Acordo de Cooperação Técnica SEGER/PRODEST/APEES/Consórcio Público da Região Polo Sul (CIM Polo Sul) nº 022/2025

CONVÊNIO DE COOPERAÇÃO TÉCNICA Nº 22/2025 QUE ENTRE SI CELEBRAM O ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, POR INTERMÉDIO DA SECRETARIA DE ESTADO DE GESTÃO E RECURSOS HUMANOS – SEGER, DO INSTITUTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO – PRODEST E DO ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO – APEES, E O CONSÓRCIO PÚBLICO DA REGIÃO POLO SUL (CIM POLO SUL).

O ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, pessoa jurídica de direito público interno, por intermédio da SECRETARIA DE ESTADO DE GESTÃO E RECURSOS HUMANOS – SEGER, CNPJ nº 07.162.270/0001-48, com sede na Avenida Vitória, nº 2703, Horto, CEP: 29.045-160, Vitória/ES, representada por seu Secretário de Estado, MARCELO CALMON DIAS, matrícula funcional nº 2598469-5;

do INSTITUTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO – PRODEST, CNPJ nº 28.162.790/0001-20, com sede na Av. João Batista Parra, nº 465, Praia do Suá, Vitória/ES, representado por seu Diretor-Geral, MARCELO AZEREDO CORNÉLIO, matrícula funcional nº 4050827-1;

do ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO – APEES, CNPJ nº 31.729.742/0001-86, com sede na Rua Sete de Setembro, nº 414, Centro, Vitória/ES, representado por seu Diretor-Geral, CILMAR CESCONETTO FRANCISCHETTO, matrícula funcional nº 334483-2;

e o CONSÓRCIO PÚBLICO DA REGIÃO POLO SUL (CIM POLO SUL), CNPJ nº 02.722.566/0001-52, com sede na Rua Maria Josefina de Rezende, 625, Café Moca, Mimoso do Sul/ES, CEP: 29.400-000, representado por seu Presidente, GEDSON BRANDÃO PAULINO, [CPF omitido], brasileiro, divorciado, com endereço profissional à Praça Darcy Marchiori, 11, Jardim Jandira, Iconha/ES, CEP: 29.280-000.

Resolvem celebrar o presente Convênio de Cooperação Técnica, nos termos do art. 184 da Lei nº 14.133/2021, e demais disposições legais aplicáveis, conforme as cláusulas a seguir.

CLÁUSULA PRIMEIRA – DO OBJETO

1.1 O presente convênio tem por objeto estabelecer cooperação mútua e ampla para a utilização da arquitetura tecnológica do sistema e-Docs – Sistema de Gestão Arquivística de Documentos e Processos Administrativos do Estado do Espírito Santo, como ferramenta corporativa de modernização administrativa, visando apoiar os esforços de transformação digital do CONSÓRCIO PÚBLICO DA REGIÃO POLO SUL (CIM POLO SUL), conforme detalhado no Plano de Trabalho – Anexo I, parte integrante deste instrumento.

1.1.1 A arquitetura tecnológica do sistema e-Docs é composta por um conjunto de soluções integradas, que atuam de forma articulada para assegurar a tramitação digital plena e segura de documentos e processos administrativos eletrônicos. Considerando que essa arquitetura está em constante evolução, os subsistemas que a compõem serão detalhados no respectivo Plano de Trabalho, parte integrante deste Convênio.

