Decreto nº 5491-R - Texto Compilado
Regulamenta a técnica e os requisitos a serem utilizados pelos órgãos e entidades da administração pública direta e indireta do Estado do Espírito Santo para a digitalização de documentos públicos ou privados.
ℹ️ Sobre este documento
Este é um texto compilado do Decreto nº 5491-R/2023, incorporando as alterações promovidas pelo Decreto nº 6024-R, de 16 de abril de 2025.
O texto principal reflete a redação vigente. Dispositivos alterados, acrescentados ou revogados são sinalizados por nota em itálico no final do dispositivo. A numeração original foi preservada (inclusive em itens revogados) para manter remissões em outros atos normativos.
Vigência: o Decreto 5491-R entrou em vigor 90 dias após sua publicação em 04/09/2023, com início de vigência prorrogado pelo Decreto 5615-R/2024. As alterações do Decreto 6024-R/2025 entraram em vigor 90 dias após 17/04/2025.
Material elaborado para fins didáticos. Para uso normativo, consulte o texto original publicado no DIO/ES.
O GOVERNO DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, no uso da atribuição que lhe confere o art. 91, III, da Constituição Estadual, e tendo em vista o Decreto 4343-R, de 20 de dezembro de 2018, que atualiza as normas do Programa de Gestão Documental – PROGED, bem como o Decreto nº 4411-R, de 18 de abril de 2019, que institui o Sistema de Gestão de Documentos Arquivísticos Eletrônicos - e-Docs, e conforme as informações constantes do processo e-Docs nº 2023-MN3K0,
D E C R E T A:
Art. 1º Ficam regulamentados, nos órgãos e entidades da administração pública, direta e indireta, do Estado do Espírito Santo, as técnicas e os requisitos para a digitalização de documentos, públicos ou privados, a fim de que produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais em papel. (Redação dada pelo Decreto nº 6024-R/2025)
Art. 2º Aplica-se o disposto neste Decreto aos documentos em papel, para fins de digitalização, produzidos e recebidos no âmbito do Poder Executivo Estadual: (Redação dada pelo Decreto nº 6024-R/2025)
I - por pessoas jurídicas de direito público interno, ainda que envolva relações com particulares;
II - por pessoas jurídicas de direito privado; e
III - por pessoas naturais para comprovação perante pessoas jurídicas de direito público interno, no âmbito estadual.
Parágrafo único. O disposto neste Decreto não se aplica a:
I - documentos nato-digitais, produzidos originalmente em formato digital;
II - documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional;
III - documentos em microfilme;
IV - documentos oficiais de identificação civil;
V - documentos de porte obrigatório;
VI - documentos avulsos já digitalizados com valor de cópia simples, autenticada em cartório e autenticada administrativamente; e (Redação dada pelo Decreto nº 6024-R/2025)
VII - documentos tridimensionais que componham processos ou não.
Art. 3º Para fins do disposto neste Decreto, considera-se:
I - documento digitalizado: representante digital proveniente da digitalização do documento em papel e seus metadados;
II - metadados: dados estruturados que permitem classificar, descrever e gerenciar documentos;
III - documento público: documentos produzidos ou recebidos pelos órgãos e entidades estaduais ou por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos;
IV - integridade: estado dos documentos que não foram corrompidos ou alterados de forma não autorizada; (Redação dada pelo Decreto nº 6024-R/2025)
V - fase corrente: fase na qual os documentos encontram-se estreitamente vinculados aos fins para os quais foram produzidos ou recebidos e que, mesmo cessada a tramitação, constituam objeto de consultas frequentes nos órgãos produtores;
VI - fase intermediária: fase na qual os documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, aguardam sua destinação final: a eliminação, guarda permanente ou preservação digital;
VII - guarda permanente: documentos históricos que, em função do seu valor probatório e informativo, não poderão ser descartados, mesmo após o cumprimento dos prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, e que deverão ser recolhidos à Instituição Pública Arquivística na sua esfera de atuação;
VIII - destinação final: decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente ou eliminação;
