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Decreto nº 6024-R, de 16 de abril de 2025

Altera o Decreto nº 5491-R, de 1º de setembro de 2023, que regulamenta a técnica e os requisitos a serem utilizados pelos órgãos e entidades da administração pública direta e indireta do Estado do Espírito Santo para a digitalização de documentos públicos ou privados.

O GOVERNO DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, no uso da atribuição que lhe confere o Art. 91, III, da Constituição Estadual, e de acordo com as informações constantes do processo E-Docs nº 2023-MN3K0,

DECRETA:

Art. 1º O Decreto nº 5491-R, de 1º de setembro de 2023, que regulamenta a técnica e os requisitos a serem utilizados pelos órgãos e entidades da administração pública direta e indireta do Estado do Espírito Santo para a digitalização de documentos públicos ou privados, passa a vigorar com as seguintes alterações:

"Art. 1º Ficam regulamentados, nos órgãos e entidades da administração pública, direta e indireta, do Estado do Espírito Santo, as técnicas e os requisitos para a digitalização de documentos, públicos ou privados, a fim de que produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais em papel." (NR)

"Art. 2º Aplica-se o disposto neste Decreto aos documentos em papel, para fins de digitalização, produzidos e recebidos no âmbito do Poder Executivo Estadual:

........................................................................

Parágrafo único. ................................................

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VI - documentos avulsos já digitalizados com valor de cópia simples, autenticada em cartório e autenticada administrativamente; e

........................................................................" (NR)

"Art. 3º ............................................................

........................................................................

IV - integridade: estado dos documentos que não foram corrompidos ou alterados de forma não autorizada;

........................................................................

IX - preservação digital sistêmica: conjunto de ações gerenciais e técnicas exigidas para superar as mudanças tecnológicas e a fragilidade dos suportes, garantindo o acesso e a interpretação de documentos digitais, com qualidades de autenticidade e garantia da cadeia de custódia arquivística digital, pelo tempo que for necessário;

........................................................................

XI - repositório digital: componente de software/hardware que faz o gerenciamento da preservação dos documentos digitais;

XII - Repositório Arquivístico Digital Confiável - RDC-Arq: repositório arquivístico digital que é capaz de manter autênticos os materiais digitais, de preservá-los e prover acesso a eles pelo tempo necessário;

XIII - Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos - SIGAD: conjunto de procedimentos e operações técnicas característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado eletronicamente e aplicável em ambientes digitais ou híbridos, isto é, composto de documentos digitais e não digitais;

........................................................................" (NR)

"Art. 5º O documento digitalizado, destinado a produzir os mesmos efeitos legais que o documento original em papel e a comprovar qualquer ato perante órgãos e entidades estaduais, deverá:

I - ser assinado digitalmente com certificado digital válido no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados, apenas para os casos de digitalização de conjuntos documentais, ou seja, do legado;

........................................................................" (NR)

"Art. 6º A digitalização de documentos pelos órgãos e entidades da administração pública estadual será desnecessária nos casos dos documentos que já cumpriram os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e, após avaliação, não for detectado valor secundário (histórico), e deverão ser encaminhados para eliminação.

........................................................................" (NR)

"Art. 8º O procedimento de digitalização poderá ser realizado pelo órgão ou entidade produtora/custodiadora do documento em papel ou por terceiros, cabendo ao contratante a responsabilidade junto a terceiros pela conformidade do processo de digitalização disposto neste Decreto, e mediante:

Parágrafo único. Estudo prévio do acervo a ser digitalizado, juntamente com relatório aprovado pela Comissão Setorial de Avaliação de Documentos - CADS, informando os tipos documentais, classificação, quantidade de páginas e datas-limite." (NR)

"Art. 10. ...........................................................

........................................................................

§ 1º Documentos em papel na fase corrente ou intermediária, cuja destinação final seja eliminação, poderão ser eliminados após sua digitalização, desde que:

I - seja garantido pelo responsável que a digitalização atendeu aos padrões estabelecidos neste Decreto e demais normas constantes no PROGED;

II - seja garantida a captura do representante digital em um SIGAD ou RDC-Arq;

III - sejam submetidos diretamente a um RDC-Arq, conforme normas e requisitos definidos em Política de Preservação Digital do Governo do Estado do Espírito Santo; e

IV - mediante a autorização do APEES e após ter cumprido prazos de guarda, nas fases corrente e intermediária, estabelecidos na Tabela de Temporalidade e Destinação - TTD.

§ 2º Os documentos em papel relativos à vida funcional do servidor, citados no caput deste artigo, após a digitalização, só poderão ser descartados após cumprir os prazos de guarda estabelecidos na Tabela de Temporalidade e normas estabelecidas no PROGED." (NR)

"Art. 12. ...........................................................

........................................................................

§ 1º É de responsabilidade do órgão ou entidade a gestão e preservação dos documentos digitalizados, até que sejam submetidos, por meio de transferência ou recolhimento, conforme normas estabelecidas pelo APEES, para um RDC-Arq, visando o acesso e difusão.

