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Acordo de Cooperação Técnica SEGER/APEES/PRODEST/Consórcio Brasil Verde nº 04/2025

ACORDO DE COOPERAÇÃO TÉCNICA Nº 4/2025 QUE ENTRE SI CELEBRAM O ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, POR INTERMÉDIO DA SECRETARIA DE ESTADO DE GESTÃO E RECURSOS HUMANOS – SEGER, DO INSTITUTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO – PRODEST E DO ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO – APEES, E O CONSÓRCIO BRASIL VERDE (CBV).

O ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, pessoa jurídica de direito público interno, por intermédio da SECRETARIA DE ESTADO DE GESTÃO E RECURSOS HUMANOS – SEGER, CNPJ nº 07.162.270/0001-48, com sede na Avenida Vitória, nº 2703, Horto, CEP: 29.045-160, Vitória/ES, representada por seu Secretário de Estado, MARCELO CALMON DIAS, matrícula funcional nº 2598469-5;

do INSTITUTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO – PRODEST, CNPJ nº 28.162.790/0001-20, com sede na Av. João Batista Parra, nº 465, Praia do Suá, Vitória/ES, representado por seu Diretor-Geral, MARCELO AZEREDO CORNÉLIO, matrícula funcional nº 4050827-1;

do ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO – APEES, CNPJ nº 31.729.742/0001-86, com sede na Rua Sete de Setembro, nº 414, Centro, Vitória/ES, representado por seu Diretor-Geral, CILMAR CESCONETTO FRANCISCHETTO, matrícula funcional nº 334483-2;

e o CONSÓRCIO BRASIL VERDE (CBV), CNPJ nº 53.320.097/0001-86, com sede na ST SAF/SUL, Quadra 04, Conjunto C, Bloco D, Zona Cívico-Administrativa, Brasília/DF, representado neste ato por seu Presidente, JOSÉ RENATO CASAGRANDE, matrícula funcional 361840, brasileiro, casado, com endereço profissional na ST SAF/SUL, Quadra 04, Conjunto C, Bloco D, Zona Cívico-Administrativa, Brasília/DF;

resolvem celebrar o presente ACORDO DE COOPERAÇÃO TÉCNICA, nos termos do art. 184 da Lei nº 14.133/2021, e demais disposições legais aplicáveis, conforme as cláusulas a seguir:

CLÁUSULA PRIMEIRA – DO OBJETO​

1.1 O presente acordo tem por objeto estabelecer cooperação mútua e ampla para a utilização da arquitetura tecnológica do sistema e-Docs – Sistema de Gestão Arquivística de Documentos e Processos Administrativos do Estado do Espírito Santo, como ferramenta corporativa de modernização administrativa, visando apoiar os esforços de transformação digital do CONSÓRCIO BRASIL VERDE (CBV), conforme detalhado no Plano de Trabalho – Anexo I, parte integrante deste instrumento.

1.1.1 A arquitetura tecnológica do sistema e-Docs é composta por um conjunto de soluções integradas, que atuam de forma articulada para assegurar a tramitação digital plena e segura de documentos e processos administrativos eletrônicos. Considerando que essa arquitetura está em constante evolução, os subsistemas que a compõem serão detalhados no respectivo Plano de Trabalho, parte integrante deste Acordo.

CLÁUSULA SEGUNDA – DAS OBRIGAÇÕES DOS PARTÍCIPES​

2.1 Constituem obrigações comuns a todos os partícipes:

I – Empenhar esforços para a plena execução do objeto deste Acordo, conforme descrito no Plano de Trabalho, Anexo I;

II – Observar as normas legais e regulamentares aplicáveis, especialmente aquelas relativas à proteção de dados pessoais, segurança da informação e gestão documental;

III – Designar representantes institucionais responsáveis pela gestão e execução do Acordo no Plano de Trabalho, Anexo I;

IV – Promover, sempre que necessário, reuniões de alinhamento técnico e institucional entre os partícipes, com registro formal das deliberações;

V – Permitir o livre acesso de órgãos de controle interno e externo às informações, documentos e registros vinculados à execução deste Acordo;

VI – Zelar pela confidencialidade das informações classificadas como sigilosas, nos termos da legislação aplicável;

VII – Cumprir os compromissos assumidos no Plano de Trabalho, bem como as atribuições específicas nele previstas.

