Acordo de Cooperação Técnica – MGI / Governo do Estado do Espírito Santo - nº 01/2024

MINISTÉRIO DA GESTÃO E DA INOVAÇÃO EM SERVIÇOS PÚBLICOS Secretaria de Gestão e Inovação

ACORDO DE ADESÃO

Vitória, na data da assinatura.

ACORDO DE ADESÃO - GOVERNO DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO Nº 01/2024

O Governo Estadual do Espírito Santo, doravante denominado ADERENTE, com sede em Vitória, no endereço Praça João Clímaco, inscrito no CNPJ/MF nº 27.080.530/0004-96, neste ato representado pelo Governador José Renato Casagrande, diplomado pelo Presidente do Tribunal Regional Eleitoral do Estado do Espírito Santo em 19 de dezembro de 2022, tomou posse em 01 de janeiro de 2023, portador da matrícula funcional nº 361840-3, resolve firmar o presente

ACORDO DE ADESÃO

tendo em vista o que consta do Processo nº 19973.007211/2024-80 e em observância às disposições da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021, do Decreto nº 11.531, de 16 de maio de 2023, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, do Decreto nº 11.946, de 12 de março de 2024, da Portaria SEGES/MGI nº 1.605, de 14 de março de 2024, mediante as cláusulas e condições a seguir:

CLÁUSULA PRIMEIRA - DO OBJETO

O objeto do presente ACORDO é a adesão do Governo do Estado do Espírito Santo, ao Programa Nacional de Processo Eletrônico - ProPEN, de que trata o Decreto nº 11.946, de 12 de março de 2024, que visa promover a adoção do processo administrativo eletrônico no âmbito dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, por meio da cessão de uso não onerosa das soluções informatizadas de processo eletrônico disponibilizadas pelo governo federal, a ser executado no estado do Espírito Santo e em seus municípios, conforme especificações estabelecidas no plano de adesão anexo.

CLÁUSULA SEGUNDA - DO PLANO DE ADESÃO

Para o alcance do objeto pactuado, os participes buscarão seguir o plano de adesão que, independentemente de transcrição, é parte integrante do presente Acordo de Adesão, bem como toda documentação técnica que dele resulte, cujos dados neles contidos acata o partícipe aderente.

CLÁUSULA TERCEIRA - DAS OBRIGAÇÕES

3.1. DAS OBRIGAÇÕES COMUNS

a) cumprir as atribuições próprias para fins de cumprimento do objeto deste Acordo;

b) disponibilizar recursos humanos, tecnológicos e materiais para executar as ações, mediante custeio próprio, quando necessário;

c) permitir o livre acesso a agentes da Administração Pública (controle interno e externo), a todos os documentos relacionados ao acordo, assim como aos elementos de sua execução;

d) manter sigilo das informações sensíveis (conforme classificação da Lei nº 12.527, de 2011 - Lei de Acesso à Informação - LAI) obtidas em razão da execução do acordo, somente divulgando-as se houver expressa autorização dos partícipes;

e) observar os deveres previstos na Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 (Lei Geral de Proteção de Dados - LGPD), adotando medidas eficazes para proteção de dados pessoais a que tenha acesso por força da execução deste acordo;

f) obedecer às restrições legais relativas à propriedade intelectual, se for o caso;

g) responsabilizar-se por quaisquer danos porventura causados, dolosa ou culposamente, por seus colaboradores, servidores ou prepostos, ao patrimônio do outro participe, quando da execução deste Acordo; e

h) executar o disposto no Plano de Adesão anexo a este Acordo;

3.2. DAS OBRIGAÇÕES DO MINISTÉRIO DA GESTÃO E DA INOVAÇÃO EM SERVIÇOS PÚBLICOS

a) disponibilizar as soluções informatizadas do ProPEN ao ADERENTE em sua versão mais atualizada;

b) manter a atualização e compatibilidade tecnológica das soluções informatizadas do ProPEN disponibilizadas ao ADERENTE;

c) receber do ADERENTE e tratar eventuais sugestões de melhoria e pedidos de correções referentes às soluções informatizadas do ProPEN; e

d) orientar o ADERENTE sobre os procedimentos necessários para distribuição das soluções informatizadas do ProPEN.

3.3. DAS OBRIGAÇÕES DO ADERENTE

a) elaborar plano de adesão, que contemple o cronograma de implantação das soluções informatizadas do ProPEN, no seu âmbito de atuação;

b) criar estrutura de governança e execução do ProPEN no seu âmbito de atuação, sendo vedado o estabelecimento de novas obrigações não previstas no Decreto nº 11.946, de 12 de março de 2024 ou no presente Acordo de Adesão;

c) utilizar e fomentar o uso das soluções informatizadas do ProPEN;

d) informar à Secretaria de Gestão e Inovação do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Público, sempre que solicitado, dados das implantações e ações em andamento e concluídas, no prazo estipulado;

e) promover ações de capacitação dos agentes públicos em temas relacionados com a otimização da gestão de processos administrativos e a operacionalização das soluções informatizadas do ProPEN;

f) submeter sugestões de melhorias ou correções das soluções informatizadas do ProPEN;

g) prover a conectividade para sustentação do processo eletrônico no seu âmbito de atuação;

h) prestar suporte negocial e assistência técnica, no seu âmbito de atuação, aos usuários das soluções informatizadas do ProPEN;

i) respeitar as diretrizes, orientações técnicas e normativos publicados pela Secretaria de Gestão e Inovação do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos;

j) preservar o sigilo e a integridade do código-fonte das soluções informatizadas do ProPEN a que tiver acesso em razão das atividades exercidas no âmbito da implantação e do gerenciamento do Programa; e

k) executar os procedimentos relacionados à segurança da informação e à observância de normas legais que visem coibir o uso e a apropriação indevida do sistema por empresa contratada e a transmissão parcial ou total dos códigos-fonte a outra pessoa física ou jurídica.