CLÁUSULA SEGUNDA – DAS OBRIGAÇÕES DOS PARTÍCIPES

2.1 Constituem obrigações comuns a todos os partícipes:

I – Empenhar esforços para a plena execução do objeto deste Convênio, conforme descrito no Plano de Trabalho, Anexo I;

II – Observar as normas legais e regulamentares aplicáveis, especialmente aquelas relativas à proteção de dados pessoais, segurança da informação e gestão documental;

III – Designar representantes institucionais responsáveis pela gestão e execução do Convênio no Plano de Trabalho, Anexo I;

IV – Promover, sempre que necessário, reuniões de alinhamento técnico e institucional entre os partícipes, com registro formal das deliberações;

V – Permitir o livre acesso de órgãos de controle interno e externo às informações, documentos e registros vinculados à execução deste Convênio;

VI – Zelar pela confidencialidade das informações classificadas como sigilosas, nos termos da legislação aplicável;

VII – Cumprir os compromissos assumidos no Plano de Trabalho, bem como as atribuições específicas nele previstas.

2.2 Compete à SEGER

I – Coordenar institucionalmente a execução deste Convênio de Cooperação Técnica;

II – Promover a interlocução entre os partícipes e apoiar tecnicamente a implantação do sistema e-Docs no âmbito do Consórcio;

III – Viabilizar ações de capacitação e orientação inicial aos servidores indicados pelo Consórcio;

IV – Comunicar e homologar a implantação de atualizações do sistema e-Docs, conforme sua política de versões;

V – Providenciar a publicação do extrato deste Convênio no Diário Oficial do Estado do Espírito Santo;

VI – Providenciar a publicação do Convênio de Cooperação Técnica assinado no site oficial da SEGER.

2.3 Compete ao PRODEST

I – Garantir a operação e disponibilidade da infraestrutura tecnológica do sistema e-Docs;

II – Prestar apoio técnico, de forma pontual, em caso de incidentes operacionais, falhas ou interrupções do sistema;

III – Disponibilizar manuais, documentação técnica e informações sobre atualizações, conforme sua política de governança de sistemas;

IV – Manter a confidencialidade dos dados tratados no sistema, observando as diretrizes da LGPD;

V – Caso o Consórcio opte por realizar a integração de seu sistema de Recursos Humanos com o sistema Acesso Cidadão via API, caberá ao PRODEST apoiar tecnicamente esse processo, prestando orientações, esclarecimentos e acompanhando a execução da integração.

2.4 Compete ao APEES

I – Orientar o Consórcio quanto às boas práticas de gestão documental: classificação, arquivamento, prazos de guarda e destinação final (eliminação ou preservação digital) de documentos;

II – Orientar na elaboração do Plano de Classificação de Documentos (PCD) e Tabela de Temporalidade e Destinação (TTD), conforme normas e legislação arquivística vigente;

III – Apoiar na realização de capacitações e reuniões técnicas relacionadas à gestão documental no sistema e-Docs para os pontos focais do consórcio.

2.5 Compete ao CONSÓRCIO PÚBLICO DA REGIÃO POLO SUL (CIM POLO SUL)

I – Designar ponto(s) focal(is) institucional(is) para interlocução com os partícipes cedentes;

II – Proceder à gestão das lotações institucionais de seus servidores e usuários no sistema, por meio de cadastramento manual no módulo Lotação ES ou, alternativamente, mediante integração do sistema de Recursos Humanos do Consórcio com o sistema Acesso Cidadão, utilizando a API disponibilizada pelo PRODEST;

III – Elaborar e publicar ato normativo instituindo o uso do sistema e-Docs no âmbito de sua estrutura organizacional;

IV – Utilizar o sistema exclusivamente para fins institucionais, conforme orientações técnicas e limites de uso definidos neste instrumento e no Plano de Trabalho;

V – Informar tempestivamente quaisquer falhas, erros ou comportamentos indevidos do sistema, sempre que identificados;

VI – Manter atualizados os dados cadastrais, permissões e registros de acesso no sistema, sob responsabilidade de sua unidade gestora local;

VII – Ofertar, sem ônus aos municípios consorciados, capacitações sobre a arquitetura tecnológica do sistema e-Docs àqueles que manifestarem interesse na adesão à solução;

VIII – Disponibilizar, sem ônus ao Estado, espaço físico com sala de treinamento equipada com datashow, acesso à internet, mesas e cadeiras, para a realização de capacitações voltadas à transformação digital promovidas pelo Estado para os municípios consorciados, ressalvada a possibilidade de uso pelo próprio Consórcio nos períodos em que o espaço não estiver sendo utilizado para as ações previstas neste instrumento;

IX – Observar e cumprir as obrigações específicas previstas no Plano de Trabalho, Anexo I, que integra o presente instrumento.

