Credenciamento de Documentos e Peças de Processo
No E-Docs, servidores e cidadãos que não tenham acesso a um documento ou processo podem solicitar credenciamento para leitura. O credenciamento pode ser concedido para documentos avulsos ou para peças de um processo.
Níveis de Acesso e Permissão de Leitura
A permissão de leitura de um documento é determinada pelo seu nível de restrição de acesso. O E-Docs define quatro níveis:
| Nível | Quem pode acessar |
|---|---|
| Público | Qualquer usuário logado no E-Docs. |
| Organizacional | Qualquer servidor lotado em órgão por onde o documento transitou. |
| Sigiloso | Quem capturou, assinou ou recebeu o documento (via encaminhamento ou processo). |
| Classificado | Quem possuir permissão específica para visualizar documentos classificados (reservado, secreto, ultrassecreto). |
Quando o usuário tenta acessar um documento e não se enquadra nas regras do nível aplicável, o conteúdo não é exibido. Nesse caso, o sistema oferece a opção de solicitar credenciamento.
Para a descrição completa de cada nível, consulte Restrição de Acesso.
Credenciamento para Documentos
A solicitação é explícita e nominal: ao acionar a opção, o sistema exibe a lista de todos os servidores que possuem acesso ao documento, e o solicitante escolhe a quem dirigir o pedido. A justificativa é opcional.
O servidor escolhido, denominado credenciador, precisa se manifestar sobre a solicitação, aprovando ou reprovando, sempre com justificativa. Em caso de aprovação, o solicitante passa a ter acesso ao conteúdo do documento por tempo indeterminado.
O credenciador pode revogar a qualquer momento um credenciamento aprovado por ele, sempre com justificativa.
O solicitante pode cancelar sua solicitação enquanto ela não for avaliada. Para dirigir o pedido a outro servidor sobre o mesmo documento, é necessário cancelar a solicitação vigente antes de criar uma nova.
Tanto o solicitante quanto o credenciador podem acompanhar a situação das solicitações em dois locais: na tela inicial, área Mais Opções, opção Credenciamento de Documentos; ou na área Documentos, aba Solicitações.
Para o credenciador, a tela inicial exibe ainda a caixa Credenciamentos Pendentes de Documentos, com o contador de pendências. Ao clicar, ele é direcionado para a mesma listagem.
O solicitante recebe notificações para todos os andamentos: aprovação, reprovação e revogação.
Credenciamento para Peças de Processo via Solicitação
O credenciamento de peças de processo funciona de forma similar ao credenciamento de documentos avulsos, com algumas particularidades.
Tecnicamente, uma peça de processo é um documento capturado no E-Docs como qualquer outro. O credenciamento de peças funciona como um atalho para credenciar vários documentos de uma só vez, tendo o processo como elo comum entre eles.
Ao tentar visualizar uma peça de um processo sem permissão de leitura, o usuário recebe duas opções:
- Solicitar credenciamento apenas ao documento (comportamento padrão para documentos avulsos).
- Solicitar credenciamento às peças do processo (descrito a seguir).
Solicitação
Ao solicitar credenciamento ao processo, o solicitante informa apenas uma justificativa. A responsabilidade pela avaliação passa ao custodiante do processo: qualquer servidor com acesso à caixa de entrada onde o processo se encontra pode se manifestar. Para processos encerrados, a manifestação cabe a quem tem a custódia do processo encerrado.
Aprovação e Seleção de Peças
O credenciador pode aprovar ou reprovar a solicitação, sempre com justificativa. Em caso de aprovação, pode selecionar quais peças daquele processo serão concedidas ao solicitante. Essa seleção permite resguardar documentos sensíveis que, por algum motivo, não possam ser compartilhados, à luz da Lei de Acesso à Informação. Na prática, o mais comum é aprovar o credenciamento para todas as peças existentes no momento da aprovação.
Prazo e Bloqueio
Após o recebimento de uma solicitação, o custodiante tem 10 dias para se manifestar. Decorrido esse prazo sem manifestação, o processo é bloqueado: nenhum ato processual (despacho, entranhamento de peças, entre outros) pode ser realizado até que a solicitação seja avaliada.
O bloqueio garante que a solicitação seja efetivamente analisada e evita que a responsabilidade pela manifestação seja repassada adiante a cada novo despacho.
Enquanto a solicitação estiver dentro do prazo, o processo pode receber atos normalmente. Se for despachado nesse período, a responsabilidade passa ao novo custodiante, mas o prazo original de 10 dias não é reiniciado.
O prazo é contado por solicitação. Quando há mais de uma pendente, vale o prazo da solicitação mais antiga. Ao se manifestar sobre ela, o prazo passa a contar a partir da data da próxima solicitação ainda em aberto.