3.4. DAS OBRIGAÇÕES ESPECÍFICAS DOS GOVERNOS ESTADUAIS

a) definir modelo de distribuição, provimento, implantação e suporte das soluções informatizadas do ProPEN aos municípios de sua área territorial, submetendo-o ao aval do MGI;

b) definir e implementar os instrumentos necessários à formalização da distribuição das soluções informatizadas do ProPEN aos municípios de sua área territorial;

c) disponibilizar as soluções informatizadas do ProPEN aos municípios de sua área territorial;

d) coordenar, acompanhar e avaliar os projetos de implantação das soluções informatizadas do ProPEN nos municípios de sua área territorial;

e) garantir que os municípios de sua área territorial que receberem soluções informatizadas do ProPEN respeitem as obrigações às quais está submetido o governo do estado;

f) gerir as liberações de acesso às soluções informatizadas do ProPEN em todo o processo de implantação;

g) ofertar ações de capacitação aos municípios de sua área territorial que receberem soluções informatizadas do ProPEN; e

h) informar à Secretaria de Gestão e Inovação do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Público, sempre que solicitado, acerca das ações relativas ao ProPEN no âmbito dos municípios.

3.5. DAS OBRIGAÇÕES ESPECÍFICAS DOS CONSÓRCIOS INTERMUNICIPAIS QUE DISTRIBUÍREM SOLUÇÕES INFORMATIZADAS DO PROPEN AOS MUNICÍPIOS CONSORCIADOS

a) definir modelo de distribuição, provimento, implantação e suporte das soluções informatizadas do ProPEN aos municípios consorciados, submetendo-o ao aval do MGI;

b) definir e implementar os instrumentos necessários à formalização da distribuição das soluções informatizadas do ProPEN aos municípios consorciados;

c) disponibilizar as soluções informatizadas do ProPEN aos municípios consorciados;

d) coordenar, acompanhar e avaliar os projetos de implantação das soluções informatizadas do ProPEN nos municípios consorciados;

e) dar publicidade à lista de municípios em processo de implantação das soluções informatizadas do ProPEN;

f) garantir que os municípios consorciados respeitem as obrigações às quais está submetido o Consórcio, elencadas na presente cláusula;

g) gerir as liberações de acesso às soluções informatizadas do ProPEN em todo o processo de implantação;

h) ofertar ações de capacitação aos municípios consorciados; e

i) informar à Secretaria de Gestão e Inovação do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Público, sempre que solicitado, acerca das ações relativas ao ProPEN no âmbito dos municípios consorciados.

CLÁUSULA QUARTA – DAS CONDIÇÕES GERAIS

4.1. Da cooperação mútua. Os serviços decorrentes do presente Acordo serão prestados em regime de cooperação mútua, não cabendo aos partícipes quaisquer remunerações.

4.2. Dos recursos humanos. Os recursos humanos utilizados, em decorrência das atividades deste Acordo, não sofrerão alteração na sua vinculação, não acarretarão quaisquer ônus ao outro participe e não implicarão cessão de servidores.

4.3. Dos recursos financeiros. Não haverá transferência voluntária de recursos financeiros ou doação de bens entre os participes, e as despesas necessárias à execução do presente Acordo correrão por conta das dotações específicas constantes nos respectivos orçamentos.

4.4. Dos direitos intelectuais. Não haverá cessão do direito à propriedade intelectual dos produtos referidos no presente Acordo de Adesão, os quais constituem propriedade da União, sob a gestão do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos - MGI, por meio da Diretoria de Informações, Serviços e Sistemas de Gestão - DTGES da Secretaria de Gestão e Inovação - SEGES.

4.5. Das alterações. O presente Acordo poderá ser alterado, mantido seu objeto, devendo ser requerida nova anuência.

4.6. Do encerramento. O presente Acordo poderá ser por extinto:

4.6.1. por consenso dos participes antes do advento do termo final de vigência, devendo ser devidamente formalizado;

4.6.2. por denúncia de qualquer dos participes, se não tiver mais interesse na manutenção da parceria, notificando o parceiro com antecedência mínima de 90 (noventa) dias; e

4.6.3. por rescisão a qualquer tempo, por qualquer dos participes, devidamente justificada, mediante comunicação formal com antecedência mínima de 90 (noventa) dias, quando houver descumprimento de obrigação, ou na ocorrência de caso fortuito ou de força maior, regularmente comprovado, impeditivo da execução do objeto.

4.7. Da vigência. O presente Acordo de Adesão irá viger por período indeterminado, até seu encerramento por comum acordo entre os partícipes, denúncia ou rescisão.

4.8. Da publicação. Os participes deverão publicar o presente Acordo de Adesão na página de seus respectivos sítios oficiais na internet.

4.9. Da publicidade. A publicidade decorrente dos atos, programas, obras, serviços e campanhas, procedentes deste Acordo de Adesão deverá possuir caráter educativo, informativo, ou de orientação social, dela não podendo constar nomes, símbolos ou imagens que caracterizem promoção pessoal de autoridades ou servidores públicos, nos termos do art. 37, §1º, da Constituição Federal.

4.10. Da Conciliação e do Foro. Os participes solicitarão a resolução de eventuais conflitos à Câmara de Mediação e de Conciliação da Administração Pública Federal da Advocacia-Geral da União. Não logrando êxito, elegem a Justiça Federal da Seção Judiciária do Distrito Federal como foro competente para dirimir as questões decorrentes deste Acordo de Adesão.

Vitória, na data da assinatura.

Documento assinado eletronicamente JOSÉ RENATO CASAGRANDE GOVERNADOR DO ESPÍRITO SANTO

---

Anexo I - Plano de Adesão

1. DADOS CADASTRAIS

Campo	Valor
ADERENTE	Governo do Estado do Espírito Santo
Endereço	Praça João Clímaco, Palácio Anchieta
Cidade	Vitória
Estado	ES
CEP	29015-110
Telefone	(27) 3636-5268
Esfera Administrativa	Estado
Nome do responsável	Davi Amorim Salgueiro
CPF	(omitido)
RG	5490841
Órgão expedidor	SDS/PE
Cargo/função	Subsecretário de Inovação na Gestão
Endereço	Avenida Governador Bley, nº 236 – Centro
Cidade	Vitória
CEP	29010-150

2. IDENTIFICAÇÃO DO OBJETO

Título: Adesão do Governo do Estado do Espírito Santo ao Programa Nacional de Processo Eletrônico - ProPEN com o objetivo de promover a adoção do processo administrativo eletrônico no âmbito do Estado do Espírito Santo e seus municípios, por meio da cessão de uso não onerosa das soluções informatizadas de processo eletrônico disponibilizadas pelo Governo Federal - como o Tramita GOV.BR - e também pelas soluções disponibilizadas pelo Governo do Estado do Espírito Santo – como o e-Docs.

