema

Tipo	Sistema de origem
Órgão, Unidade	Organograma ES
Cidadão, Papel	Acesso Cidadão / Lotação ES
Grupo (Comissão e GT)	Lotação ES
Sistema	Árvore de Sistemas

Agentes Ativos e Inativos

Todo agente possui um estado que indica se ele está ativo ou inativo no sistema. Esse estado é determinado automaticamente a partir das informações dos sistemas de origem (Organograma ES, Lotação ES e Acesso Cidadão).

Um agente torna-se inativo quando deixa de existir ou de fazer sentido operacional. Alguns exemplos:

Tipo de agente	Exemplos de inativação
Órgão	Secretaria extinta, autarquia incorporada a outro órgão
Unidade	Setor extinto, unidades fundidas em uma nova
Papel	Servidor exonerado, contrato encerrado, mudança de ocupação ou de lotação
Grupo (Comissão / GT)	Comissão encerrada, grupo de trabalho desativado

Cascata de inativação

Como os agentes são organizados em uma hierarquia (órgão → unidade → papéis e grupos), a inativação de um agente provoca a inativação automática de todos os agentes vinculados a ele.

• Unidade extinta: a unidade é inativada, e todos os papéis e grupos lotados nela também são inativados.
• Órgão extinto: o órgão é inativado, e todas as unidades, papéis e grupos (comissões e grupos de trabalho) vinculados a ele também são inativados, em cascata.

Os papéis inativados nesses cenários não são automaticamente recriados em outra lotação. Quando o servidor for realocado em uma nova unidade ou órgão, um novo papel será criado, conforme as regras descritas em Mudanças no papel.

Impacto no sistema

Agentes inativos não podem ser utilizados em novas operações. Eles não aparecem como opções de destino em encaminhamentos e processos, não podem assinar documentos e não podem ser selecionados em fluxos do sistema.

No entanto, todas as operações realizadas enquanto o agente estava ativo permanecem registradas e acessíveis. O histórico é preservado, pois as ações foram executadas de forma legítima à época em que o agente estava em pleno funcionamento.

Vale para os atos processuais, para os encaminhamentos e, principalmente, para as assinaturas: um documento assinado por um papel que hoje está inativo continua válido, porque a validade foi verificada no momento da captura (ver Depois da captura, a inativação não afeta o documento).

Exceção: Cidadão

Para efeitos práticos, um cidadão nunca é considerado inativo no E-Docs.

Patriarcas Habilitados

Nem todo patriarca cadastrado no Organograma ES está automaticamente disponível no E-Docs. Para que uma organização patriarca possa ser utilizada na plataforma (como destino de encaminhamentos e despachos, ou para operações de captura), ela precisa ser habilitada explicitamente no E-Docs.

Por que é necessária a habilitação?

O Organograma ES é um sistema compartilhado, utilizado por múltiplos sistemas além do E-Docs. Órgãos, prefeituras e demais entes públicos podem ter suas estruturas organizacionais cadastradas no Organograma ES para atender a outros sistemas, sem necessariamente utilizar o E-Docs.

Sem o controle de habilitação, qualquer organização registrada no Organograma ES apareceria automaticamente no E-Docs, incluindo entes que não adotam a plataforma. Isso geraria destinos inválidos em encaminhamentos e despachos, comprometendo a integridade dos fluxos documentais.

Exemplo:

Um sistema do PRODEST é cedido a uma prefeitura municipal. Para que esse sistema funcione, a prefeitura cadastra seu organograma no Organograma ES. Como essa prefeitura não utiliza o E-Docs, seu patriarca não é habilitado na plataforma e, portanto, não aparece como destino de encaminhamentos ou despachos.

Consequências práticas

Um patriarca não habilitado não pode ser utilizado no E-Docs. Seus órgãos, unidades, grupos de trabalho e servidores não aparecem como opções de destino em encaminhamentos, despachos, assinatura de documentos ou demais operações da plataforma.

A habilitação de patriarcas é realizada por administradores do sistema e não está disponível para usuários comuns.