Portaria nº 11-R, de 03 de maio de 2019

Dispõe sobre as competências e a implementação do Sistema de Gestão de Documentos Arquivísticos Eletrônicos no âmbito da Administração Pública Direta, Autárquica e Fundacional do Poder Executivo do Estado, dos procedimentos a serem adotados para utilização da ferramenta e dá outras providências.

A SECRETÁRIA DE ESTADO DE GESTÃO E RECURSOS HUMANOS, no uso das atribuições que lhe confere o Art. 98, inciso VI, da Constituição Estadual,

CONSIDERANDO a publicação do Decreto Nº 4.411-R, de 18 de abril de 2019, que instituiu o Sistema de Gestão de Documentos Arquivísticos Eletrônicos (e-Docs) no âmbito da Administração Pública Direta, Autárquica e Fundacional do Poder Executivo do Estado;

CONSIDERANDO a necessidade de definição das funções, atribuições e atuação dos órgãos que compõem a gestão estratégica e operacional do sistema.

RESOLVE:

CAPÍTULO I - DAS COMPETÊNCIAS

Art. 1º Compete à Secretaria de Estado de Gestão e Recursos Humanos (Seger):

I - Regulamentar procedimentos e manutenção;

II - Definir e priorizar funcionalidades;

III - Estabelecer diretrizes para capacitações dos funcionários e servidores públicos;

IV - Prestar atendimento aos pontos focais dos órgãos quanto à utilização do sistema.

Parágrafo único. A Seger criará grupos de trabalho multidisciplinares, compostos por servidores de órgãos distintos, para apoiar a implantação do e-Docs.

Art. 2º Compete ao Instituto de Tecnologia da Informação e Comunicação (Prodest):

I - Desenvolver e implementar funcionalidades;

II - Solucionar problemas técnicos;

III - Fornecer infraestrutura de T.I. para garantir a capacidade e disponibilidade do sistema;

IV - Elaborar relatórios gerenciais e estatísticos;

V - Elaborar e manter atualizado o manual do e-Docs;

VI - Definir padrões de interoperabilidade de sistemas legados e/ou novos sistemas adquiridos;

VII - Desenvolver, no e-Docs, mecanismos de integração para que outros sistemas possam se conectar a ele;

Art. 3°. Compete ao Arquivo Público do Estado do Espírito Santo (APEES):

I - Orientar quanto às questões arquivísticas inerentes ao sistema, com base na legislação vigente e normas do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq);

II - Gerir o cadastro e a atualização do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos, referentes às atividades meio do Governo e fim de cada órgão;

III - Prestar suporte aos usuários do sistema no que tange à gestão de documentos arquivísticos digitais.

CAPÍTULO II - DA UTILIZAÇÃO

SEÇÃO I - DAS REGRAS GERAIS

Art. 5º A utilização facultativa do e-Docs será executada conforme orientações descritas abaixo:

I - Todos os documentos avulsos gerados poderão ser tramitados por meio do e-Docs ou de sistemas de processo eletrônico que estejam integrados a ele;

II - Todos os novos processos administrativos poderão ser autuados por meio do e-Docs ou de outros sistemas de processo eletrônico que estejam integrados a ele.

Parágrafo único. Os documentos avulsos ou processos administrativos recebidos dentro do e-Docs deverão continuar o trâmite em meio eletrônico.

Art. 6º O recebimento de documentos avulsos pelo e-Docs deverá ser feito conforme estabelecido no artigo 12, do Decreto Nº 4.410-R de 18 de abril de 2019.

Parágrafo único. Os processos administrativos que já foram autuados no Sistema Eletrônico de Protocolo (SEP) poderão continuar a sua tramitação de forma física.

Art 7º. O término da utilização facultativa do e-Docs, nos casos descritos no Art. 5º, será oficializado pela Seger, por meio de Portaria.

Art 8º. Os funcionários e servidores públicos deverão efetuar seu cadastro para uso do sistema por meio do endereço www.processoeletronico.es.gov.br.

SEÇÃO II - DO PROCESSO DE DIÁRIAS

Art. 9º Fica definida a obrigatoriedade de autuação e tramitação de processos de concessão de diárias por meio do e-Docs.

§ 1º Na hipótese da não utilização do e-Docs, o órgão deverá justificar à Seger, por meio de ofício.

§ 2º Caberá à Seger avaliar a justificativa e informar ao órgão a decisão.

Art. 10º. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Vitória, 03 de maio de 2019.

LENISE MENEZES LOUREIRO Secretária de Estado de Gestão e Recursos Humanos

Protocolo 481850