Acordo de Cooperação Técnica SEGER/PRODEST/BANDES nº 16/2025
ACORDO DE COOPERAÇÃO Nº 16/2025 QUE ENTRE SI CELEBRAM O ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, ATRAVÉS DA SECRETARIA DE ESTADO DE GESTÃO E RECURSOS HUMANOS - SEGER, O INSTITUTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO – PRODEST E O BANCO DE DESENVOLVIMENTO DO ESPÍRITO SANTO - BANDES
O ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, pessoa jurídica de direito público interno por intermédio da SECRETARIA DE ESTADO DE GESTÃO E RECURSOS HUMANOS – SEGER, doravante SEGER, órgão da Administração Direta do Poder Executivo, inscrita no CNPJ/MF sob o nº 07.162.270/0001-48, com sede na Av. Governador Bley, nº 236, 8º andar, Edifício Fábio Ruschi, Centro, Vitória/ES, representada legalmente por seu Secretário, MARCELO CALMON DIAS, brasileiro, casado, matrícula funcional 2598469-5, [CPF omitido por se tratar de dado pessoal sensível], residente e domiciliado no município de Vila Velha/ES;
do INSTITUTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO – PRODEST, doravante denominado PRODEST, autarquia integrante da Administração Indireta do Poder Executivo deste Estado, inscrito no CNPJ/MF sob o nº 28.162.790/0001-20, com sede na Av. João Batista Parra, nº 465, Praia do Suá, Vitória/ES, representado legalmente por seu Diretor Geral, MARCELO AZEREDO CORNÉLIO, brasileiro, casado, matrícula funcional 4050827-1, [CPF omitido por se tratar de dado pessoal sensível], residente e domiciliado no município de Vitória/ES;
e do BANCO DE DESENVOLVIMENTO DO ESPÍRITO SANTO - BANDES, doravante denominado BANDES, Sociedade de Economia Mista, inscrito no CNPJ/MF sob o nº 28.145.829/0001-00, com sede na Avenida Princesa Isabel, 54, Centro, Vitória/ES, representado legalmente por seu Diretor Presidente, MARCELO BARBOSA SAINTIVE, brasileiro, casado, matrícula funcional nº 10021, [CPF omitido por se tratar de dado pessoal sensível], residente e domiciliado no município de Vitória/ES, e pelo titular da Diretoria de Riscos, Administração e Finanças, SÁVIO BERTOCHI CAÇADOR, brasileiro, casado, matrícula funcional nº 735, [CPF omitido por se tratar de dado pessoal sensível], residente e domiciliado no município de Vitória/ES;
resolvem celebrar o presente Acordo de Cooperação, regendo-se pelo disposto na Lei nº 14.133/2021 e mediante as cláusulas e condições seguintes:
CLÁUSULA PRIMEIRA – DO OBJETO
1.1 Constitui objeto deste instrumento estabelecer cooperação mútua e ampla para utilização do sistema e-Docs (Sistema de Gestão Arquivística de Documentos e Processos Administrativos do Estado do Espírito Santo) pelo BANCO DE DESENVOLVIMENTO DO ESPÍRITO SANTO - BANDES, com o intercâmbio de conhecimentos, informações e experiências.
CLÁUSULA SEGUNDA – DA EXECUÇÃO
2.1 Para a execução do objeto acordado na cláusula primeira, as PARTES elaborarão Plano de Trabalho específico, devidamente aprovado e vinculado ao presente instrumento.
2.2 Os Planos de Trabalho deverão conter no mínimo as seguintes informações:
2.2.1 Identificação do objeto a ser executado;
2.2.2 Identificação dos executores e as responsabilidades assumidas entre as partes interessadas;
2.2.3 Metas a serem atingidas;
2.2.4 Etapas ou fases de execução;
2.2.5 Previsão de início e fim da execução do objeto, bem como da conclusão das etapas ou fases programadas.
2.3 Caso seja necessário, serão elaborados Termos Aditivos ou Acordos específicos para definir regras de operacionalização das atividades.
2.4 Caso algum projeto específico, no futuro, tenha a previsão de transferência de recursos financeiros, deverá ser firmado um instrumento específico, que não estará vinculado ao presente instrumento.
CLÁUSULA TERCEIRA – DA COORDENAÇÃO E GESTÃO
3.1 As atividades desenvolvidas com base no presente Acordo de Cooperação terão a supervisão e coordenação dos responsáveis pela área de cada instituição, ou por aqueles oficialmente designados para representá-las. Na SEGER, por Claudio Paiva Campos, Gerência de Processos e Projetos; no PRODEST, por Roberto Marconi de Macedo Filho, Analista de Informática; e no BANDES, por Rafael Zanoli Marchesi, Gerente de Tecnologia da Informação, portador da matrícula funcional nº 00700.