CLÁUSULA TERCEIRA – DOS RECURSOS FINANCEIROS

3.1 O presente Convênio de Cooperação não envolve transferência de recursos financeiros entre os partícipes.

3.1.1 As despesas necessárias à consecução do objeto deste Instrumento serão assumidas pelos Partícipes, dentro dos limites de suas respectivas atribuições e nos termos das normas aplicáveis às finanças públicas.

CLÁUSULA QUARTA – DA VIGÊNCIA E DA PRORROGAÇÃO

4.1 O presente instrumento vigerá a partir do primeiro dia seguinte ao da publicação de seu extrato na imprensa oficial até 01/09/2030, conforme prazo previsto no anexo Plano de Trabalho para a consecução de seu objeto.

4.2 Sempre que necessário, mediante proposta justificada de qualquer dos partícipes, formulada com antecedência mínima de 30 (trinta) dias do término de sua vigência, e após o cumprimento das exigências legais e regulamentares, será admitida a prorrogação do prazo deste Convênio de Cooperação Técnica, mediante celebração de Termo Aditivo.

4.3 Toda e qualquer prorrogação deverá ser formalizada por Termo Aditivo, a ser celebrado antes do encerramento do prazo de vigência deste instrumento, sendo expressamente vedada a celebração de termo com vigência ou efeitos retroativos.

CLÁUSULA QUINTA – DO MONITORAMENTO, DO ACOMPANHAMENTO E DA FISCALIZAÇÃO

5.1 Os agentes responsáveis pelo monitoramento, acompanhamento e fiscalização da execução desta parceria estão designados no Plano de Trabalho, Anexo I, parte integrante deste Convênio.

5.2 Compete aos designados a comunicação com os demais partícipes, incluindo a transmissão e o recebimento de solicitações, o agendamento de reuniões e o registro de todas as comunicações realizadas.

5.3 Sempre que o designado não puder continuar a desempenhar essa função, deverá ser indicado substituto e informada a substituição no prazo de até 60 (sessenta) dias da ocorrência do evento.

5.4 Os partícipes concordam que as notificações, comunicações e outros documentos oficiais referentes a este Convênio poderão ser realizados por meio de:

I – Correio eletrônico (e-mail), utilizando os endereços institucionais previamente informados no Plano de Trabalho;

II – Sistema de Processo Eletrônico e-Docs do Governo do Estado do Espírito Santo, conforme as normas e procedimentos estabelecidos para seu uso.

CLÁUSULA SEXTA – DAS ALTERAÇÕES

6.1 O presente Convênio poderá ser alterado, no todo ou em parte, mediante assinatura de Termo Aditivo, desde que mantido o seu objeto.

6.2 A solicitação de alteração deverá ser encaminhada com antecedência mínima de 30 (trinta) dias em relação à data de término da vigência do Convênio.

6.3 Não será permitida a celebração de aditamento que altere a natureza do objeto pactuado.

6.4 As alterações, com exceção das que tenham por finalidade exclusivamente prorrogar o prazo de vigência do ajuste, deverão ser previamente submetidas à Procuradoria Geral do Estado, em prazo hábil, para análise e parecer.

6.5 É obrigatório o aditamento do presente instrumento quando houver necessidade de alteração das metas ou do prazo de vigência.