IX - preservação digital sistêmica: conjunto de ações gerenciais e técnicas exigidas para superar as mudanças tecnológicas e a fragilidade dos suportes, garantindo o acesso e a interpretação de documentos digitais, com qualidades de autenticidade e garantia da cadeia de custódia arquivística digital, pelo tempo que for necessário; (Redação dada pelo Decreto nº 6024-R/2025)
X - (Revogado pelo Decreto nº 6024-R/2025)
XI - repositório digital: componente de software/hardware que faz o gerenciamento da preservação dos documentos digitais; (Redação dada pelo Decreto nº 6024-R/2025)
XII - Repositório Arquivístico Digital Confiável – RDC-Arq: repositório arquivístico digital que é capaz de manter autênticos os materiais digitais, de preservá-los e prover acesso a eles pelo tempo necessário; (Redação dada pelo Decreto nº 6024-R/2025)
XIII - Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos – SIGAD: conjunto de procedimentos e operações técnicas característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processado eletronicamente e aplicável em ambientes digitais ou híbridos, isto é, composto de documentos digitais e não digitais; (Redação dada pelo Decreto nº 6024-R/2025)
XIV - legado: conjuntos documentais, acumulados pelos órgãos e entidades ao longo dos anos, que necessitam cumprir prazos legais de guarda para depois seguirem para sua destinação final; e
XV - documento tridimensional: constituído por objetos ou artefatos cuja funcionalidade de origem é, em sua maioria, alheia ao caráter probatório e referencial que assumirão a posteriori, sobretudo por sua natureza simbólica em relação aos demais componentes de arquivo.
Parágrafo único. Aplicam-se a este decreto: documentos avulsos, juntadas, processos, dossiês e prontuários.
Art. 4º Os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos em papel devem assegurar:
I - a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;
II - a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados;
III - o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;
IV - a confidencialidade, quando aplicável; e
V - a interoperabilidade entre sistemas informatizados.
Art. 5º O documento digitalizado, destinado a produzir os mesmos efeitos legais que o documento original em papel e a comprovar qualquer ato perante órgãos e entidades estaduais, deverá: (Redação dada pelo Decreto nº 6024-R/2025)
I - ser assinado digitalmente com certificado digital válido no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados, apenas para os casos de digitalização de conjuntos documentais, ou seja, do legado; (Redação dada pelo Decreto nº 6024-R/2025)
II - seguir os padrões técnicos mínimos previstos no Anexo I; e
III - conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II.
Art. 6º A digitalização de documentos pelos órgãos e entidades da administração pública estadual será desnecessária nos casos dos documentos que já cumpriram os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e, após avaliação, não for detectado valor secundário (histórico), e deverão ser encaminhados para eliminação. (Redação dada pelo Decreto nº 6024-R/2025)
Parágrafo único. Na hipótese prevista no caput deste artigo os documentos devem ser encaminhados para a eliminação conforme normas estabelecidas no Programa de Gestão Documental - PROGED do Governo do Estado do Espírito Santo, disponíveis em www.proged.es.gov.br.
Art. 6º-A Para os documentos digitalizados cujo objetivo específico seja a captura no sistema E-Docs, deverão seguir os preceitos de digitalização contidos neste decreto: (Acrescentado pelo Decreto nº 6024-R/2025)
I - fica dispensada a certificação digital, pois a assinatura ICP-Brasil, se existente, será substituída pela assinatura ICP-Brasil padrão do ato de captura do sistema E-Docs;
II - os padrões técnicos previstos no Anexo I devem ser mantidos e os metadados especificados no Anexo II deverão ser informados durante o ato de captura no E-Docs; e
III - será permitida somente a captura de documentos digitalizados em formato PDF e que atendam aos demais padrões técnicos previstos no Anexo I.
Art. 7º Os acervos documentais a serem digitalizados deverão ser classificados previamente de acordo com o Plano de Classificação de Documentos - PCD das atividades meio ou fim.
§ 1º A digitalização é indicada prioritariamente para documentos de guarda permanente, que são aqueles que, pelo seu valor histórico, devem ser preservados.