2.2 Compete à SEGER:​

I – Coordenar institucionalmente a execução deste Acordo de Cooperação Técnica;

II – Promover a interlocução entre os partícipes e apoiar tecnicamente a implantação do sistema e-Docs no âmbito do Consórcio;

III – Viabilizar ações de capacitação e orientação inicial aos servidores indicados pelo Consórcio;

IV – Comunicar e homologar a implantação de atualizações do sistema e-Docs, conforme sua política de versões;

V – Providenciar a publicação do extrato deste Acordo no Diário Oficial do Estado do Espírito Santo;

VI – Providenciar a publicação do Acordo de Cooperação Técnica assinado no site oficial da SEGER.

2.3 Compete ao PRODEST:​

I – Garantir a operação e disponibilidade da infraestrutura tecnológica do sistema e-Docs;

II – Prestar apoio técnico, de forma pontual, em caso de incidentes operacionais, falhas ou interrupções do sistema;

III – Disponibilizar manuais, documentação técnica e informações sobre atualizações, conforme sua política de governança de sistemas;

IV – Manter a confidencialidade dos dados tratados no sistema, observando as diretrizes da LGPD.

2.4 Compete ao APEES:​

I – Orientar o Consórcio quanto às boas práticas de gestão documental: classificação, arquivamento, prazos de guarda e destinação final (eliminação ou preservação digital) de documentos;

II – Orientar na elaboração do Plano de Classificação de Documentos (PCD) e Tabela de Temporalidade e Destinação (TTD), conforme normas e legislação arquivística vigente;

III – Apoiar na realização de capacitações e reuniões técnicas relacionadas à gestão documental no sistema e-Docs para os pontos focais do consórcio.

2.5 Compete ao Consórcio Brasil Verde (CBV):​

I – Designar ponto(s) focal(is) institucional(is) para interlocução com os partícipes cedentes;

II – Proceder à gestão das lotações institucionais de seus servidores e usuários no sistema, por meio de cadastramento manual no módulo Lotação ES;

III – Elaborar e publicar ato normativo instituindo o uso do sistema e-Docs no âmbito de sua estrutura organizacional;

IV – Utilizar o sistema exclusivamente para fins institucionais, conforme orientações técnicas e limites de uso definidos neste instrumento e no Plano de Trabalho;

V – Informar tempestivamente quaisquer falhas, erros ou comportamentos indevidos do sistema, sempre que identificados;

VI – Manter atualizados os dados cadastrais, permissões e registros de acesso no sistema, sob responsabilidade de sua unidade gestora local;

VII – Observar e cumprir as obrigações específicas previstas no Plano de Trabalho, Anexo I, que integra o presente instrumento.

CLÁUSULA TERCEIRA – DOS RECURSOS FINANCEIROS​

3.1 O presente Acordo de Cooperação não envolve transferência de recursos financeiros entre os partícipes.

3.1.1 As despesas necessárias à consecução do objeto deste Instrumento serão assumidas pelos Partícipes, dentro dos limites de suas respectivas atribuições e nos termos das normas aplicáveis às finanças públicas.

CLÁUSULA QUARTA – DA VIGÊNCIA E DA PRORROGAÇÃO​

4.1 O presente instrumento vigerá a partir do primeiro dia seguinte ao da publicação de seu extrato na imprensa oficial até 01/09/2030, conforme prazo previsto no anexo Plano de Trabalho para a consecução de seu objeto.

4.2 Sempre que necessário, mediante proposta justificada de qualquer dos partícipes, formulada com antecedência mínima de 30 (trinta) dias do término de sua vigência, e após o cumprimento das exigências legais e regulamentares, será admitida a prorrogação do prazo deste Acordo de Cooperação Técnica, mediante celebração de Termo Aditivo.

4.3 Toda e qualquer prorrogação deverá ser formalizada por Termo Aditivo, a ser celebrado antes do encerramento do prazo de vigência deste instrumento, sendo expressamente vedada a celebração de termo com vigência ou efeitos retroativos.