CLÁUSULA SÉTIMA – DA EXTINÇÃO

7.1 O presente Convênio de Cooperação poderá ser:

I – denunciado a qualquer tempo, por escrito, ficando os partícipes responsáveis somente pelas obrigações e auferindo as vantagens do tempo em que participaram voluntariamente da avença, respeitado o prazo mínimo de 60 (sessenta) dias de antecedência para a publicidade dessa intenção;

II – rescindido, independentemente de prévia notificação ou interpelação judicial ou extrajudicial, nas seguintes hipóteses:

a) inadimplemento de quaisquer das cláusulas pactuadas;

b) constatação, a qualquer tempo, de falsidade ou incorreção em qualquer documento apresentado.

7.2 O presente instrumento será também extinto pela superveniência de norma legal que o torne formal ou materialmente inexequível.

7.3 Durante o período de aviso prévio, os direitos e obrigações dos Partícipes previstos nesse Convênio manter-se-ão inalterados, salvo se os Partícipes ajustarem de outra forma.

7.4 Findo o prazo do aviso prévio, os Partícipes serão responsáveis somente pelas obrigações que, em razão da natureza pela qual se revestem, sobrevivam ao término do Convênio.

CLÁUSULA OITAVA – DA PUBLICAÇÃO

8.1 A eficácia deste Convênio de Cooperação Técnica está condicionada à publicação de seu extrato no Diário Oficial do Estado do Espírito Santo, a ser providenciada pelo Governo do Estado do Espírito Santo, por meio da Secretaria de Estado de Gestão e Recursos Humanos – SEGER, no prazo máximo de até 20 (vinte) dias úteis, contados da data da sua assinatura.

8.2 O Governo do Estado do Espírito Santo manterá disponível, em sítio eletrônico oficial, a versão integral deste Convênio e dos respectivos anexos, durante toda a vigência do instrumento.

8.3 Eventual publicidade de quaisquer atos executados em função deste Convênio de Cooperação ou que com ele tenham relação deverá ter caráter meramente informativo, nela não podendo constar nomes, símbolos ou imagens que caracterizem promoção pessoal de autoridades ou servidores públicos em geral.

CLÁUSULA NONA – DA PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS

9.1 Proteção de dados, coleta e tratamento. Sempre que tiverem acesso ou realizarem qualquer tipo de tratamento de dados pessoais, as partes comprometem-se a envidar todos os esforços para resguardar e proteger a intimidade, vida privada, honra e imagem dos respectivos titulares, observando as normas e políticas internas relacionadas à coleta, guarda, tratamento, transmissão e eliminação de dados pessoais, especialmente as previstas na Lei Federal nº 13.709/2018 ("Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais"), no Decreto Estadual nº 4922-R, de 09 de julho de 2021, e demais normas legais e regulamentares aplicáveis.

9.1.1 Caso o objeto envolva o tratamento de dados pessoais com fundamento no consentimento do titular, o Partícipe que realizar o tratamento deverá observar, ao longo de toda a vigência do Convênio, todas as obrigações legais e regulamentares específicas vinculadas a essa hipótese legal de tratamento.

9.1.2 Ao receber o requerimento de um titular de dados, na forma prevista nos artigos 16 e 18 da Lei Federal nº 13.709/2018, o Partícipe que receber o pedido deverá:

9.1.2.1 Notificar imediatamente o outro Partícipe;

9.1.2.2 Auxiliá-lo, quando for o caso, na elaboração da resposta ao requerimento;

9.1.2.3 Eliminar todos os dados pessoais tratados com base no consentimento em até 30 (trinta) dias corridos, contados a partir do requerimento do titular.

9.2 Necessidade. Os Partícipes armazenarão dados pessoais apenas pelo período necessário ao cumprimento da finalidade para a qual foram originalmente coletados e em conformidade com as hipóteses legais que autorizam o tratamento.

9.2.1 Os Partícipes devem assegurar que o acesso a dados pessoais seja limitado aos empregados, prepostos ou colaboradores que necessitem acessar os dados pertinentes, na medida em que sejam estritamente necessários para o cumprimento deste Convênio e da legislação aplicável, assegurando que todos esses indivíduos estejam sujeitos a obrigações de sigilo e confidencialidade.