§ 2º A digitalização também poderá ser realizada em documentos cuja destinação final seja eliminação, ainda que em fase corrente ou intermediária, desde que possuam, no mínimo, 10 (dez) anos de guarda a cumprir, a contar da data de sua digitalização.
Art. 8º O procedimento de digitalização poderá ser realizado pelo órgão ou entidade produtora/custodiadora do documento em papel ou por terceiros, cabendo ao contratante a responsabilidade junto a terceiros pela conformidade do processo de digitalização disposto neste Decreto, e mediante: (Redação dada pelo Decreto nº 6024-R/2025)
Parágrafo único. Estudo prévio do acervo a ser digitalizado, juntamente com relatório aprovado pela Comissão Setorial de Avaliação de Documentos - CADS, informando os tipos documentais, classificação, quantidade de páginas e datas-limite. (Redação dada pelo Decreto nº 6024-R/2025)
Art. 9º Na hipótese de contratação de terceiros pela administração pública estadual para a digitalização de documentos deverão ser observadas as seguintes regras:
I - o instrumento contratual deverá prever:
a) a responsabilidade integral do contratado perante a administração pública estadual e a responsabilidade solidária e ilimitada em relação ao terceiro prejudicado por culpa ou dolo; e
b) os requisitos de segurança da informação e de proteção de dados, nos termos da legislação vigente.
II - a contratada deverá disponibilizar os certificados digitais de acordo com o ICP-Brasil para a execução do contrato;
III - a contratada deverá assinar termo de confidencialidade em conformidade com as disposições da Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 - Lei de Acesso à Informação; e da Lei Federal nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 - Lei Geral de Proteção de Dados; e
IV - o processo de contratação de empresa terceirizada para a digitalização de acervos deverá ser encaminhado ao Arquivo Público do Estado do Espírito Santo - APEES para análise e aprovação, conforme Decreto 4343-R, de 20 de dezembro de 2018, acompanhado de relatório, conforme disposto no art. 8º.
§ 1º (Revogado pelo Decreto nº 6024-R/2025 — conteúdo deslocado para o art. 11)
§ 2º (Revogado pelo Decreto nº 6024-R/2025 — conteúdo deslocado para o parágrafo único do art. 11)
Art. 10. A eliminação dos documentos em papel após a digitalização deverá seguir as normas e orientações dispostas no PROGED.
§ 1º Documentos em papel na fase corrente ou intermediária, cuja destinação final seja eliminação, poderão ser eliminados após sua digitalização, desde que: (Redação dada pelo Decreto nº 6024-R/2025)
I - seja garantido pelo responsável que a digitalização atendeu aos padrões estabelecidos neste Decreto e demais normas constantes no PROGED;
II - seja garantida a captura do representante digital em um SIGAD ou RDC-Arq;
III - sejam submetidos diretamente a um RDC-Arq, conforme normas e requisitos definidos em Política de Preservação Digital do Governo do Estado do Espírito Santo; e
IV - mediante a autorização do APEES e após ter cumprido prazos de guarda, nas fases corrente e intermediária, estabelecidos na Tabela de Temporalidade e Destinação – TTD.
§ 2º Os documentos em papel relativos à vida funcional do servidor, citados no caput deste artigo, após a digitalização, só poderão ser descartados após cumprir os prazos de guarda estabelecidos na Tabela de Temporalidade e normas estabelecidas no PROGED. (Redação dada pelo Decreto nº 6024-R/2025)
§ 3º A eliminação de documentos em papel que foram digitalizados, sem valor histórico, só será possível mediante a autorização do APEES e após ter cumprido prazos de guarda na fase corrente e intermediária estabelecidos na Tabela de Temporalidade e Destinação - TTD.
Art. 11. Para o controle de qualidade das imagens deverão ser realizadas avaliações periódicas mensais, em lotes, durante todo o processo de digitalização, por um representante designado pela autoridade máxima do órgão ou entidade. (Redação dada pelo Decreto nº 6024-R/2025)
Parágrafo único. Em se tratando de documentos com mais de 10 (dez) anos de prazo de guarda a cumprir nas fases corrente e intermediária, bem como dos permanentes, a análise deverá ser feita documento a documento. (Redação dada pelo Decreto nº 6024-R/2025)
Art. 12. Os representantes digitais sem valor histórico deverão ser preservados até cumprir prazos de guarda estabelecidos na TTD das atividades-meio e fim.