CLÁUSULA QUARTA – DA VIGÊNCIA
4.1 O presente instrumento vigerá a partir do primeiro dia seguinte ao da publicação de seu extrato na imprensa oficial por prazo de 24 (vinte e quatro) meses, conforme previsto no anexo Plano de Trabalho para a consecução de seu objeto.
4.2 Sempre que necessário, mediante proposta do partícipe devidamente justificada, e após o cumprimento das demais exigências legais e regulamentares, serão admitidas prorrogações do prazo de vigência do presente instrumento, que deverá ser formalizada por Termo Aditivo, a ser celebrado antes do término de sua vigência.
CLÁUSULA QUINTA – DOS RECURSOS FINANCEIROS
5.1 O presente Acordo de Cooperação não envolve transferência de recursos financeiros entre as PARTES.
CLÁUSULA SEXTA – DAS OBRIGAÇÕES
6.1 COMPETE À SEGER
6.1.1 Ceder ao BANDES o direito de uso do Sistema e-Docs, mediante assinatura deste Acordo de Cooperação;
6.1.2 Responsabilizar-se pela gestão administrativa do Sistema e-Docs;
6.1.3 Receber e avaliar solicitações de manutenções, melhorias ou novas funcionalidades, que entrarão no fluxo de priorização padrão do Sistema e-Docs;
6.1.4 Preparar e conceder padrões de acesso "administrativo" aos pontos focais indicados pelo BANDES;
6.1.5 Capacitar os pontos focais no e-Docs e na parte administrativa do Acesso Cidadão;
6.1.6 Prestar assessoria aos pontos focais em relação ao permissionamento e uso do e-Docs;
6.1.7 Homologar e viabilizar a implantação de novas versões do e-Docs, em parceria com o PRODEST e órgãos usuários.
6.2 COMPETE AO PRODEST
6.2.1 Fornecer API (Interface de Programação de Aplicações) que possibilite a integração do sistema de Recursos Humanos do BANDES com o Acesso Cidadão, promovendo seu acompanhamento e apoio na integração;
6.2.2 Fornecer API que possibilite a integração de outros sistemas do BANDES com o e-Docs, promovendo seu acompanhamento e apoio na integração;
6.2.3 Fornecer, mediante Solicitação de Atendimento feita pela SEGER, suporte Operacional/Funcional/Técnico à versão corrente utilizada nos casos de incidentes no Sistema e-Docs, realizando detecção, diagnóstico/análise e remoção/correção de erros ou falhas ocorridas que impeçam o funcionamento do sistema sob a sua responsabilidade, tais como demora no processamento, parada de rotinas, resultados inesperados no processamento e quaisquer defeitos ou deficiências. Os suportes Operacional/Funcional/Técnico serão mediados pela SEGER de forma a garantir o rigor da segurança da informação no ambiente de produção;
6.2.4 Responsabilizar-se em manter os devidos graus de sigilo e a confidencialidade de todas as informações, em especial os dados pessoais e os dados pessoais sensíveis, repassados pelo BANDES, em consonância com o disposto na LGPD, sendo vedado o repasse das informações a outras empresas ou pessoas, salvo aquelas decorrentes de obrigações legais ou para viabilizar o cumprimento do Acordo de Cooperação, condição essa que deverá perdurar, inclusive, após a cessão do vínculo deste Acordo;
6.2.5 Caso o presente Acordo de Cooperação seja rescindido, o PRODEST se compromete em manter o funcionamento e o acesso do BANDES pelo período de 180 (cento e oitenta) dias a partir da data de rescisão, bem como disponibilizar os dados dos documentos armazenados no Sistema e-Docs caso necessário;
6.2.6 Caso o Sistema e-Docs seja descontinuado, o PRODEST se compromete a comunicar com o período mínimo de 180 (cento e oitenta) dias de antecedência, manter o funcionamento e o acesso nesse período, bem como disponibilizar os dados dos documentos armazenados no Sistema e-Docs caso necessário;
6.2.7 Informar, sempre que possível, com devida antecedência, quando houver necessidade de parada programada para atualização ou manutenção do e-Docs ou do Acesso Cidadão;
6.2.8 Informar, com antecedência mínima de 60 (sessenta) dias, o lançamento de novas versões das API's do Acesso Cidadão e do e-Docs disponibilizadas para as integrações com os sistemas do BANDES;
6.2.9 Atuar, nos limites de suas competências à luz da LGPD no contexto do objeto deste contrato, quando e se necessário, para que se cumpram os deveres de cada um dos partícipes perante à referida lei, à ANPD (Autoridade Nacional de Proteção de Dados), ou aos titulares dos dados pessoais tratados sob a égide deste contrato;
6.2.10 Responsabilizar-se pela gestão técnica do Sistema e-Docs;
6.2.11 Fornecer a ferramenta denominada "Lotação" ou outra solução similar e alternativa à API (Interface de Programação de Aplicações), que possibilite ao BANDES, no limite de até 5 (cinco) usuários ativos, utilizar o e-Docs sem a necessidade de integração com quaisquer sistemas, assim como capacitar os pontos focais do BANDES ao uso da ferramenta.