9.2.2 O Partícipe que realizar o tratamento de dados pessoais deve implementar medidas técnicas e organizacionais apropriadas para o cumprimento das obrigações previstas na Lei Federal nº 13.709/2018.

9.3 Proteção de dados e incidentes de segurança. Considerando as características específicas do tratamento de dados pessoais e o estado atual da tecnologia, o Partícipe responsável deverá adotar medidas de segurança, técnicas e administrativas aptas a proteger os dados e informações de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou qualquer forma de tratamento inadequado ou ilícito.

9.3.1 O Partícipe responsável deverá notificar o outro Partícipe imediatamente sobre a ocorrência de incidentes de segurança relacionados a dados pessoais, fornecendo informações suficientes para que sejam cumpridos quaisquer deveres de comunicação dirigidos à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e/ou aos titulares dos dados, acerca do incidente de segurança.

9.3.2 Os Partícipes deverão adotar as medidas cabíveis para auxiliar na investigação e na mitigação das consequências de cada incidente de segurança.

9.4 Transferência internacional. É vedada a transferência de dados pessoais para fora do território do Brasil sem o prévio consentimento, por escrito, do outro Partícipe, e demonstração da observância da adequada proteção desses dados, cabendo ao Partícipe que realizar a transferência a responsabilidade pelo cumprimento da legislação de proteção de dados ou de privacidade de outro(s) país(es) que for aplicável.

9.5 Responsabilidade. Cada Partícipe responderá por quaisquer danos, perdas ou prejuízos causados ao outro Partícipe ou a terceiros decorrentes do descumprimento da Lei Federal nº 13.709/2018, do Decreto Estadual nº 4922-R, de 09 de julho de 2021, e outras normas legais ou regulamentares relacionadas a este Convênio.

9.5.1 Eventual cooperação com terceiros não exime o Partícipe executor das obrigações decorrentes deste Convênio, permanecendo integralmente responsável perante o outro Partícipe, mesmo na hipótese de descumprimento dessas obrigações por terceiro envolvido.

9.5.2 O Partícipe responsável pelo tratamento de dados pessoais deve colocar à disposição do outro Partícipe, quando solicitado, toda informação necessária para demonstrar o cumprimento do disposto nestas cláusulas, permitindo a realização de auditorias e inspeções com relação ao tratamento de dados pessoais.

9.5.3 O Partícipe responsável deve auxiliar o outro Partícipe na elaboração de relatórios de impacto à proteção de dados pessoais, observado o disposto no artigo 38 da Lei Federal nº 13.709/2018, relativo ao objeto deste Convênio.

9.5.4 Se qualquer Partícipe constatar que dados pessoais foram utilizados para fins ilegais, ilícitos, contrários à moralidade ou para fins diversos daqueles necessários ao cumprimento deste Convênio, deverá notificar o Partícipe responsável para promover a cessação imediata desse uso, sem prejuízo da rescisão do Convênio e da responsabilização pelos danos causados.

9.6 Eliminação. Extinto o Convênio, independentemente do motivo, o Partícipe que detiver dados pessoais deverá, no prazo de até 10 (dez) dias úteis contados da data de seu encerramento, devolver todos os dados pessoais ao outro Partícipe ou eliminá-los, inclusive eventuais cópias, certificando por escrito o cumprimento desta obrigação.

CLÁUSULA DÉCIMA – DO SIGILO DAS INFORMAÇÕES E COMUNICAÇÕES

10.1 Durante a vigência deste Convênio, os partícipes se comprometem a manter sob sigilo todos os dados, documentos, informações e comunicações consideradas confidenciais, às quais tenham acesso em razão da execução deste instrumento.

10.2 É vedado aos partícipes divulgar, repassar ou utilizar tais informações para qualquer finalidade diversa da execução do objeto deste Convênio, salvo mediante consentimento prévio e expresso da parte titular da informação ou por força de obrigação legal.