Acesso e Novas Peças
O credenciamento é sempre concedido sobre as peças existentes no momento da aprovação. Peças entranhadas posteriormente não são incluídas automaticamente; para acessá-las, é necessária uma nova solicitação.
Essa regra existe porque o credenciador é responsável pelo acesso que concede. Não seria razoável vincular essa responsabilidade a peças futuras, que podem ficar inacessíveis até para o próprio credenciador após um novo despacho. Cada nova solicitação garante que o custodiante atual avalie o conteúdo completo do processo antes de aprovar ou reprovar.
Revogação e Cancelamento
O credenciador pode revogar a qualquer momento um credenciamento aprovado por ele, sempre com justificativa. O solicitante pode cancelar sua solicitação enquanto ela não for avaliada.
Tanto o solicitante quanto o credenciador podem acompanhar o andamento em dois locais: na tela inicial, área Mais Opções, opção Credenciamento de Processos; ou na área Processos, aba Credenciamento.
Para o credenciador, a tela inicial exibe ainda a caixa Credenciamentos Pendentes de Processos, com o contador de pendências. Ao clicar, ele é direcionado para a mesma listagem. Quando o processo está encerrado, a tela inicial exibe outra caixa: Credenciamentos Pendentes de Processos Encerrados.
O solicitante recebe notificações para todos os andamentos: aprovação, reprovação e revogação.
Todas as solicitações e credenciamentos de um processo ficam visíveis na página do processo. As justificativas informadas em cada etapa (solicitação, aprovação ou reprovação) são protegidas e não ficam expostas publicamente.
Credenciamento Direto para Peças de Processo
O custodiante pode credenciar diretamente qualquer servidor ou cidadão para leitura das peças do processo, sem necessidade de solicitação prévia. Para isso, na tela do processo, acesse Opções → Credenciar para Leitura.
Os critérios de seleção de peças e as regras de revogação são os mesmos descritos para a aprovação de solicitação.
Auto-Credenciamento
Determinados órgãos e entidades possuem prerrogativa legal de acesso a documentos e processos no âmbito de suas atribuições institucionais de controle, fiscalização ou auditoria. Para esses agentes, o E-Docs disponibiliza a funcionalidade de Auto-Credenciamento: o próprio usuário solicita e concede o credenciamento, sem necessidade de intervenção de terceiros.
A funcionalidade abrange tanto documentos avulsos quanto peças de processo, segue todas as regras descritas nesta página e fica registrada no detalhe do documento ou do processo, para fins de rastreabilidade.
Órgãos com Auto-Credenciamento
A lista a seguir reúne os órgãos de controle habilitados para o auto-credenciamento, com os cargos autorizados, o escopo de acesso e o processo ou encaminhamento E-Docs que registrou a habilitação.
Órgãos Estaduais
SECONT — Secretaria de Controle e Transparência
- Cargos: Auditor do Estado, Corregedor Geral do Estado, Subsecretário de Estado, Secretário de Estado
- Escopo: Acesso a todos os órgãos estaduais (GOVES)
- E-Docs: Processo 2025-SR2KJ
PGE-ES — Procuradoria-Geral do Estado do Espírito Santo
- Cargos: Procurador do Estado
- Escopo: Acesso aos órgãos estaduais da administração direta e indireta (empresas públicas ficam de fora)
- E-Docs: Processo 2025-SR2KJ
TCEES — Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo
- Cargos: Auditor de Controle Externo
- Escopo: Acesso a todos os órgãos estaduais (GOVES)
- E-Docs: Processo 2024-D9QKW
- Instrumento: Acordo de Cooperação Técnica TCE-ES / SEGER Nº 01/2025. texto · PDF
Órgãos Federais
CGU — Controladoria-Geral da União
- Cargos: Auditor Federal de Finanças e Controle
- Escopo: Acesso aos órgãos estaduais da administração direta e indireta (empresas públicas ficam de fora)
- E-Docs: Processo 2024-M139P
Municípios
PMSMJ — Município de Santa Maria de Jetibá
- Cargos: Auditor Público Interno
- Escopo: Acesso a todos os órgãos da prefeitura (PMSMJ)
- E-Docs: Encaminhamento 2025-6DQPG4
PMIUNA — Município de Iúna
- Cargos: Procurador Geral / Assessor de Procurador / Auditor de Controle Interno
- Escopo: Acesso a todos os órgãos da prefeitura (PMIUNA)
- E-Docs: Encaminhamento 2025-HN887R
PMSL — Município de Santa Leopoldina
- Cargos: Secretário Municipal de Controle e Transparência, Controlador Geral do Município, Auditor Interno
- Escopo: Acesso a todos os órgãos da prefeitura (PMSL)
- E-Docs: Encaminhamento 2026-M4NH3S