CLÁUSULA QUINTA – DO MONITORAMENTO, DO ACOMPANHAMENTO E DA FISCALIZAÇÃO​

5.1 Os agentes responsáveis pelo monitoramento, acompanhamento e fiscalização da execução desta parceria estão designados no Plano de Trabalho, Anexo I, parte integrante deste Acordo.

5.2 Compete aos designados a comunicação com os demais partícipes, incluindo a transmissão e o recebimento de solicitações, o agendamento de reuniões e o registro de todas as comunicações realizadas.

5.3 Sempre que o designado não puder continuar a desempenhar essa função, deverá ser indicado substituto e informada a substituição no prazo de até 60 (sessenta) dias da ocorrência do evento.

5.4 Os partícipes concordam que as notificações, comunicações e outros documentos oficiais referentes a este Acordo poderão ser realizados por meio de:

I – Correio eletrônico (e-mail), utilizando os endereços institucionais previamente informados no Plano de Trabalho;

II – Sistema de Processo Eletrônico e-Docs do Governo do Estado do Espírito Santo, conforme as normas e procedimentos estabelecidos para seu uso.

CLÁUSULA SEXTA – DAS ALTERAÇÕES​

6.1 O presente Acordo poderá ser alterado, no todo ou em parte, mediante assinatura de Termo Aditivo, desde que mantido o seu objeto.

6.2 A solicitação de alteração deverá ser encaminhada com antecedência mínima de 30 (trinta) dias em relação à data de término da vigência do Acordo.

6.3 Não será permitida a celebração de aditamento que altere a natureza do objeto pactuado.

6.4 As alterações, com exceção das que tenham por finalidade exclusivamente prorrogar o prazo de vigência do ajuste, deverão ser previamente submetidas à Procuradoria Geral do Estado, em prazo hábil, para análise e parecer.

6.5 É obrigatório o aditamento do presente instrumento quando houver necessidade de alteração das metas ou do prazo de vigência.

6.6 A atualização do Plano de Trabalho, quando limitada à adequação de cronograma ou de detalhes operacionais sem alteração de metas, poderá ser formalizada por apostila, dispensada a celebração de termo aditivo.

CLÁUSULA SÉTIMA – DA EXTINÇÃO​

7.1 O presente Acordo de Cooperação poderá ser:

I – denunciado a qualquer tempo, por escrito, ficando os partícipes responsáveis somente pelas obrigações e auferindo as vantagens do tempo em que participaram voluntariamente da avença, respeitado o prazo mínimo de 60 (sessenta) dias de antecedência para a publicidade dessa intenção;

II – rescindido, independentemente de prévia notificação ou interpelação judicial ou extrajudicial, nas seguintes hipóteses:

a) inadimplemento de quaisquer das cláusulas pactuadas;

b) constatação, a qualquer tempo, de falsidade ou incorreção em qualquer documento apresentado.

7.2 O presente instrumento será também extinto pela superveniência de norma legal que o torne formal ou materialmente inexequível.

7.3 Durante o período de aviso prévio, os direitos e obrigações dos Partícipes previstos nesse Acordo manter-se-ão inalterados, salvo se os Partícipes ajustarem de outra forma.

7.4 Findo o prazo do aviso prévio, os Partícipes serão responsáveis somente pelas obrigações que, em razão da natureza pela qual se revestem, sobrevivam ao término do Acordo.

CLÁUSULA OITAVA – DA PUBLICAÇÃO​

8.1 A eficácia deste Acordo de Cooperação Técnica está condicionada à publicação de seu extrato no Diário Oficial do Estado do Espírito Santo, a ser providenciada pelo Governo do Estado do Espírito Santo, por meio da Secretaria de Estado de Gestão e Recursos Humanos – SEGER, no prazo máximo de até 20 (vinte) dias úteis, contados da data da sua assinatura.

8.2 O Governo do Estado do Espírito Santo manterá disponível, em sítio eletrônico oficial, a versão integral deste Acordo e dos respectivos anexos, durante toda a vigência do instrumento.