6.3 COMPETE AO BANDES
6.3.1 Responsabilizar-se pelo uso dentro das finalidades do objeto do presente Acordo pelos possíveis danos causados às pessoas e bens em decorrência da execução indevida deste Acordo de Cooperação;
6.3.2 Atender às orientações e regramentos de uso do Sistema e-Docs, emanados pela SEGER. O descumprimento das orientações na utilização do Sistema e-Docs constitui em motivo para rescisão deste instrumento;
6.3.3 Alinhar com a SEGER e com o PRODEST todas ações e definições necessárias para a execução do plano de trabalho;
6.3.4 Garantir a responsabilidade integral, em relação à violação de direitos autorais, patentes ou segredos comerciais em virtude da utilização, pelo BANDES, do Sistema e-Docs ou de qualquer de suas partes;
6.3.5 Definir o setor responsável por gerir o projeto de manutenção do e-Docs;
6.3.6 Elaborar ato administrativo instituindo o sistema e-Docs no âmbito da entidade;
6.3.7 Utilizar o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade da área meio utilizado pelo Governo do Estado;
6.3.8 Elaborar Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade da área fim;
6.3.9 Indicar e informar à SEGER, pessoas (pontos focais) dentro da organização que terão o papel de ajudar na implementação e uso do e-Docs, atendendo aos usuários do BANDES em caso de dúvidas pertinentes ao sistema;
6.3.10 Responsabilizar-se pela transferência de conhecimento quanto a usabilidade do Sistema e-Docs, organizando o repasse de conhecimento para seus usuários;
6.3.11 Comunicar à SEGER, por intermédio do ponto focal, imediata e adequadamente, qualquer erro ou mau funcionamento identificado no Sistema e-Docs e/ou documentação correlata, fornecendo todas as informações que esta necessitar para cumprir eficientemente com o bom funcionamento do sistema;
6.3.12 Utilizar a mesma versão do sistema e-Docs disponibilizado no âmbito do Governo do Estado do Espírito Santo;
6.3.13 Reportar à SEGER quaisquer necessidades de intervenção no sistema e-Docs, respeitando a Governança dessa Secretaria para definição e priorização das intervenções;
6.3.14 Se optar pelo uso da API (Interface de Programação de Aplicações) que possibilite a integração do sistema de Recursos Humanos do BANDES com o Acesso Cidadão:
6.3.14.1 Dispor de um sistema de Recursos Humanos (RH) que contemple dados de identificação de seus servidores e as funções que exercem com sua respectiva lotação;
6.3.14.2 Providenciar a integração de seu sistema de RH com o Acesso Cidadão por meio da API referida na cláusula quinta;
6.3.14.3 Responsabilizar-se por informar e manter atualizados, junto ao PRODEST, os dados requisitados para integração e consistência do Sistema e-Docs;
6.3.15 Realizar e manter atualizada as parametrizações necessárias para o uso do e-Docs por meio da ferramenta "Lotação" ou outra solução similar e alternativa à API disponibilizada pela SEGER;
6.3.16 Disponibilizar às partes, mediante agendamento prévio e disponibilidade de uso, o Auditório ou espaço de inovação Epicentro, ambos localizados na sede do BANDES, para realização de treinamentos e reuniões relacionadas ao objeto deste Acordo, observando as normas internas do BANDES e a capacidade dos espaços.
6.4 DAS RESPONSABILIDADES DAS PARTES
6.4.1 Manter e cumprir todas obrigações pactuadas, sob pena de descontinuidade da parceria, em caso do não cumprimento observando o disposto na cláusula nona.
CLÁUSULA SÉTIMA – DA PROPRIEDADE INTELECTUAL
7.1 Todos os direitos sobre o sistema e-Docs são de propriedade exclusiva do Governo do Estado do Espírito Santo, representado aqui pela Secretaria de Estado de Gestão e Recursos Humanos – SEGER e pelo Instituto de Tecnologia da Informação e Comunicação do Estado do Espírito Santo - PRODEST.
CLÁUSULA OITAVA – DAS ALTERAÇÕES
8.1 A presente parceria poderá ser alterada a qualquer tempo, mediante assinatura de Termo Aditivo, devendo a solicitação ser encaminhada com antecedência mínima de 30 (trinta) dias em relação à data de término de sua vigência.