§ 2º Órgãos e entidades que adotarem RDC-Arq para casos específicos, deverão estar de acordo com os modelos estabelecidos pelas normas, resoluções e política de preservação vigentes, a fim de garantir a preservação e acesso aos documentos de longos prazos de guarda e permanentes.

........................................................................" (NR)

Art. 2º O Decreto nº 5491-R, de 2023, passa a vigorar acrescido do art. 6º-A com a seguinte redação:

Art. 6º-A Para os documentos digitalizados cujo o objetivo específico seja a captura no sistema E-Docs, deverão seguir os preceitos de digitalização contidos neste decreto:

I - fica dispensada a certificação digital, pois a assinatura ICP-Brasil, se existente, será substituída pela assinatura ICP-Brasil padrão do ato de captura do sistema E-Docs;

II - os padrões técnicos previstos no Anexo I devem ser mantidos e os metadados especificados no Anexo II deverão ser informados durante o ato de captura no E-Docs; e

III - será permitida somente a captura de documentos digitalizados em formato PDF e que atendam aos demais padrões técnicos previstos no Anexo I.

Art. 3º Os parágrafos 1º e 2º do Art. 9º do Decreto nº 5491-R, de 2023, passam a vigorar respectivamente como Art. 11 e Parágrafo único, com a seguinte redação:

Art. 11. Para o controle de qualidade das imagens deverão ser realizadas avaliações periódicas mensais, em lotes, durante todo o processo de digitalização, por um representante designado pela autoridade máxima do órgão ou entidade.

Parágrafo único. Em se tratando de documentos com mais de 10 (dez) anos de prazo de guarda a cumprir nas fases corrente e intermediária, bem como dos permanentes, a análise deverá ser feita documento a documento.

Art. 4º O Anexo II do Decreto nº 5491-R, de 2023, passa a vigorar de acordo com o Anexo Único deste Decreto.

Art. 5º Este Decreto entra em vigor 90 (noventa) dias após a data de sua publicação.

Art. 6º Ficam revogados o parágrafo único do art. 1º e o inciso X do art. 3º, do Decreto nº 5491-R, de 1º de setembro de 2023.

Palácio Anchieta, em Vitória, aos 16 dias do mês de abril de 2025, 204º da Independência, 137º da República e 491º do Início da Colonização do Solo Espírito-santense.

JOSÉ RENATO CASAGRANDE Governador do Estado

ANEXO ÚNICO, a que se refere o art. 3º deste Decreto.​

"ANEXO II, a que se refere o inciso III do art. 5º deste Decreto.

METADADOS MÍNIMOS EXIGIDOS​

METADADOSDEFINIÇÃO
Resolução mínimaRefere-se à qualidade de imagem mínima necessária para garantir que um documento digitalizado seja legível e reproduza fielmente os detalhes do documento original em papel. A resolução adotada deve ser informada de acordo com o Anexo I.
CorA cor faz parte da percepção visual de um documento digitalizado e deve ser informada de acordo com o Anexo I.
Formato do arquivoDetermina a estrutura e o tipo de informação que o documento digitalizado pode conter, incluindo texto, imagem, áudio, vídeo ou outros tipos de dados. O formato do documento digitalizado deve ser informado de acordo com o Anexo I.
AssuntoPalavras-chave que representam o conteúdo do documento. Pode ser de preenchimento livre ou com o uso de vocabulário controlado ou tesauro.
Autor (nome)Pessoa natural ou jurídica que emitiu o documento.
Data e local da digitalizaçãoRegistro cronológico (data e hora) e tópico (local) da digitalização do documento.
Identificador do documento digitalIdentificador único atribuído ao documento no ato de sua captura para o sistema informatizado (sistema de negócios).
Responsável pela digitalizaçãoPessoa jurídica ou física responsável pela digitalização
TítuloElemento de descrição que nomeia o documento. Pode ser formal ou atribuído: formal: designação registrada no documento; atribuído: designação providenciada para identificação de um documento formalmente desprovido de título.
Classe/Tipo documentalIdentificação da classe, subclasse, grupo ou subgrupo, função ou subfunção e atividade, e seus respectivos tipos documentais com base em um plano de classificação de documentos.
Hash (checksum) do documentoAlgoritmo que mapeia uma sequência de bits (de um arquivo em formato digital), com a finalidade de realizar a sua verificação de integridade.
Data de produção (do documento original)Registro cronológico (data e hora) e tópico (local) da produção do documento.
Prazo de guardaIndicação do prazo estabelecido em tabela de temporalidade para o cumprimento da destinação.
Destinação final (eliminação ou guarda permanente)Indicação da ação de destinação (transferência, eliminação ou recolhimento) prevista para o documento, em cumprimento à tabela de temporalidade e destinação de documentos das atividades-meio e das atividades-fim.
GêneroIndica o gênero documental, ou seja, a configuração da informação no documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação do documento.
Restrição de acessoIndicação de que o documento possui alguma restrição de acesso (Sim ou Não).
Fundamento legal para a restriçãoIndicação da fundamentação legal para a restrição de acesso de acordo com a legislação vigente." (NR)

Protocolo 1536689