PROCESSO nº: 2024-168DN

Data da assinatura: -

Início (mês/ano): na data de assinatura. Término (mês/ano): 60 meses

Finalidades:

1. Implantar as soluções informatizadas do Programa Nacional de Processo Eletrônico (ProPEN) que estão alinhadas com a Estratégia de Governo do Estado do Espírito Santo, como por exemplo o Tramita GOV.BR.

2. Apoiar os municípios com as mesmas soluções informatizadas de Processo Eletrônico utilizado pelo Governo do Espírito Santo, como por exemplo o e-Docs.

3. DIAGNÓSTICO

A produção documental desempenha um papel fundamental na atividade estatal, estando presente em qualquer nível hierárquico de quaisquer áreas de atuação, sejam áreas meio ou finalísticas. O registro e a gestão de documentos são de vital importância para a eficiência e a transparência das organizações governamentais, bem como para a proteção de valores culturais e históricos da sociedade.

No âmbito do Governo do Estado do Espírito Santo, os processos e documentos avulsos em papel dominaram a rotina administrativa até o ano de 2019, quando da instituição do meio eletrônico para a realização de processos administrativos e a interação do cidadão com o Estado, e do Sistema de Gestão de Documentos Arquivísticos Eletrônicos (e-Docs), por meio dos Decretos n° 4410-R e 4411-R, respectivamente, em 18 de abril daquele ano. A partir daí, estabeleceu-se o prazo de 2 (dois) anos para que os novos documentos arquivísticos (documentos avulsos e processos administrativos) dos órgãos e entidades da Administração Pública Direta, Autárquica e Fundacional do Poder Executivo do Estado do Espírito Santo passassem a ser autuados exclusivamente em meio eletrônico, por meio do e-Docs (adotado como sistema corporativo de gestão de documentos arquivísticos eletrônicos) ou de outro sistema equivalente integrado a este.

Nesse sentido, o e-Docs vem incorporando melhorias tecnológicas e funcionais para garantir a segurança, usabilidade e disponibilidade do sistema, se consolidando como o sistema corporativo para a gestão de documentos arquivísticos eletrônicos, no âmbito do Poder Executivo do Estado do Espírito Santo, em um ambiente 100% digital, eliminando completamente o uso de papel tanto nos seus processos administrativos, como também nos encaminhamentos de documentos avulsos. Além disso, o E-DOCS foi preparado para que possa ser provido como serviço (modelo de Software as a Service - SaaS) para outros órgãos e entidades externos ao Poder Executivo Estadual e, até mesmo, outros entes federativos que demonstrarem interesse em adotá-lo, como os municípios do Estado.

Embora o e-Docs seja um sistema arquivístico, as regras de negócio do sistema foram construídas com uma equipe multifuncional, participando servidores de diversos órgãos como por exemplo: Secretaria de Gestão e Recursos Humanos (SEGER), Arquivo Público (APEES), Secretaria de Controle e Transparência (SECONT), Procuradoria-Geral do Estado (PGE), Instituto de Tecnologia da Informação e Comunicação (Prodest), dentre outros. Além disso, houve um apoio dos servidores que participam do Programa de Gestão Documental do Governo do Estado do Espírito Santo (PROGED). Algumas das atribuições do PROGED são:

• gerenciar o plano de Classificação Documental (PCD) e a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) da área meio
• apoiar os órgãos na criação de seus PCDs e TTDs finalísticos.

Em paralelo, o governo federal, através do ProPEN, vem apoiando os Estados e os municípios com a transformação digital com os sistemas de processo eletrônicos por meio da cessão de uso não onerosa dos seus sistemas. A adesão ao ProPEN tem como principais objetivos:

• Interoperabilidade: Garantir a integração e a comunicação eficiente entre os sistemas de processos eletrônicos de diferentes órgãos do governo federal e dos governos estaduais.
• Eficiência Operacional: Aumentar a eficiência na tramitação de processos, reduzindo o tempo e os custos associados.
• Transparência e Controle: Melhorar a transparência e o controle dos processos administrativos, proporcionando uma gestão mais eficaz e responsiva.

Com a integração ao ProPEN, espera-se alcançar os seguintes benefícios:

• Melhoria na Comunicação Interinstitucional: Facilitação da troca de informações entre os órgãos governamentais, promovendo uma administração pública mais coesa e eficiente.
• Aumento da Produtividade: Redução do tempo de tramitação dos processos com os órgãos que estão vinculados ao ProPEN.
• Economia de Recursos: Otimização dos recursos financeiros e humanos, reduzindo os custos operacionais.

Como qualquer mudança de paradigma, a integração do e-Docs ao ProPEN apresenta diversos desafios que precisam ser considerados e gerenciados, como por exemplo:

• Adaptar o modelo de governança. Com a possibilidade de envio de documentos para sistemas fora do e-Docs, faz-se necessário estabelecer um novo modelo de gestão capaz de se adaptar a nossa situação atual como também contemplar os requisitos necessários para que as novas soluções tecnológicas sejam implantadas com sucesso.
• Adequação Tecnológica. Com as novas soluções existe uma demanda necessária para a elaboração de ajustes e atualizações no sistema e-Docs de forma que o Governo possa garantir compatibilidade e integração plena com os sistemas do ProPEN.
• Capacitação de Usuários. Novas ferramentas demandam tanto capacitação como também uma conscientização sobre a importância do uso correto.
• Gestão da Mudança. Gestão adequada das mudanças organizacionais e culturais decorrentes da implementação do novo sistema.

Como parte deste processo, o Governo do Estado do Espírito Santo compromete-se a apoiar os municípios na implantação do e-Docs, oferecendo suporte técnico e a capacitação inicial necessária, sem ônus para os municípios. Este apoio visa garantir que os benefícios da digitalização e da modernização administrativa sejam amplamente disseminados em todas as esferas governamentais.