§ 1º É de responsabilidade do órgão ou entidade a gestão e preservação dos documentos digitalizados, até que sejam submetidos, por meio de transferência ou recolhimento, conforme normas estabelecidas pelo APEES, para um RDC-Arq, visando o acesso e difusão. (Redação dada pelo Decreto nº 6024-R/2025)
§ 2º Órgãos e entidades que adotarem RDC-Arq para casos específicos, deverão estar de acordo com os modelos estabelecidos pelas normas, resoluções e política de preservação vigentes, a fim de garantir a preservação e acesso aos documentos de longos prazos de guarda e permanentes. (Redação dada pelo Decreto nº 6024-R/2025)
§ 3º Os documentos digitalizados de caráter histórico não poderão ser descartados e deverão ser recolhidos e preservados conforme normas e procedimentos estabelecidos pelo APEES.
Art. 13. Fica autorizado ao Comitê Gestor do PROGED a edição de normas complementares para o fiel cumprimento das disposições deste Decreto, bem como para tratar questões correlacionadas.
Art. 14. Este Decreto entra em vigor 90 (noventa) dias após a data de sua publicação.
Palácio Anchieta, em Vitória, ao 1º dia do mês de setembro de 2023, 202º da Independência, 135º da República e 489º do Início da Colonização do Solo Espírito-santense.
JOSÉ RENATO CASAGRANDE Governador do Estado
ANEXO I - PADRÕES TÉCNICOS MÍNIMOS PARA DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
| DOCUMENTO | RESOLUÇÃO MÍNIMA | COR | TIPO ORIGINAL | FORMATO DE ARQUIVO* |
|---|---|---|---|---|
| Textos impressos, sem ilustração, em preto e branco | 300 dpi | Monocromático (preto e branco) | Texto | PDF/A |
| Textos impressos, com ilustração, em preto e branco | 300 dpi | Escala de cinza | Texto/imagem | PDF/A |
| Textos impressos, com ilustração e cores | 300 dpi | RGB (colorido) | Texto/imagem | PDF/A |
| Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em preto e branco | 300 dpi | Escala de cinza | Texto/imagem | PDF/A |
| Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em cores | 300 dpi | RGB (colorido) | Texto/imagem | PDF/A |
| Fotografias e cartazes | 300 dpi | RGB (colorido) | Imagem | PNG |
| Plantas e mapas | 600 dpi | Monocromático (preto e branco) | Texto/imagem | PNG |
* Na hipótese de o arquivo ser comprimido, deve ser realizada compressão sem perda, de forma que a informação obtida após a descompressão seja idêntica à informação antes de ser comprimida.
* Os padrões técnicos estabelecidos neste anexo poderão ter a variação de DPI de acordo com as demandas específicas, não podendo ser inferior a 300 dpi.
