Processos
Por que o processo que autuei fica sob a custódia do setor, e não comigo?
Porque todo processo nasce sob a custódia de um local institucional, em geral o setor em que o papel do autuador está lotado, e não da pessoa. Por isso, quem tem acesso à caixa do setor também vê o processo. O autuador recebe um acesso especial à caixa do setor, só para esse processo, até despachá-lo.
As regras completas estão em Autuação e em Acesso especial do autuador.
O servidor mudou de função e os processos que estavam com ele sumiram da caixa. Como recuperar?
Ao mudar de função ou de lotação, o servidor ganha um papel novo, com outra caixa, e os processos ficam sob a custódia do papel antigo, agora inativo. Para devolvê-los a um local ativo, é preciso um ajuste de custódia, em geral feito pelo ponto focal do órgão.
As regras completas estão em Ajuste de Custódia.
Um servidor que mudou de setor continua recebendo notificações dos processos em que é interessado?
Sim. A notificação vai para a pessoa, e não para o cargo, mesmo depois de o papel registrado como interessado ficar inativo. Se ela deixar o serviço público, passa a receber como cidadão. Para que outra pessoa acompanhe o processo, o custodiante pode incluí-la como interessada por uma edição, ou ela mesma pode favoritar o processo.
As regras completas estão em Interessados.
O responsável pelo setor não consegue reabrir um processo encerrado. O que verificar?
Confira se quem tenta reabrir tem acesso à unidade ou ao órgão em que o processo encerrado está (a unidade de reabertura): precisa ser o gestor desse local, ter delegação dele ou ter permissão específica de reabrir nele. Se o processo estava com um papel ou grupo, ele foi encerrado no setor de lotação desse papel ou grupo. Se o setor de custódia ficou inativo, é preciso antes um ajuste de custódia.
As regras completas estão em Reabertura.
O setor que encerrou o processo mudou no organograma e ninguém consegue reabri-lo. Como proceder?
O setor antigo ficou inativo, e a custódia ficou presa nele. A correção é um ajuste de custódia, em geral feito pelo ponto focal, que leva o processo a um local ativo. A partir daí, quem responde pelo novo local passa a atuar sobre o processo, inclusive para avaliar solicitações de credenciamento pendentes.
As regras completas estão em Ajuste de Custódia.
O que significa o termo ajustado que aparece junto ao nome do custodiante em alguns processos?
Indica que o nome do agente mudou depois de ele participar de algum ato do processo, por exemplo uma pessoa que mudou de nome ou um setor renomeado. Os termos dos atos guardam o nome antigo, e a marca avisa que o nome exibido hoje é diferente. Não indica erro no processo.
As regras completas estão em Custódia.
Ao favoritar um processo, o favorito fica com o servidor ou com o cidadão?
Com o cidadão, isto é, com a pessoa. A lista de favoritos é a mesma em todos os papéis e continua intacta quando a pessoa muda de lotação, perde um papel ou passa a acessar o E-Docs só como cidadão.
As regras completas estão em A lista é do cidadão, não do papel.
Existe alguma funcionalidade para monitorar todos os processos de um assunto no setor, como as contratações?
Sim, o Organizador de Processos, acessado pela tela inicial do E-Docs, em Mais Opções. Ele reúne processos do mesmo assunto em associações, é compartilhado pela equipe do local, não tem limite e mostra onde cada processo está, inclusive os que já saíram do setor. Os Favoritos servem para poucos processos de interesse pessoal (até 100) e não agrupam por assunto.
As regras completas estão em Diferença entre Organizador e Favoritos.
Como dar a um servidor acesso à caixa de processos do setor ou ao Organizador de Processos?
Pela delegação de acesso, feita pelo gestor do setor (o chefe registrado no organograma) no Perfil do Usuário. O servidor passa a ter as mesmas prerrogativas do gestor sobre o local: caixa de processos, caixa de encaminhamentos, reabertura e alterações no Organizador de Processos. Só para consultar o Organizador não é preciso delegação. Sem gestor apto a delegar, o ponto focal pode conceder o acesso.
As regras completas estão em Delegação de Acesso.
Por que um gestor vê caixas de setores que não chefia, sem nenhuma delegação?
Porque esses setores estão sem chefe definido no organograma, e o acesso às caixas deles sobe para a chefia imediata, até o gestor do órgão. Não há o que revogar no E-Docs: as caixas deixam de aparecer quando a chefia desses setores é registrada no Organograma ES.
As regras completas estão em Locais sem chefia definida.