4. ABRANGÊNCIA

A adesão ao ProPEN abrangerá as seguintes áreas:

Órgãos e Entidades Estaduais

Todos os órgãos e entidades da administração direta e indireta do Estado do Espírito Santo serão incluídos no processo de integração. Isso garantirá uma uniformidade nos procedimentos administrativos e uma comunicação mais eficaz entre as diferentes áreas do governo estadual. Além disso, o Governo do Estado do Espírito Santo irá ofertar o acesso a arquitetura tecnológica a todos os municípios interessados sem ônus para os municípios.

Documentos e Processos

Todos os tipos de documentos e processos administrativos geridos pelo e-Docs serão abrangidos pela integração, incluindo, mas não se limitando a, processos licitatórios, contratos, convênios, e correspondências oficiais.

Interoperabilidade com Outros Sistemas

A integração visa garantir a interoperabilidade com os sistemas de processos eletrônicos do governo federal, estados e municípios que participam do ProPEN. Isso inclui a troca de informações e a tramitação de processos de forma ágil e segura.

A plataforma de interoperabilidade permite a comunicação entre diferentes sistemas de processo eletrônico, de forma segura e ágil, utilizados por órgãos e entidades dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, além de entidades privadas sem fins lucrativos que utilizam a plataforma. Ressalta-se que o suporte do Governo do Estado para uso da plataforma está restrito aos Municípios do estado do Espírito Santo.

Apoio aos Municípios

O Governo do Estado do Espírito Santo se compromete a apoiar os municípios que tiverem interesse na implantação do sistema e-Docs, proporcionando treinamento, suporte técnico e recursos necessários para a transição para o sistema de processos eletrônicos e as soluções informatizadas do ProPEN adotadas pelo Estado. Este apoio tem como objetivo promover a modernização administrativa em todas as esferas governamentais dentro do estado e será concedido sem nenhum ônus para os municípios.

Investimento em Infraestrutura

O Governo do Estado fez investimentos em infraestrutura tecnológica do seu Datacenter com o objetivo de garantir que todos os órgãos e entidades estaduais possam utilizar as soluções tecnológicas armazenadas. A infraestrutura tecnológica foi construída utilizando um modelo "multi-tenant", isso significa que os sistemas que fazem parte podem ser compartilhado entre multiplos entes dentro da mesma plataforma, portanto, só é necessário manter um único sistema para todos os participantes. Com esse modelo o Estado entende que é viável oferecer a mesma tecnologia, dentro da mesma instância utilizada pelo Governo, para todos os municípios que demonstrarem interesse em aderir a plataforma sem nenhum ônus para os municípios.

Atualizações no sistema e-Docs

Todas as atualizações na arquitetura tecnológica necessária para a manutenção e melhoria contínua do sistema e-Docs será custeada pelo Governo do Estado do Espírito Santo, sem nenhum ônus para os municípios.

A abrangência da integração do sistema e-Docs ao ProPEN reflete o compromisso do Governo do Estado do Espírito Santo com a inovação e a modernização administrativa. Ao incluir todos os órgãos e entidades estaduais e apoiar os municípios na adoção do e-Docs, o Estado busca promover uma gestão pública mais eficiente, transparente e alinhada com as melhores práticas nacionais.

5. JUSTIFICATIVA

A adesão ao Programa de Processo Eletrônico Nacional (ProPEN) é uma iniciativa estratégica do Governo do Estado do Espírito Santo em parceria com o Ministério de Gestão e Inovação (MGI), visando modernizar a administração pública e promover uma gestão mais eficiente e transparente.

A proposta de aderir ProPEN busca alinhar os processos administrativos estaduais aos padrões nacionais de gestão eletrônica de documentos através do uso das soluções tecnológicas para integrar com os diversos sistemas vinculados às soluções existentes. Esta integração visa a simplificação e a padronização de comunicação com os diversos sistemas de processos administrativos dos entes federados, resultando em uma maior eficiência operacional. A interoperabilidade entre os diferentes sistemas estaduais e federais facilitará a troca de informações e a colaboração entre diferentes níveis de governo, promovendo uma administração pública mais coesa e eficaz. Além disso, todos os municípios do Espírito Santo que aderirem ao sistema de processo eletrônico estadual, o e-Docs, poderão utilizar essa integração para se comunicar com os outros entes federativos que optaram por aderir ao ProPEN.

A adesão ao ProPEN atende a interesses recíprocos entre o Governo do Estado do Espírito Santo e o Governo Federal, bem como entre os estados que já fazem parte do programa. Para o Governo Estadual, a adesão ao ProPEN representa uma oportunidade de modernização e de alinhamento com as melhores práticas de gestão pública. Para o Governo Federal e os demais estados, a inclusão do Espírito Santo no programa fortalecerá a rede de colaboração e aumentará a eficiência na gestão de processos eletrônicos em âmbito nacional. Este interesse mútuo é fundamental para a criação de uma administração pública mais integrada e eficiente.

O público-alvo desta iniciativa é amplo e diversificado, incluindo:

1. Cidadãos. O cidadão terá acesso aos processos dos municípios e do estado de forma mais transparente e poderá acompanhar o andamento de suas solicitações de forma ágil e segura.
2. Servidores Públicos Estaduais. Um sistema mais eficiente, padronizado e integrado com o governo federal automatizará a comunicação entre os entes federados.
3. Servidores Públicos Municipais. Todos os municípios do Espírito Santo que aderirem ao ProPEN terão acesso ao sistema e-Docs e as integrações com os sistemas do governo federal sem ônus para os municípios.
4. Empresas e Entidades Privadas. Serão beneficiadas por uma tramitação mais rápida e eficiente de documentos e processos.
5. Auditores de Controle Externo do TCE-ES. Para esses servidores, o sistema e-Docs já disponibiliza funcionalidades especiais permitindo que os Auditores de Controle Externo, no exercício de suas funções, tenham autonomia para acessar processos e documentos do Governo do Estado, conforme processo 2024-D9QKW. Com a ampliação do uso do sistema para os municípios do Espírito Santo, o TCE-ES também terá acesso aos processos e documentos com mais transparência e eficiência.
6. Advogados. Em dezembro de 2024 será lançado uma nova versão do e-Docs contendo o módulo específico para Processos Administrativos Sancionatórios. Os municípios que aderirem também terão acesso a este módulo que irá facilitar a ampla defesa dando permissões especiais. O projeto começará com os advogados cadastrados na OAB-ES, e posteriormente, com o acesso dos demais advogados.