ANEXO II - METADADOS MÍNIMOS EXIGIDOS
(Redação dada pelo Decreto nº 6024-R/2025)
| METADADOS | DEFINIÇÃO |
|---|---|
| Resolução mínima | Refere-se à qualidade de imagem mínima necessária para garantir que um documento digitalizado seja legível e reproduza fielmente os detalhes do documento original em papel. A resolução adotada deve ser informada de acordo com o Anexo I. |
| Cor | A cor faz parte da percepção visual de um documento digitalizado e deve ser informada de acordo com o Anexo I. |
| Formato do arquivo | Determina a estrutura e o tipo de informação que o documento digitalizado pode conter, incluindo texto, imagem, áudio, vídeo ou outros tipos de dados. O formato do documento digitalizado deve ser informado de acordo com o Anexo I. |
| Assunto | Palavras-chave que representam o conteúdo do documento. Pode ser de preenchimento livre ou com o uso de vocabulário controlado ou tesauro. |
| Autor (nome) | Pessoa natural ou jurídica que emitiu o documento. |
| Data e local da digitalização | Registro cronológico (data e hora) e tópico (local) da digitalização do documento. |
| Identificador do documento digital | Identificador único atribuído ao documento no ato de sua captura para o sistema informatizado (sistema de negócios). |
| Responsável pela digitalização | Pessoa jurídica ou física responsável pela digitalização. |
| Título | Elemento de descrição que nomeia o documento. Pode ser formal ou atribuído: formal: designação registrada no documento; atribuído: designação providenciada para identificação de um documento formalmente desprovido de título. |
| Classe/Tipo documental | Identificação da classe, subclasse, grupo ou subgrupo, função ou subfunção e atividade, e seus respectivos tipos documentais com base em um plano de classificação de documentos. |
| Hash (checksum) do documento | Algoritmo que mapeia uma sequência de bits (de um arquivo em formato digital), com a finalidade de realizar a sua verificação de integridade. |
| Data de produção (do documento original) | Registro cronológico (data e hora) e tópico (local) da produção do documento. |
| Prazo de guarda | Indicação do prazo estabelecido em tabela de temporalidade para o cumprimento da destinação. |
| Destinação final (eliminação ou guarda permanente) | Indicação da ação de destinação (transferência, eliminação ou recolhimento) prevista para o documento, em cumprimento à tabela de temporalidade e destinação de documentos das atividades-meio e das atividades-fim. |
| Gênero | Indica o gênero documental, ou seja, a configuração da informação no documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação do documento. |
| Restrição de acesso | Indicação de que o documento possui alguma restrição de acesso (Sim ou Não). |
| Fundamento legal para a restrição | Indicação da fundamentação legal para a restrição de acesso de acordo com a legislação vigente. |
Histórico de alterações
Decreto nº 5491-R, de 1º de setembro de 2023 — texto original, publicado no DIO/ES em 04/09/2023.
Decreto nº 5615-R/2024 — prorrogou o início de vigência do Decreto 5491-R/2023.
Decreto nº 6024-R, de 16 de abril de 2025 — publicado no DIO/ES em 17/04/2025, vigência 90 dias após a publicação. Promoveu as seguintes alterações:
| Dispositivo | Tipo de alteração |
|---|---|
| Art. 1º, caput | Nova redação |
| Art. 1º, parágrafo único | Revogado |
| Art. 2º, caput | Nova redação |
| Art. 2º, parágrafo único, VI | Nova redação |
| Art. 3º, IV | Nova redação |
| Art. 3º, IX | Nova redação (incluiu o termo "sistêmica" e a referência à cadeia de custódia arquivística digital) |
| Art. 3º, X | Revogado |
| Art. 3º, XI, XII e XIII | Nova redação |
| Art. 5º, caput e inciso I | Nova redação |
| Art. 6º, caput | Nova redação |
| Art. 6º-A | Acrescentado |
| Art. 8º, caput e parágrafo único | Nova redação (redistribuição entre caput e parágrafo único) |
| Art. 9º, §§ 1º e 2º | Revogados (conteúdo deslocado para o art. 11) |
| Art. 10, §§ 1º e 2º | Nova redação |
| Art. 11 | Nova redação completa (substitui o conteúdo original sobre armazenamento) |
| Art. 12, §§ 1º e 2º | Nova redação |
| Anexo II | Substituído integralmente |
Notas de compilação
Para fins didáticos, foram corrigidas tacitamente as seguintes incorreções materiais do texto original, sem alteração de sentido normativo:
- No parágrafo único do art. 6º, "disponíveis emwww.proged.es.gov.br" → "disponíveis em www.proged.es.gov.br" (inclusão do espaço).
- No Anexo II original (revogado pelo Decreto 6024-R/2025), o termo "Hash (chekcsum)" estava grafado incorretamente. O Anexo II vigente (Decreto 6024-R/2025) já apresenta a grafia correta "checksum".
- No art. 6º-A, caput, "cujo o objetivo" — pleonasmo gramatical mantido conforme o original.
A grafia "GOVERNO DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO" no preâmbulo (em vez de "GOVERNADOR DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO") foi mantida conforme publicação oficial, tanto do decreto original quanto do decreto modificador.
Este texto não substitui o publicado no Diário Oficial dos Poderes do Estado.