8.2 Não é permitida a celebração de aditamento deste instrumento com alteração da natureza do objeto.
8.3 As alterações, com exceção das que tenham por finalidade meramente prorrogar o prazo de vigência do ajuste, deverão ser previamente submetidas à Procuradoria Geral do Estado, órgão ao qual deverão os autos ser encaminhados em prazo hábil para análise e parecer.
8.4 É obrigatório o aditamento do presente instrumento, quando se fizer necessária a efetivação de alterações que tenham por objetivo a mudança das metas e do prazo de vigência.
CLÁUSULA NONA – DA RESCISÃO
9.1 O presente Acordo de Cooperação poderá ser:
I - Denunciado a qualquer tempo, ficando os partícipes responsáveis somente pelas obrigações e auferindo as vantagens do tempo em que participaram voluntariamente da avença, respeitado o prazo mínimo de 60 (sessenta) dias de antecedência para a publicidade dessa intenção;
II - Rescindido, independente de prévia notificação ou interpelação judicial ou extrajudicial, nas seguintes hipóteses:
a) inadimplemento de quaisquer das cláusulas pactuadas;
b) constatação, a qualquer tempo, de falsidade ou incorreção em qualquer documento apresentado.
9.2 O presente instrumento será também extinto pela superveniência de norma legal que o torne formal ou materialmente inexequível.
CLÁUSULA DÉCIMA – DA PUBLICAÇÃO
10.1 A eficácia do presente Acordo de Cooperação ou dos aditamentos que impliquem em alteração ou ampliação da execução do objeto descrito neste instrumento fica condicionada à publicação do respectivo extrato no Diário Oficial do Estado, a qual deverá ser providenciada pela administração pública estadual no prazo de até 20 (vinte) dias a contar da respectiva assinatura.
CLÁUSULA DÉCIMA PRIMEIRA – DAS AÇÕES DE PUBLICIDADE
11.1 Eventual publicidade de quaisquer atos executados em função deste Acordo de Cooperação ou que com ele tenham relação deverá ter caráter meramente informativo, nela não podendo constar nomes, símbolos ou imagens que caracterizem promoção pessoal de autoridades ou servidores públicos em geral.
CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA – DA EXTINÇÃO
12.1 O presente instrumento extinguir-se-á pela conclusão de seu objeto ou pelo decurso de seu prazo de vigência, podendo ainda ser extinto por mútuo consenso.
12.2 Quaisquer dos partícipes poderá denunciar o presente Acordo de Cooperação, com antecedência mínima de 30 (trinta) dias, sendo imputadas aos partícipes as responsabilidades pelas obrigações decorrentes do prazo em que tenha vigido o ajuste e sendo-lhes creditados, igualmente, os benefícios adquiridos no mesmo período.
12.3 Constituem motivo para denúncia do presente instrumento, independentemente do instrumento de sua formalização, o inadimplemento de quaisquer das cláusulas pactuadas.
12.4 O presente Acordo de Cooperação será também extinto pela superveniência de norma legal que o torne formal ou materialmente inexequível.
CLÁUSULA DÉCIMA TERCEIRA – DA PROTEÇÃO DE DADOS
13.1 Os Partícipes reconhecem que, para a execução do Acordo, será necessário o tratamento de dados pessoais, e se comprometem a cumprir as disposições da Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 ("LGPD"), bem como das demais leis e regulamentos relacionados à proteção de dados pessoais e privacidade que possam ser aplicados a qualquer tratamento de Dados Pessoais no âmbito do Acordo ("Legislação de Proteção de Dados Aplicável").
13.2 Os Partícipes se comprometem a somente utilizar as informações e dados pessoais compartilhados entre si para a realização das atividades decorrentes do objeto do presente Acordo de Cooperação, não os utilizando para nenhuma outra finalidade sem o prévio consentimento dos seus titulares (salvo nas exceções permitidas em lei).
13.3 Os Partícipes se comprometem a manter registros de todas e quaisquer atividades de tratamento de dados pessoais compartilhados ou obtidos em decorrência do Acordo, fornecendo tais registros sempre que solicitados, de forma justificada.
13.4 Os Partícipes adotarão todas as medidas técnicas de segurança da informação razoáveis, de acordo com os padrões de mercado e a legislação brasileira, para resguardar os dados pessoais tratados em decorrência do presente Acordo, mantendo a outra parte indene de quaisquer danos ou prejuízos decorrentes de qualquer tratamento de dados pessoais realizado em desacordo com esse Acordo ou legislação de privacidade ou proteção de dados pessoais aplicável.