10.3 As obrigações de sigilo previstas nesta cláusula subsistirão ao término deste Convênio, enquanto persistirem os motivos que as justificaram.

CLÁUSULA DÉCIMA PRIMEIRA – DO FORO

11.1 Será competente para dirimir as controvérsias decorrentes deste Convênio de Cooperação que não possam ser resolvidas pela via administrativa, o foro da Comarca de Vitória, Estado do Espírito Santo, com renúncia expressa a qualquer outro, por mais privilegiado que seja.

11.2 Antes de qualquer providência jurisdicional visando solucionar dúvida quanto à interpretação do presente instrumento, as partes deverão buscar solução administrativa, com a participação da Procuradoria-Geral do Estado, por intermédio de um ou mais meios de solução consensual de conflitos previstos na Lei Complementar Estadual nº 1.011/2022.

E, por estarem de pleno acordo, firmam o presente Convênio de Cooperação Técnica.

Vitória/ES, 20 de outubro de 2025.

MARCELO CALMON DIAS - Secretário de Estado – SEGER (Matrícula: 2598469-5) MARCELO AZEREDO CORNÉLIO - Diretor-Geral do PRODEST (Matrícula: 4050827-1) CILMAR CESCONETTO FRANCISCHETTO - Diretor-Geral do APEES (Matrícula: 334483-2) GEDSON BRANDÃO PAULINO - Presidente do CIM POLO SUL (Matrícula: [CPF omitido])

(documento assinado eletronicamente)

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ANEXO I — PLANO DE TRABALHO

1. DADOS CADASTRAIS

GOVERNO DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO Órgão responsável: Secretaria de Estado de Gestão e Recursos Humanos – SEGER CNPJ: 07.162.270/0001-48 Endereço: Avenida Vitória, nº 2703, Horto, CEP: 29.045-160, Vitória/ES Representante: Marcelo Calmon Dias – Secretário de Estado (Matrícula: 2598469-5)

CONSÓRCIO PÚBLICO DA REGIÃO POLO SUL – CIM POLO SUL CNPJ: 02.722.566/0001-52 Endereço: Rua Maria Josefina de Rezende, 625, Café Moca, Mimoso do Sul/ES, CEP: 29.400-000 Representante: Gedson Brandão Paulino – Presidente (Matrícula: [CPF omitido])

2. OBJETO

Estabelecer cooperação mútua e ampla para a utilização da arquitetura tecnológica do sistema e-Docs – Sistema de Gestão Arquivística de Documentos e Processos Administrativos do Estado do Espírito Santo, como ferramenta corporativa de modernização administrativa, visando apoiar os esforços de transformação digital do CONSÓRCIO PÚBLICO DA REGIÃO POLO SUL (CIM POLO SUL).

3. DIAGNÓSTICO

Os consórcios públicos desempenham papel estratégico na modernização da administração pública, ao promoverem a gestão associada de soluções e serviços entre entes federativos. Muitos enfrentam limitações técnicas e operacionais, com processos administrativos ainda baseados em fluxos manuais ou sistemas desarticulados, o que compromete a eficiência institucional, a rastreabilidade de atos e a transparência das informações.

A ausência de uma solução integrada de gestão documental digital representa um obstáculo à conformidade com marcos legais como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), a Lei de Acesso à Informação (LAI) e a Lei do Governo Digital. Essas normas exigem controle seguro e eficiente de documentos e dados, o que demanda tecnologias auditáveis, interoperáveis e aderentes às boas práticas arquivísticas.

Nesse cenário, a adoção do sistema e-Docs constitui alternativa consolidada, segura e sem ônus de licenciamento. Sua cessão por meio de Convênio de Cooperação Técnica permite aos consórcios avançar na transformação digital, com benefícios como redução do uso de papel, conformidade legal, integração entre entes e fortalecimento da governança documental.