Com a adesão ao ProPEN, espera-se alcançar os seguintes resultados:

1. Melhoria na Eficiência Operacional: Redução do tempo de tramitação de processos e eliminação de redundâncias, resultando em uma administração pública mais ágil.
2. Aumento da Transparência: Facilitação do acesso dos cidadãos e empresas às informações sobre o andamento de processos, promovendo maior confiança na gestão pública.
3. Economia de Recursos: Diminuição do uso de papel e dos custos operacionais, otimizando os recursos financeiros e humanos.
4. Fortalecimento da Colaboração: Maior integração e colaboração entre os diferentes níveis de governo, aprimorando a comunicação e a cooperação interinstitucional.

6. OBJETIVOS GERAL e ESPECÍFICO

Adesão do Governo do Estado do Espírito Santo, ao Programa Nacional de Processo Eletrônico, de que trata o Decreto nº 11.946, de março de 2024, que visa promover a adoção do processo administrativo eletrônico no âmbito dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, por meio da cessão de uso não onerosa das soluções informatizadas de processo eletrônico disponibilizadas pelo governo federal.

OBJETIVOS GERAIS

• Apoiar na tranformação digital dos municípios do Estado do Espírito Santo, sem ônus para o município, durante a implantação do e-Docs como também de outros sistemas correlatos;
• Reduzir a utilização de papel em órgãos públicos do Estado do Espírito Santo;
• Capacitar servidores municipais com cursos presenciais e EAD das ferramentas que compõem a arquitetura tecnológica do e-Docs para os municípios do Estado do Espírito Santo;
• Aumentar e eficiência dos municípios com o uso das soluções de processo eletrônico do Estado;

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Ofertar, sem ônus para os municípios do Estado do Espírito Santo, todos os sistemas que compõem a arquitetura tecnológica do e-Docs.
• Fornecer, sem ônus para os municípios do Estado do Espírito Santo, infraestrura de hardware necessária para garantir o funcionamento de todos os sistemas que compõem a arquitetura tecnológica do e-Docs.
• Manter e atualizar, sem ônus para os municípios do Estado do Espírito Santo, todos os sistemas que compõem a arquitetura tecnológica do e-Docs.
• Desenvolver a integração com o sistema Tramita do Governo Federal;
• Capacitar servidores dos municípíos do Estado do Espírito Santo à utilizar o sistema Tramita;
• Apoiar a implantação do Tramita no Estado do Espírito Santo para os entes do Estado que optarem por não utilizar o sistema e-Docs.
• Desenvolver melhorias na arquitetura tecnológica para facilitar os serviços para o cidadão.

7. RESULTADOS ESPERADOS

• Estimativa de economia em papel: 140 milhões de páginas de papel por ano.
• Redução nos gastos dos municípios com contratos relacionados a transporte de processso e documentos.
• Redução de gastos com visitas presenciais dos municípios para o protocolo de documentos nos órgãos do Estado como também nos órgãos do Governo Federal que utilizam o sistema Tramita.

8. CONTROLE DE IMPLANTAÇÃO

Com o objetivo de garantir a legalidade do Acordo de Cooperação Técnica com os municípios, o governo solicitou parecer da PGE sobre a minuta padrão que será utilizada para todos os municípíos o qual consta no processo 2022-QF5QZ. Após a análise da minuta padrão pela PGE, diversas recomendações foram feitas e todas foram cumpridas antes da assinatura do projeto piloto com o primeiro município.

O processo de implantação do sistema e-Docs nos municípios do Espírito Santo começa com a manifestação de interesse do município em utilizar o sistema e-Docs. O município interessado deve assinar o protocolo de intenção, que estará disponível após a assinatura do termo de adesão ao projeto.

O governo do Estado será responsável por manter um controle dos municípios que assinarem o Protocolo de Intenção, organizando-os em uma lista ordenada pela data de recebimento do documento. Esta lista ordenada servirá para gerenciar a sequência de convites para os próximos municípios a assinarem o Acordo de Cooperação Técnica (ACT).

Após a assinatura do ACT, os trabalhos de implantação do sistema e-Docs no município começarão. Caso algum município desista de assinar o ACT, o próximo na lista será convidado a participar. A quantidade de municípios a serem implantados em cada fase está previamente definida no item "Fases de implantação do e-Docs".

O controle de implantação será realizado com base no Acordo de Cooperação Técnica estabelecido com o município, garantindo que todas as etapas e requisitos do acordo de cooperação técnica sejam cumpridos para assegurar uma transição eficaz e organizada.

Esta estrutura garante uma abordagem organizada e eficiente para a expansão do sistema e-Docs, assegurando que os municípios sejam atendidos de acordo com a ordem de manifestação de interesse e respeitando as fases planejadas de implantação.

9. MODELO DE DISTRIBUIÇÃO

O Espírito Santo é composto por 78 municípios, cada um com suas características e contribuições para o estado. A diversidade populacional entre os municípios é notável. Aproximadamente 30 municípios têm menos de 10 mil habitantes, representando pequenas comunidades rurais que preservam tradições e modos de vida mais tranquilos. Entre 10 mil e 30 mil habitantes, encontram-se cerca de 28 municípios, que geralmente apresentam uma economia baseada na agricultura e pequenos comércios, oferecendo uma qualidade de vida balanceada entre o rural e o urbano. Já entre 30 mil e 100 mil habitantes, há aproximadamente 15 municípios, que começam a mostrar uma infraestrutura mais desenvolvida, com serviços de saúde e educação mais abrangentes. Os municípios com mais de 100 mil habitantes, que são cinco no total, incluem as grandes cidades como Vitória, Vila Velha e Serra, onde se concentram grandes centros comerciais, industriais e administrativos, refletindo a urbanização e o desenvolvimento econômico do estado.