13.5 Para os fins desta Cláusula, consideram-se "dados pessoais" toda e qualquer informação relacionada a uma pessoa natural identificada ou identificável, conforme definido na LGPD (art. 5º - I).
13.5.1 Proteção de dados, coleta e tratamento. Sempre que tiverem acesso ou realizarem qualquer tipo de tratamento de dados pessoais, os Partícipes comprometem-se a envidar todos os esforços para resguardar e proteger a intimidade, vida privada, honra e imagem dos respectivos titulares, observando as normas e políticas internas relacionadas à coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração de dados pessoais, especialmente as previstas na LGPD, no Decreto Estadual nº 4922-R/2021 e demais normas legais e regulamentares aplicáveis.
13.5.1.1 Caso o objeto envolva o tratamento de dados pessoais com fundamento no consentimento do titular, os Partícipes deverão observar, ao longo de toda a vigência do Contrato, todas as obrigações legais e regulamentares específicas vinculadas a essa hipótese legal de tratamento.
13.5.1.2 Todos os requerimentos de titulares de dados pessoais deverão ser endereçados ao partícipe "controlador" dos respectivos dados. Caberá aos demais partícipes:
13.5.1.2.1 Auxiliar, quando e se necessário, no levantamento das informações solicitadas ou na elaboração da resposta ao requerimento;
13.5.1.2.2 Direcionar o requerente ao controlador dos dados solicitados, caso recebam requerimento de titular dos respectivos dados pessoais envolvidos na solicitação.
13.5.2 Necessidade. Os Partícipes armazenarão dados pessoais apenas pelo período necessário ao cumprimento da finalidade para a qual foram originalmente coletados e em conformidade com as hipóteses legais que autorizam o tratamento.
13.5.2.1 Os Partícipes devem assegurar que o acesso a dados pessoais seja limitado aos empregados, prepostos ou colaboradores e eventuais subcontratados que necessitem acessar os dados pessoais pertinentes, na medida em que sejam estritamente necessários para o cumprimento deste Contrato e da legislação aplicável, assegurando que todos esses indivíduos estejam sujeitos a obrigações de privacidade e confidencialidade.
13.5.2.2 Os Partícipes devem, enquanto operadores de dados pessoais, implementar medidas técnicas e organizacionais apropriadas para o cumprimento das obrigações previstas na LGPD.
13.5.3 Proteção de dados e incidentes de segurança. Considerando as características específicas do tratamento de dados pessoais e o estado atual da tecnologia, os Partícipes deverão adotar medidas de segurança, técnicas e administrativas, aptas a proteger os dados pessoais e informações contra acessos não autorizados e situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, quebra de confidencialidade ou qualquer forma de tratamento inadequado ou ilícito.
13.5.3.1 Na ocorrência de incidentes de segurança da informação envolvendo dados pessoais tratados sob a égide deste instrumento, todos os partícipes deverão, se necessário e nos limites de suas competências nos termos da LGPD:
13.5.3.1.1 Atuar para que se cumpram os deveres de cada uma das partes perante aos demais partícipes, à ANPD (Autoridade Nacional de Proteção de Dados), ou aos titulares dos dados pessoais;
13.5.3.1.2 Auxiliar na investigação dos incidentes e na mitigação de suas consequências.
13.5.4 Transferência internacional. É vedada a transferência de dados pessoais pelos Partícipes para fora do território do Brasil, exceto nos casos previstos no capítulo V da LGPD ("Da Transferência Internacional de Dados") e observando, também, o cumprimento da legislação de proteção de dados pessoais do(s) outro(s) país(es) envolvido(s).
13.5.5 Responsabilidade. Os Partícipes responderão, nos limites de suas competências, por danos, perdas ou prejuízos causados à outra parte ou a terceiros decorrentes do descumprimento da LGPD em relação aos dados pessoais tratados sob a égide deste instrumento, do Decreto Estadual nº 4922-R/2021 e de outras normas legais ou regulamentares relacionadas à proteção de privacidade.
13.5.5.1 Eventual subcontratação, mesmo quando autorizada pelos Partícipes, não os eximem das obrigações decorrentes deste Contrato, permanecendo esses integralmente responsáveis perante a outros operadores (suboperadores), mesmo na hipótese de descumprimento dessas obrigações pelas subcontratadas.
13.5.5.2 Os Partícipes deverão colocar à disposição da outra parte, quando solicitado, toda informação necessária para demonstrar o cumprimento do disposto nestas cláusulas, permitindo a realização de auditorias e inspeções, inclusive por terceiros por eles indicados.
13.5.5.3 Os Partícipes devem colaborar na elaboração de Relatórios de Impacto à Proteção de Dados Pessoais, nos termos do artigo 38 da LGPD.