4. JUSTIFICATIVA

O sistema e-Docs, desenvolvido pelo Governo do Estado do Espírito Santo, consolidou-se como solução estratégica para a modernização da gestão documental no setor público. A sua adoção proporciona ganhos expressivos em eficiência administrativa, transparência, sustentabilidade e segurança da informação, alinhando-se às diretrizes de governo digital e fomentando a transformação digital da administração pública.

A adesão do CIM POLO SUL ao e-Docs harmoniza-se com as políticas de cooperação federativa, permitindo a disseminação de boas práticas de gestão documental digital. A iniciativa promove a padronização dos fluxos administrativos, racionaliza o uso de recursos públicos e integra tecnologicamente os entes consorciados, favorecendo a atuação regionalizada e colaborativa.

Nos termos do art. 23, §1º, inciso I, da Lei federal nº 13.709/2018 (LGPD), declara-se que o tratamento e o compartilhamento de dados pessoais inerentes à execução deste Convênio atendem ao princípio da finalidade, pois destinam-se exclusivamente à gestão documental eletrônica; observam o princípio da necessidade, limitando-se aos dados estritamente indispensáveis; e refletem o interesse público recíproco ao modernizar os processos internos do CIM POLO SUL e possibilitar que os municípios consorciados enviem suas documentações por meio digital, resultando em maior eficiência e transparência administrativa.

5. OBJETIVOS

5.1 Objetivo geral

Promover a implementação e utilização da arquitetura tecnológica do sistema e-Docs como solução oficial para a tramitação digital e a gestão documental do CONSÓRCIO PÚBLICO DA REGIÃO POLO SUL (CIM POLO SUL) e dos municípios a ele consorciados, com foco na transformação digital e na integração regional de processos administrativos.

5.2 Objetivos específicos

I – Viabilizar a adesão institucional do consórcio à arquitetura tecnológica do e-Docs;

II – Realizar o cadastramento e a vinculação dos usuários no módulo Lotação ES e Acesso Cidadão, seja por meio de procedimento manual, seja por integração com sistema próprio de Recursos Humanos via API disponibilizada pelo PRODEST;

III – Editar normativos internos instituindo o uso do e-Docs no consórcio;

IV – Elaborar e publicar os instrumentos arquivísticos obrigatórios: Plano de Classificação de Documentos (PCD) e Tabela de Temporalidade e Destinação (TTD);

V – Designar e capacitar pontos focais responsáveis pela implantação e suporte técnico-operacional;

VI – Estruturar canais internos de apoio ao usuário.

6. COMPONENTES DA ARQUITETURA TECNOLÓGICA

A operacionalização do sistema e-Docs depende de uma arquitetura tecnológica composta por subsistemas integrados, que atuam de forma coordenada para garantir a tramitação digital plena, segura e auditável de documentos e processos administrativos. Os principais subsistemas atualmente previstos são:

I – Sistema e-Docs: núcleo da tramitação eletrônica de documentos e processos administrativos;

II – Acesso Cidadão: portal de autenticação de usuários, com integração à base Gov.br;

III – Acesso Cidadão Admin: ambiente de administração de cadastros, permissões e informações associadas a usuários autenticados via Acesso Cidadão;

IV – Lotação ES: módulo de gestão de vínculos institucionais e permissões de usuários;

V – E-Flow: subsistema de modelagem, controle e execução de fluxos de trabalho e processos;

VI – Organograma: estrutura organizacional digital utilizada para parametrização de unidades e chefias no sistema;

VII – Notifica ES: subsistema de notificação eletrônica para envio de avisos, comunicações e alertas vinculados a documentos e processos no e-Docs;

VIII – Tramita ES: subsistema de controle e rastreamento da tramitação entre entes integrados ao sistema Tramita GOV.BR do Governo Federal;

IX – APIs de Integração: interfaces utilizadas para conectar os sistemas locais do ente parceiro ao ambiente do e-Docs.