Com relação ao apoio do Governo do Estado para a implantação do sistema de processos eletrônicos para os municípios, em 17/06/2024 iniciou-se o projeto piloto de implantação do e-Docs em Bom Jesus do Norte, um passo significativo para a modernização da gestão pública no Espírito Santo. Bom Jesus do Norte é um município situado na microrregião sul do estado e tem uma população de aproximadamente 10 mil habitantes.

No entanto, a falta de equipe especializada para implantar o sistema em todos os municípios de forma simultânea tem sido um desafio. Para superar essa dificuldade, diversas correções foram feitas na estratégia de implantação. Para solucionar esse problema, o Governo do Espírito Santo optou por implantar o e-Docs nos municípios em fases. Após as implantações dos projetos pilotos, serão implantados até 5 municípios por fase, e a ordem de implantação será de acordo com a solicitação feita pelos municípios. Todavia, caso o município não consiga executar as suas entregas previstas, os gestores do projeto podem convidar os próximos municípios, de acordo com a ordem de solicitação por data de recebimento.

A solicitação deve ser feita pelo prefeito do município através do envio de um protocolo de intenção que será fornecido na data de assinatura do lançamento do projeto.

A estratégia de distribuição será baseada em fases de implantação, com atendimento por ordem de solicitação. Serão atendidos primeiro os municípios que enviarem suas solicitações de adesão ao projeto, seguindo a ordem de recebimento dessas solicitações. Caso um município não consiga cumprir os requisitos e entregas no prazo estipulado, o próximo município na lista de solicitações será convidado a participar do projeto, garantindo um fluxo contínuo e eficiente de implantações.

10. MODELO DE PROVIMENTO

O sistema e-Docs foi construído em um modelo "multi-tenant", onde uma única versão do sistema está disponível para todos os participantes. Isso garante a separação dos processos estaduais com os processos de cada município e permite que cada ente federado tenha uma visualização diferenciada, caracterizando o e-Docs de acordo com suas necessidades específicas. Essa abordagem permite a personalização tanto visual quanto nas regras de negócios, impedindo que servidores do estado acessem processos municipais sem as devidas autorizações.

O sistema e-Docs está integrado ao login único do governo federal, o GOV.BR, permitindo que todos os usuários do e-Docs acessem o sistema por meio desse login único. Essa integração com o governo federal é de suma importância, pois simplifica o acesso, melhora a segurança e facilita a gestão de credenciais. Para o estado e os municípios, essa integração traz inúmeras vantagens, como a redução de custos com a manutenção de múltiplos sistemas de autenticação, a padronização dos procedimentos de login e o aumento da confiança dos usuários na segurança dos seus dados. Além disso, a utilização do GOV.BR promove a interoperabilidade entre diferentes sistemas governamentais, potencializando a eficiência administrativa e a transparência nos processos. A integração com o GOV.BR também facilita a vida dos cidadãos, que passam a usar um único login para acessar diversos serviços públicos, tanto estaduais quanto federais. Vale destacar que o sistema e-Docs utilizado pelos municípios será mantido pelo Estado, através dos órgãos SEGER, APEES e PRODEST, sem custos adicionais para os municípios, garantindo sustentabilidade e acessibilidade para todas as prefeituras envolvidas.

Os processos criados no projeto piloto do município de Bom Jesus do Norte são um exemplo de como o sistema e-Docs está funcionando. Esse piloto demonstra a eficácia do sistema em um ambiente real, mostrando como ele pode ser adaptado às necessidades locais, permitindo uma gestão mais eficiente e transparente dos processos administrativos. A experiência de Bom Jesus do Norte serve como um modelo para futuras implantações em outros municípios, destacando a flexibilidade e a robustez do e-Docs em diferentes contextos municipais.

Produtos e serviços ofertados aos municípios do Espírito Santo:

• Sistema e-Docs será fornecido sem ônus para os municípios.
• Sistema Tramita será fornecido sem ônus para os municípios.
• Sistemas que compõem a arquitetura tecnológica do e-Docs serão fornecidos sem ônus para os municípios.
• Capacitação inicial presencial do sistema e-Docs nos municípios serão fornecidas sem sem ônus para os municípios.
• Apoio técnico remoto após a implantação.
• Capacitações adicionais do sistema e-Docs serão oferecidas pela ESESP conforme sua capacidade de execução.

Produtos e serviços que não estão sendo ofertados aos municípios:

• Capacitações: Apenas as capacitações presenciais iniciais ocorrerão sem ônus. As demais capacitações seguirão as normas e a capacidade de execução da ESESP.
• Alterações no Plano de Classificação Documental (PCD) e Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD): Novas alterações devem ser configuradas diretamente pelo município.
• Personalização do sistema: Não serão feitas alterações personalizadas na ferramenta para cada município. Todos os municípios receberão a mesma versão do sistema.
• Sistema SEI: O Sistema SEI não será ofertado aos municípios, pois o Estado utiliza o e-Docs e estruturou sua estratégia de implantação com esse sistema. Portanto, não será oferecido suporte à instalação do sistema SEI pelo Estado.
• Sistema Número Único de Protocolo (NUP): Não será ofertado aos municípios, porque atualmente só atende ao governo federal.
• Sistema Protocolo Integrado: Não será disponibilizado aos municípios, pois é compatível apenas para os entes que utilizam o sistema SEI, e como o Estado não está oferecendo o SEI, não haverá suporte para o Protocolo Integrado.
• Sistema protocolo.gov.br: Não será disponibilizado aos municípios, pois é compatível apenas para os entes que utilizam o sistema SEI, e o Estado não está ofertando o SEI para os municípios.

11. MODELO DE IMPLANTAÇÃO

Implantação do e-Docs

A implantação individual do e-Docs em cada município é personalizada para as necessidades de cada ente federado, todavia existem atividades genéricas que podem ser utilizadas como um guia a ser seguido na implantação do e-Docs em um determinado município.

Para isso construímos 3 diagramas, separando nos seguintes processos:

• Publicação de atos normativos
• Capacitações
• Implantação do e-Docs

Publicação de atos normativos

1. Reunião de abertura Realizar uma reunião inicial para discutir e planejar o processo de publicação dos atos normativos.