13.5.5.4 Se algum dos Partícipes constatar que dados pessoais foram utilizados pela outra parte para fins ilegais, ilícitos, contrários à moralidade ou mesmo para finalidade diferente daquela necessária ao cumprimento deste Contrato, essa será notificada para promover a cessação imediata desse uso, sem prejuízo da rescisão do Contrato e de sua responsabilização pela integralidade dos eventuais danos causados.
13.5.6 Eliminação. Extinto o Contrato, independentemente do motivo, os Partícipes deverão em até 10 (dez) dias úteis, contados da data de seu encerramento, devolver todos os dados pessoais à parte que lhes cabe, ou eliminá-los (incluindo eventuais cópias), atestando, por escrito, o cumprimento desta obrigação.
CLÁUSULA DÉCIMA QUARTA – DO PLANO DE TRABALHO
14.1 É anexo ao presente Acordo de Cooperação e dele parte integrante independentemente de transcrição, o Plano de Trabalho, cujos termos acatam os partícipes e se comprometem a cumprir.
CLÁUSULA DÉCIMA QUINTA – DO FORO
15.1 Fica eleito o foro do Juízo de Vitória - Comarca da Capital do Estado do Espírito Santo, com renúncia expressa a outros, por mais privilegiados que forem, para dirimir dúvidas decorrentes do presente instrumento, que não puderem ser resolvidas administrativamente.
15.2 Antes de qualquer providência jurisdicional visando solucionar dúvida quanto à interpretação do presente instrumento, deverão os partícipes buscar solução administrativa, com a participação da Procuradoria Geral do Estado, por meio da Câmara de Prevenção e Resolução Administrativa de Conflitos do Espírito Santo CPRACES, criada pela Lei Complementar n° 1.011/2022.
E, por estarem assim acordados, assinam o presente instrumento em duas vias de igual teor e forma, para fins de direito.
Vitória/ES, 18 de agosto de 2025.
MARCELO CALMON DIAS - Secretário da SEGER MARCELO AZEREDO CORNÉLIO - Diretor Presidente do PRODEST MARCELO BARBOSA SAINTIVE - Diretor Presidente do BANDES SÁVIO BERTOCHI CAÇADOR - Diretor de Riscos, Administração e Finanças do BANDES
(documento assinado eletronicamente)
ANEXO I — PLANO DE TRABALHO
1. IDENTIFICAÇÃO DO OBJETO
1.1 Constitui objeto deste instrumento estabelecer uma cooperação mútua e ampla para utilização do sistema e-Docs (Sistema de Gestão Arquivística de Documentos e Processos Administrativos do Estado do Espírito Santo) pelo BANCO DE DESENVOLVIMENTO DO ESPÍRITO SANTO - BANDES, com o intercâmbio de conhecimentos, informações e experiências.
2. IDENTIFICAÇÃO DOS EXECUTORES E RESPONSABILIDADES
2.1 SEGER, PRODEST e BANDES, tendo suas obrigações e responsabilidades definidas no presente termo de compromisso e seu anexo.
3. METAS A SEREM ATINGIDAS
META 1: Disponibilizar os pré-requisitos necessários para a implantação do sistema e-Docs. PRAZO: 6 meses, contados a partir da assinatura do presente Acordo. RESPONSÁVEL: BANDES, tendo o PRODEST como referência para fornecimento de informações e orientações técnicas específicas.
META 2: Implantar o sistema e-Docs para utilização do BANDES. PRAZO: 2 meses, após cumprimento da META 1. RESPONSÁVEIS: PRODEST, BANDES e SEGER atuando conjuntamente.