8.3 Eventual publicidade de quaisquer atos executados em função deste Acordo de Cooperação ou que com ele tenham relação deverá ter caráter meramente informativo, nela não podendo constar nomes, símbolos ou imagens que caracterizem promoção pessoal de autoridades ou servidores públicos em geral.

CLÁUSULA NONA – DA PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS​

9.1 Os Partícipes reconhecem que, para a execução do Acordo, será necessário o tratamento de dados pessoais, e se comprometem a cumprir as disposições da Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 ("LGPD"), conforme periodicamente alterada, bem como das demais leis e regulamentos relacionados à proteção de dados pessoais e privacidade que possam ser aplicados a qualquer tratamento de Dados Pessoais no âmbito do Acordo ("Legislação de Proteção de Dados Aplicável").

9.2 Os Partícipes se comprometem a somente utilizar as informações e dados pessoais compartilhados para a realização das atividades decorrentes do objeto do presente Acordo de Cooperação.

9.3 Os Partícipes se comprometem a manter registros de todas e quaisquer atividades relacionadas aos dados pessoais compartilhados ou obtidos em decorrência do Acordo, fornecendo tais registros sempre que solicitados, de forma justificada.

9.4 Os Partícipes adotarão todas as medidas técnicas de segurança razoáveis, de acordo com o padrão de mercado e a legislação brasileira, para resguardar os dados pessoais tratados em decorrência do presente Acordo, mantendo a outra parte indene de quaisquer danos ou prejuízos decorrentes de qualquer tratamento de dados realizado em desacordo com esse Acordo e/ou a Legislação de Proteção de Dados Aplicável.

Parágrafo Único. Para os fins desta Cláusula, consideram-se dados pessoais toda e qualquer informação relacionada a uma pessoa natural identificada ou identificável, conforme definido na LGPD.

CLÁUSULA DÉCIMA – DO SIGILO DAS INFORMAÇÕES E COMUNICAÇÕES​

10.1 Durante a vigência deste Acordo, os partícipes se comprometem a manter sob sigilo todos os dados, documentos, informações e comunicações consideradas confidenciais, às quais tenham acesso em razão da execução deste instrumento.

10.2 É vedado aos partícipes divulgar, repassar ou utilizar tais informações para qualquer finalidade diversa da execução do objeto deste Acordo, salvo mediante consentimento prévio e expresso da parte titular da informação ou por força de obrigação legal.

10.3 As obrigações de sigilo previstas nesta cláusula subsistirão ao término deste Acordo, enquanto persistirem os motivos que as justificaram.

CLÁUSULA DÉCIMA PRIMEIRA – DO FORO​

11.1 Será competente para dirimir as controvérsias decorrentes deste Acordo de Cooperação que não possam ser resolvidas pela via administrativa, o foro da Comarca de Vitória, Estado do Espírito Santo, com renúncia expressa a qualquer outro, por mais privilegiado que seja.

11.2 Antes de qualquer providência jurisdicional visando solucionar dúvida quanto à interpretação do presente instrumento, as partes deverão buscar solução administrativa, com a participação da Procuradoria-Geral do Estado, por intermédio de um ou mais meios de solução consensual de conflitos previstos na Lei Complementar Estadual nº 1.011/2022.

E, por estarem de pleno acordo, firmam o presente Acordo de Cooperação Técnica.

Vitória/ES, 02 de setembro de 2025.

MARCELO CALMON DIAS - Secretário de Estado – SEGER MARCELO AZEREDO CORNÉLIO - Diretor-Geral – PRODEST CILMAR CESCONETTO FRANCISCHETTO - Diretor-Geral – APEES JOSÉ RENATO CASAGRANDE - Presidente – CBV

(documento assinado eletronicamente)

ANEXO I — PLANO DE TRABALHO

1. JUSTIFICATIVA​

Desde o início de 2019, o Governo do Estado vem intensificando os processos de transformação digital, com foco na oferta de serviço público mais eficiente. Um desses instrumentos é o e-Docs, Sistema de Gestão Arquivística de Documentos e Processos Administrativos do Estado do Espírito Santo, que permite a tramitação de documentos avulsos e processos administrativos em ambiente 100% digital, eliminando o uso do papel.