2. Assinar ACT Formalizar o compromisso com a assinatura do Acordo de Cooperação Técnica (ACT) para a implantação do e-Docs no município.

3. Designar Pontos Focais Nomear os responsáveis locais para acompanhar e coordenar todo o processo de implantação do e-Docs nos municípios como também para se tornarem referência dentro do município para tirar dúvidas e resolver problemas relacionado a ferramenta.

4. Publicar Atos Normativos Proceder à publicação oficial dos atos normativos, conforme as diretrizes estabelecidas na reunião de abertura. O Governo do Estado fornecerá um modelo padrão para esses documentos e o município tem autonomia para fazer alterações necessárias.

5. Publicar PCD e TTD Realizar a publicação dos documentos de Plano de Classificação Documental (PCD) e a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD). O Governo do Estado fornecerá um modelo padrão para esses documentos e o município tem autonomia para fazer alterações necessárias.

6. Reunião de Alinhamento Promover uma reunião de alinhamento para avaliar o progresso e resolver possíveis questões relacionadas à implementação.

Capacitações

1. Preparar sala de treinamento O município deve disponibilizar um espaço físico para as sessões de capacitação, recomenda-se que esse espaço permaneça disponível até três meses após a implantação para capacitar servidores que necessitem de mais apoio no uso do sistema.

2. Assistir tutorial EAD Os pontos focais do município devem assistir às aulas online disponibilizadas antes da capacitação realizada pelos servidores do Estado. Recomenda-se que essas aulas sejam assistidas na sala de treinamento para garantir a concentração e o foco.

3. Reunião com os pontos focais do município Servidores do governo se reunirão remotamente com os pontos focais do município para esclarecer dúvidas surgidas durante os tutoriais EAD.

4. Capacitação para os pontos Focais do município O governo do Estado oferecerá uma capacitação presencial exclusiva e gratuita para os pontos focais do município, capacitando-os para replicar o conhecimento internamente para outros servidores.

5. Tutorial EAD para servidores Os demais servidores do município devem assistir às aulas online disponibilizadas antes da capacitação realizada pelos pontos focais do município. Recomenda-se que essas aulas sejam assistidas na sala de treinamento para garantir a concentração e o foco.

6. Capacitação dos demais servidores pelos pontos focais do município Os pontos focais capacitados devem treinar outros servidores, atuando como multiplicadores e referências para os demais colaboradores.

Implantação do E-DOCS

1. Publicar o Sistema no Ambiente de Produção Implementar o sistema e-Docs no ambiente de produção, tornando-o operacional para uso.

2. Reunião de lançamento Realizar uma reunião de lançamento para apresentar o sistema e-Docs aos usuários e partes interessadas.

3. Monitoramento Inicial Monitorar o primeiro mês após a implantação do e-Docs para garantir que o sistema esteja funcionando corretamente e resolver quaisquer problemas que surjam.

Lições apreendidas no projeto piloto - Bom Jesus do Norte

Durante o projeto piloto na implantação do e-Docs em Bom Jesus do Norte, verificou-se diversas falhas que foram corrigidas, como por exemplo:

• Obrigar o município a criar o seu Plano de Classificação Documental(PCD) e Tabela de Temporalidade de Documentos(TTD)
• Obrigar o município a integrar o seu sistema de RH com o e-Docs

O Plano de Classificação Documental (PCD) e a Tabela de Temporalidade Documentos (TTD) são instrumentos essenciais em qualquer Sistema de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD). No entanto, há uma certa dificuldade para a implementação desses instrumentos em municípios de pequeno porte. Visando mitigar essa dificuldade, o Arquivo Público elaborou modelos genéricos de PCD e TTD. Esses documentos servem como base para que qualquer município possa implantar o e-Docs. Caso o município prefira, ele pode optar por criar um PCD e TTD personalizados ou utilizar os modelos genéricos fornecidos pelo Arquivo Público do Estado do Espírito Santo (APEES).

Todos os modelos de documentos que foram elaborados pelo Estado estão disponíveis para os municípios através do seguinte link: https://escritoriodeprocessos.es.gov.br/edocs-para-municipios

Um outro ponto relevante que foi corrigido no fluxo de implantação do e-Docs diz respeito à obrigatoriedade de integração com o sistema de Recursos Humanos (RH) do município. Para entender essa questão, é fundamental compreender a arquitetura tecnológica vinculada ao e-Docs. Nosso sistema de processos eletrônicos de documentos não opera de forma isolada; ele depende de um conjunto de sistemas, como por exemplo: o SIARHES (sistema de RH do Estado), Organograma, Acesso Cidadão, Acesso Cidadão Admin e Lotação ES. Todos esses sistemas podem ser replicados para os municípios, exceto o sistema de RH.

Inicialmente, foi considerada a possibilidade de replicar a estratégia de implantação do e-Docs utilizada pelo Estado nos municípios. No entanto, no que tange à criação da integração do sistema de RH do município com o e-Docs, essa abordagem não se mostrou eficaz. Em vista disso, o Estado desenvolveu um novo sistema, denominado Lotação ES, que permite ao município criar todas as estruturas necessárias sem a necessidade de integração com o sistema de RH.

Fases de implantação do e-DOCS

Para facilitar o entendimento do cronograma de implantação do e-Docs, elaboramos uma tabela que detalha as fases do processo. Na primeira coluna, estão listadas as diferentes fases da implantação. As colunas subsequentes representam os meses, com a quantidade de municípios que serão atendidos em cada fase até o final de 2027 com a conclusão das implantações. Esse formato permite uma visualização clara e organizada do progresso e do planejamento da implantação do e-Docs nos diversos municípios, garantindo uma gestão eficiente e acompanhamento contínuo do avanço do projeto.

Caso mais municípios demonstrem interesse em aderir ao programa, a implantação do e-Docs nos municípios continuará nos anos subsequentes, até a conclusão do Acordo de Adesão. Contudo, se o número de municípios interessados for menor do que o previsto, não será possível atingir a meta de implantar o sistema em 65 municípios até 2027. É importante ressaltar que a continuidade e o sucesso do programa dependem da decisão de cada município em adotar o e-Docs.