4. ETAPAS OU FASES
| # | Etapa | Responsável | Quando |
|---|---|---|---|
| 1 | Definir setor responsável por gerir o projeto de implantação do e-Docs. Deverá coordenar as ações de normatização, capacitação, divulgação, apoio aos demais setores, entre outras. | BANDES | A partir da assinatura do Acordo de Cooperação, tendo duração estimada de 3 dias. |
| 2 | Verificar se o sistema informatizado de recursos humanos contempla os dados de identificação de seus servidores, as funções que exercem com sua respectiva lotação e estrutura organizacional. | BANDES | A partir da opção pelo uso de API, tendo duração estimada de 30 dias. |
| 3 | Elaborar e/ou manter o Plano de Classificação de Documentos (PCD), instrumento de gestão utilizado para classificar todo e qualquer documento, independente do suporte, produzido ou recebido no exercício de suas funções e atividades administrativas e técnicas. | BANDES | A partir da finalização da etapa 2, tendo duração estimada de 60 dias. |
| 4 | Criar e/ou manter a Tabela de Temporalidade e Destinação (TTD), que tem o objetivo de informar os prazos de guarda e destinação final dos documentos, garantindo sua eliminação de forma segura e preservação daqueles que possuem valor histórico. | BANDES | A partir da finalização da etapa 3, tendo duração estimada de 30 dias. |
| 5 | Manter atualizadas as informações sobre a estrutura organizacional para correta localização dos servidores. | BANDES | Continuamente durante a vigência da parceria. |
| 6 | Indicar os pontos focais, funcionários do BANDES que irão auxiliar na implantação e utilização do sistema, fazendo a interface de comunicação junto à SEGER e PRODEST. | BANDES | A partir da finalização da etapa 1, tendo duração estimada de 3 dias. |
| 7.1 | Criar as contas dos servidores do BANDES no Acesso Cidadão, realizando a verificação das mesmas (Selo de Confiabilidade do Gov.Br, Selfie ou Certificado Digital). | BANDES | Caso opte pelo uso de API, a partir da finalização da etapa 4, tendo duração estimada de 30 dias e sempre que um servidor novo atuar no sistema. |
| 7.2 | Realizar as parametrizações necessárias na ferramenta "Lotação" ou outra similar fornecida pelo PRODEST. | BANDES | A partir da finalização da etapa 4, tendo duração estimada de 30 dias e sempre que um servidor novo atuar no sistema. |
| 8 | Disponibilizar a API para as devidas integrações junto aos sistemas do BANDES. | PRODEST | A partir da opção pelo BANDES em utilizar a API, tendo duração estimada de 30 dias. |
| 9 | Providenciar treinamento para os pontos focais. | SEGER | A partir da finalização da etapa 7, tendo duração estimada de 10 dias. |
| 10 | Participar, no que couber, no desenvolvimento de melhorias nas soluções tecnológicas do Governo. | PRODEST e SEGER | Continuamente durante a vigência da parceria. |
| 11 | Manter disponibilizado o sistema e-Docs para uso do BANDES. | PRODEST e SEGER | Durante toda vigência da parceria. |
4.1 Os prazos acima são estimados e poderão sofrer alterações em caso da indisponibilidade de datas das entidades envolvidas nas fases de planejamento, levantamento, análise e especificação.
5. OBRIGAÇÕES DAS PARTES
5.1 COMPETE À SEGER
5.1.1 Ceder ao BANDES o direito de uso do Sistema e-Docs, mediante assinatura deste Acordo de Cooperação;
5.1.2 Responsabilizar-se pela gestão do Sistema e-Docs;
5.1.3 Receber e avaliar solicitações de manutenções, melhorias ou novas funcionalidades, que entrarão no fluxo de priorização padrão do Sistema e-Docs;
5.1.4 Preparar e conceder padrões de acesso "administrativo" aos pontos focais indicados pelo BANDES;
5.1.5 Capacitar os pontos focais no e-Docs e na parte administrativa do Acesso Cidadão;
5.1.6 Prestar assessoria aos pontos focais em relação ao permissionamento e uso do e-Docs;
5.1.7 Homologar e viabilizar a implantação de novas versões do e-Docs, em parceria com o PRODEST e órgãos usuários.
5.2 COMPETE AO PRODEST
5.2.1 Fornecer API (Interface de Programação de Aplicações) que possibilite a integração do sistema de Recursos Humanos do BANDES com o Acesso Cidadão, promovendo seu acompanhamento e apoio na integração;
5.2.2 Fornecer suporte Operacional/Funcional/Técnico à versão corrente utilizada nos casos de incidentes no Sistema e-Docs, realizando detecção, diagnóstico/análise e remoção/correção de erros ou falhas ocorridas que impeçam o funcionamento do sistema sob a sua responsabilidade, tais como demora no processamento, parada de rotinas, resultados inesperados no processamento e quaisquer defeitos ou deficiências. Os suportes Operacional/Funcional/Técnico serão mediados pela SEGER de forma a garantir o rigor da segurança da informação no ambiente de produção;
5.2.3 Responsabilizar-se em manter o sigilo e a confidencialidade de todas as informações, em especial os dados pessoais e os dados pessoais sensíveis, repassados pelo BANDES, em consonância com o disposto na LGPD, sendo vedado o repasse das informações a outras empresas ou pessoas, salvo aquelas decorrentes de obrigações legais ou para viabilizar o cumprimento do Acordo de Cooperação, condição essa que deverá perdurar, inclusive, após a cessão do vínculo deste Acordo;
5.2.4 Caso o presente Acordo de Cooperação seja rescindido, o PRODEST se compromete em manter o funcionamento e o acesso do BANDES pelo período de 180 (cento e oitenta) dias a partir da data de rescisão, bem como apoiar na migração de dados dos documentos armazenados no Sistema e-Docs, fornecendo API específica para tal atividade;
5.2.5 Caso o Sistema e-Docs seja descontinuado, o PRODEST se compromete a comunicar com o período mínimo de 180 (cento e oitenta) dias de antecedência, manter o funcionamento e o acesso do BANDES nesse período, bem como apoiar na migração de dados dos documentos armazenados no Sistema e-Docs, fornecendo API específica para tal atividade;
5.2.6 Disponibilizar ao BANDES, sempre que requisitado, informações às auditorias internas e externas e órgão reguladores do mesmo;
5.2.7 Informar, sempre que possível, com devida antecedência, quando houver necessidade de parada programada para atualização ou manutenção do e-Docs;
5.2.8 Fornecer a ferramenta denominada "Lotação" ou outra solução similar e alternativa à API, que possibilite ao BANDES, no limite de até 5 (cinco) usuários ativos, utilizar o e-Docs sem a necessidade de integração com quaisquer sistemas, assim como capacitar os pontos focais do BANDES ao uso da ferramenta.