Os subsistemas aqui descritos poderão ser atualizados, ampliados ou substituídos por outros componentes, conforme a evolução tecnológica da arquitetura do sistema e-Docs, mediante formalização por Termo Aditivo ao presente Plano de Trabalho.

7. METODOLOGIA DE INTERVENÇÃO

Fase 1 – Planejamento e estruturação;

Fase 2 – Integração de sistemas e capacitação;

Fase 3 – Implantação e operação assistida;

Fase 4 – Consolidação do uso institucional.

8. METAS E RESULTADOS ESPERADOS

Meta 1: Disponibilizar os pré-requisitos técnicos e institucionais (Prazo: Mês 1);

Meta 2: Elaborar e publicar os instrumentos de gestão documental (Prazo: Mês 2);

Meta 3: Implantar o sistema e-Docs (Prazo: Mês 3);

Meta 4: Consolidar e monitorar o uso do sistema (Prazo: Contínuo).

Resultados esperados: ganho de eficiência, aumento da transparência, eliminação do papel e replicação do modelo para municípios consorciados.

9. UNIDADES RESPONSÁVEIS E GESTORES DO CONVÊNIO

Pelo Estado do Espírito Santo:

• Davi Amorim Salgueiro – Subsecretário de Estado de Inovação na Gestão – SEGER – Matrícula: 3316807-1
• Claudio Paiva Campos – Gerente de Processos e Projetos – SEGER – Matrícula: 4838122

Pelo Consórcio Público da Região Polo Sul – CIM POLO SUL:

• Thiago Vilela Martins Pinto – Assessor de Relações Institucionais – CIM POLO SUL – Matrícula: 80-1

10. PLANO DE AÇÃO

Fase	Ação	Responsável	Prazo
1	Realizar reunião de alinhamento institucional e técnico	Todos os partícipes	Mês 1
1	Definir pontos focais	CIM POLO SUL	Mês 1
1	Criar a estrutura no e-Docs	PRODEST	Mês 1
1	Sistematizar a estrutura organizacional e os papéis dos servidores para uso no Lotação ES (ou carga via sistema integrado)	SEGER / CIM POLO SUL	Mês 1
1	Solicitar a criação do organograma institucional e estrutura no sistema e-Docs	SEGER / PRODEST / CIM POLO SUL	Mês 1
1	Publicar normativo interno instituindo o uso do sistema e-Docs para o consórcio	SEGER / CIM POLO SUL	Mês 1
2	Elaborar e publicar Plano de Classificação de Documentos (PCD) e Tabela de Temporalidade (TTD)	APEES / CIM POLO SUL	Mês 2
2	Capacitar pontos focais do consórcio	SEGER / APEES	Mês 3
3	Disponibilizar o ambiente de produção do sistema e-Docs para operação oficial no âmbito do Consórcio	SEGER / PRODEST	Mês 3
4	Ofertar capacitação para novos usuários do consórcio	CIM POLO SUL	Contínuo
4	Ofertar, sem ônus, capacitação da arquitetura tecnológica do e-Docs para os municípios consorciados ao CIM POLO SUL	CIM POLO SUL	Contínuo
4	Garantir o funcionamento da arquitetura tecnológica do e-Docs	PRODEST	Contínuo
4	Apoiar remotamente ponto focal do consórcio com dúvidas técnicas após a implantação	APEES	Contínuo
4	Monitorar o uso do sistema	Todos os partícipes	Contínuo

11. PREVISÃO DE DESPESAS

Ação	Responsável	Tipo de Despesa	Valor
Capacitar pontos focais do consórcio	SEGER/APEES	Diárias	R$ 1.200,00

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Documento original

Documento original capturado em formato nato-digital e assinado eletronicamente conforme MP 2200-2/2001. Identificador E-Docs: 2025-NB3DVZ. Versão integral disponível em PDF.