As tabelas abaixo representam as fases de implantação do e-Docs nos municípios com a quantidade de municípios ofertados por fases, começando a primeira fase após a assinatura do acordo de adesão do ProPEN.

	Mês 01	Mês 02	Mês 03	Mês 04	Mês 05	Mês 06	Mês 07	Mês 08	Mês 09	Mês 10	Mês 11	Mês 12
Fase 01	1
Fase 02			4
Fase 03						5
Fase 04									5
Fase 05												5

	Mês 13	Mês 14	Mês 15	Mês 16	Mês 17	Mês 18	Mês 19	Mês 20	Mês 21	Mês 22	Mês 23	Mês 24
Fase 06			5
Fase 07						5
Fase 08									5
Fase 09												5

	Mês 25	Mês 26	Mês 27	Mês 28	Mês 29	Mês 30	Mês 31	Mês 32	Mês 33	Mês 34	Mês 35	Mês 36
Fase 10			5
Fase 11						5
Fase 12									5
Fase 13												5

	Mês 37	Mês 38	Mês 39	Mês 40	Mês 41	Mês 42	Mês 43	Mês 44	Mês 45	Mês 46	Mês 47	Mês 48
Fase 14			5
Fase 15						5
Fase 16									5
Fase 17												5

	Mês 49	Mês 50	Mês 51	Mês 52	Mês 53	Mês 54	Mês 55	Mês 56	Mês 57	Mês 58	Mês 59	Mês 60
Fase 18			5
Fase 19						3

Implantação do TRAMITA

O Tramita é uma ferramenta do ProPEN (Programa de Processo Eletrônico Nacional) voltada para a gestão eletrônica de documentos e processos administrativos. Ele facilita a tramitação, acompanhamento e gestão dos processos eletrônicos, promovendo eficiência, transparência e economia de recursos públicos. O sistema é integrado ao SEI (Sistema Eletrônico de Informações) e outras soluções do ecossistema do PEN, permitindo uma gestão mais eficiente e organizada dos processos administrativos em diferentes esferas de governo.

O e-Docs será integrado ao Tramita para permitir interoperabilidade entre os documentos e processos administrativos com todos os entes que utilizam o Tramita. Esta integração visa melhorar a comunicação e a colaboração entre as diferentes entidades governamentais, garantindo que os processos fluam de maneira mais eficiente e que a informação seja compartilhada de forma segura e transparente.

A implantação do Tramita é uma etapa crucial para o Estado do Espírito Santo e seus municípios. Estamos organizando a entrega desta implantação junto ao e-Docs nas seguintes fases:

• Fase 01. Compreender quem e como o Espírito Santo se comunica com o governo federal.
• Fase 02. Especificar os requisitos necessários para a implementação de uma versão inicial do Tramita.
• Fase 03. Implementar uma integração do Tramita com o e-Docs.
• Fase 04. Capacitar os pontos focais dos órgãos do ES no uso do Tramita.
• Fase 05. Acompanhar um piloto do Tramita em um determinado órgão e depois replicar para os demais.
• Fase 06. Capacitar os pontos focais dos municípios no uso do Tramita.
• Fase 07. Acompanhar remotamente o uso do município com o Tramita.
• Fase 08. Capacitar todos os outros 15 municípios que já estão usando e-Docs com o Tramita.
• Fase 09. Capacitação para uso do tramita durante as novas implantações do e-Docs nos Municípios.

As tabelas abaixo representam as fases de implantação do sistema Tramita para os municípios do Espírito Santo, começando a primeira fase após a assinatura do acordo de adesão do Propen.

	Mês 01	Mês 02	Mês 03	Mês 04	Mês 05	Mês 06	Mês 07	Mês 08	Mês 09	Mês 10	Mês 11	Mês 12
Fase 01	X	X
Fase 02			X	X
Fase 03					X	X	X	X	X
Fase 04										X	X
Fase 05												X

	Mês 13	Mês 14	Mês 15	Mês 16	Mês 17	Mês 18	Mês 19	Mês 20	Mês 21	Mês 22	Mês 23	Mês 24
Fase 05	X	X	X
Fase 06				X	X
Fase 07						X	X	X	X
Fase 08										X	X	X

	Mês 25	Mês 26	Mês 27	Mês 28	Mês 29	Mês 30	Mês 31	Mês 32	Mês 33	Mês 34	Mês 35	Mês 36
Fase 08	X
Fase 09			X			X			X			X

	Mês 37	Mês 38	Mês 39	Mês 40	Mês 41	Mês 42	Mês 43	Mês 44	Mês 45	Mês 46	Mês 47	Mês 48
Fase 09			X			X			X			X

	Mês 49	Mês 50	Mês 51	Mês 52	Mês 53	Mês 54	Mês 55	Mês 56	Mês 57	Mês 58	Mês 59	Mês 60
Fase 09			X			X

12. MODELO DE SUPORTE

O suporte aos municípios será através das seguintes formas:

1. Suporte por e-mail para os pontos focais. Os pontos focais poderão enviar suas dúvidas, preferenciamente com imagens do problema para que a equipe técnica do governo possa auxiliá-los na solução do problema. Qualquer solicitação de auxílio que não seja feita por um ponto focal cadastrado serão descartadas sem uma análise técnica e será comunicado ao servidor para procurar o ponto focal do município.
2. Suporte por video conferência. Os pontos focais do município poderão solicitar suporte por video conferência. O suporte será concedido quando não puder resolver o problema por e-mail. Esse suporte ficará restrito a disponibilidade dos técnicos responsável.
3. Reuniões coletivas online com os pontos focais dos municípios. Todos os pontos focais dos municípios poderão participar de reuniões online que serão disponibilizadas em horário e a critério dos gestores do sistema e-Docs.
4. Cursos EAD. Cursos EAD serão disponibilizados e atualizados pelos gestores do e-Docs.
5. Cursos presenciais. Cursos presenciais do sistema e-Docs para o município poderão ser solicitadas a ESESP de acordo com a disponibilidade de espaço e regras da instituição.

---

nota

Dados pessoais (CPF e endereço residencial) do responsável citado neste documento foram omitidos nesta versão em Markdown, em conformidade com a LGPD.