O e-Docs foi preparado para abarcar entidades não previstas originalmente no Decreto nº 4411-R/2019. O Decreto nº 5176-R/2022 ampliou o número de entes que podem fazer uso do sistema, incluindo consórcios públicos interessados na modernização de sua gestão documental.

Neste sentido, o e-Docs passa a servir como plataforma de integração digital intergovernamental, permitindo a assinatura e tramitação de documentos entre diferentes entes públicos, representando economia aos cofres públicos e maior eficiência para os processos administrativos.

2. IDENTIFICAÇÃO DO OBJETO​

Constitui objeto deste instrumento estabelecer uma cooperação mútua e ampla para a utilização da arquitetura tecnológica do sistema e-Docs pelo Consórcio Brasil Verde (CBV), visando apoiar os esforços de transformação digital do consórcio.

Identificação dos Executores e Responsabilidades​

SEGER, PRODEST, APEES e o Consórcio Brasil Verde (CBV), tendo suas obrigações e responsabilidades definidas no presente instrumento e no Plano de Trabalho, Anexo I.

3. METAS A SEREM ATINGIDAS​

META 1: Disponibilizar os pré-requisitos necessários para a implantação do sistema e-Docs. PRAZO: 1 mês, contados a partir da assinatura do presente Acordo. RESPONSÁVEL: Consórcio Brasil Verde (CBV), tendo o PRODEST como referência para fornecimento de informações e orientações técnicas específicas.

META 2: Implantar o sistema e-Docs para utilização do Consórcio Brasil Verde (CBV). PRAZO: 2 meses, após cumprimento da META 1. RESPONSÁVEIS: PRODEST, SEGER, APEES e o Consórcio Brasil Verde (CBV), atuando conjuntamente.

4. ETAPAS​

#EtapaResponsávelQuando
1Reunião de alinhamento do projeto entre os partícipes para definição de prazos.SEGER, PRODEST, APEES e CBVA partir da assinatura do Acordo de Cooperação.
2Definir setor responsável por gerir o projeto de implantação do e-Docs, coordenando as ações de normatização, capacitação, divulgação e apoio aos demais setores.CBVA partir do encerramento da Etapa 1. Tempo estimado: 3 (três) dias úteis.
3Verificar se as informações do sistema de recursos humanos estão atualizadas (dados de identificação dos servidores, funções que exercem com respectiva lotação e estrutura organizacional).CBVA partir do encerramento da Etapa 1. Tempo estimado: 30 (trinta) dias úteis.
4Proceder ao cadastramento manual das lotações institucionais dos servidores e usuários no módulo Lotação ES.CBVA partir do encerramento da Etapa 3. Tempo estimado: 30 (trinta) dias úteis.
5Elaborar e publicar o Plano de Classificação de Documentos (PCD) e a Tabela de Temporalidade e Destinação (TTD), conforme orientação do APEES.CBV, com orientação do APEESA partir do encerramento da Etapa 1. Tempo estimado: 60 (sessenta) dias úteis.
6Indicar os pontos focais que auxiliarão na implantação e uso do sistema, fazendo a interface de comunicação com SEGER e PRODEST.CBVA partir do encerramento da Etapa 1. Tempo estimado: 5 (cinco) dias úteis.
7Orientar quanto à criação das contas dos servidores do CBV no Acesso Cidadão, com verificação dos selos de confiabilidade adequados.CBVA partir do encerramento da Etapa 4. Tempo estimado: 30 (trinta) dias úteis e sempre que um novo servidor precisar operar no sistema.
8Providenciar treinamento para os pontos focais.SEGERA partir do encerramento da Etapa 7. Tempo estimado: 10 (dez) dias úteis.
9Elaborar ato normativo instituindo o uso do sistema e-Docs no âmbito do CBV.CBVA partir do encerramento da Etapa 1. Tempo estimado: 30 (trinta) dias úteis.
Documento original

Documento original capturado em formato nato-digital e assinado eletronicamente conforme MP 2200-2/2001. Identificador E-Docs: 2025-8JNFLW. Versão integral disponível em PDF.