5.3 COMPETE AO BANDES
5.3.1 Responsabilizar-se pelo uso dentro das finalidades do objeto do presente Acordo pelos possíveis danos causados às pessoas e bens em decorrência da execução indevida deste Acordo de Cooperação;
5.3.2 Atender às orientações e regramentos de uso do Sistema e-Docs, emanados pela SEGER. O descumprimento das orientações na utilização do Sistema e-Docs constitui em motivo para rescisão deste instrumento;
5.3.3 Alinhar com a SEGER e com o PRODEST todas ações e definições necessárias para a execução do plano de trabalho;
5.3.4 Garantir a responsabilidade integral, em relação à violação de direitos autorais, patentes ou segredos comerciais em virtude da utilização, pelo BANDES, do Sistema e-Docs ou de qualquer de suas partes;
5.3.5 Definir o setor responsável por gerir o projeto de implantação do e-Docs;
5.3.6 Elaborar ato administrativo instituindo o sistema e-Docs no âmbito da entidade;
5.3.7 Utilizar o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade da área meio utilizado pelo Governo do Estado;
5.3.8 Elaborar Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade da área fim;
5.3.9 Indicar e informar à SEGER, pessoas (pontos focais) dentro da organização que terão o papel de ajudar na implementação e uso do e-Docs, atendendo aos usuários do BANDES em caso de dúvidas pertinentes ao sistema;
5.3.10 Responsabilizar-se pela transferência de conhecimento quanto a usabilidade do Sistema e-Docs, organizando o repasse de conhecimento para seus usuários;
5.3.11 Comunicar à SEGER, por intermédio do ponto focal, imediata e adequadamente, qualquer erro ou mau funcionamento identificado no Sistema e-Docs e/ou documentação correlata, fornecendo todas as informações que esta necessitar para cumprir eficientemente com o bom funcionamento do sistema;
5.3.12 Utilizar a mesma versão do sistema e-Docs disponibilizado no âmbito do Governo do Estado do Espírito Santo;
5.3.13 Reportar à SEGER quaisquer necessidades de intervenção no sistema e-Docs, respeitando a Governança dessa Secretaria para definição e priorização das intervenções;
5.3.14 Se optar pelo uso da API (Interface de Programação de Aplicações) que possibilite a integração do sistema de Recursos Humanos do BANDES com o Acesso Cidadão:
5.3.14.1 Dispor de um sistema de Recursos Humanos (RH) que contemple dados de identificação de seus servidores e as funções que exercem com sua respectiva lotação;
5.3.14.2 Providenciar a integração de seu sistema de RH com o Acesso Cidadão por meio da API referida na cláusula quinta;
5.3.14.3 Responsabilizar-se por informar e manter atualizados, junto ao PRODEST, os dados requisitados para integração e consistência do Sistema e-Docs;
5.3.15 Realizar e manter atualizada as parametrizações necessárias para o uso do e-Docs por meio da ferramenta "Lotação" ou outra solução similar e alternativa à API disponibilizada pela SEGER.
5.4 COMPETE A TODAS AS PARTES
5.4.1 Manter e cumprir todas obrigações pactuadas, sob pena de descontinuidade da parceria, em caso do não cumprimento observando o disposto na cláusula nona.
6. DO PRAZO
6.1 Prazo estimado de 24 (vinte e quatro) meses, a partir do primeiro dia seguinte ao da publicação de seu extrato na imprensa oficial, podendo ser prorrogado, desde que atendidos os requisitos necessários previstos neste Acordo de Cooperação.
Documento original capturado em formato nato-digital e assinado eletronicamente conforme MP 2200-2/2001. Identificador E-Docs: 2025-NV7TJM. Versão integral disponível em PDF.